Учебное пособие и методические рекомендации

ТЕМА 1 . ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Студент должен:

знать:

−состав управленческих документов;

−системы документации;

−принципы унификации и стандартизации документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Методические рекомендации

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2000 года.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения качества и безопасности продукции, работ и услуг технической и информационной совместимости продукции, экономии ресурсов, безопасности деятельности хозяйственных объектов, обороноспособности страны.

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения,

вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется с и с т е м о й д о к у м е н т а ц и и .

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Они