332

2.2 THE BUYER MODIFIES HIS ORDER

MASHIMPORTSTROY

Russia, Moscow, Dubravnaya ul., 8

Order No. 789-RF

Thank you for your telephone call of 16th January and for your letter of 15th January regarding the order we have placed for Fixtures for roughing and finishing operations. We accept replacement of FQ-66 by FQ-70 as we require them urgently.

Please note that as the price of FQ-70 stipulated in your quotation seemed considerably high to us we have to reduce the quantity of the order accordingly. We cancel delivery of 5 fixtures out of 15 initially ordered. However, we would be able to give you a substantial order to make-up for these cancellations subject to your discount of 5% from the price of FQ70.

In accordance with your terms of payment, we have instructed the Bank for Foreign Trade of Russia to open a credit for $70,000.00 in your favour, valid till 31st March 20__. This credit will be confirmed by the Bank at HandelsInternational 14 Labe str. Hamburg.

We will accept your draft on us at 60 days for the amount of your invoice. Please attach the following documents:

2 Bills of Lading

2 commercial invoices

insurance policy for $75,000.00

The invoice should include delivery CIF St. Petersburg. The amount of our Letter of Credit covers this as well as bank commission.

Your early confirmation of this order will be appreciated.

Yours sincerely,

V.Maximov

V.Maximov

333

FOCUS 2. Comprehension questions.

LETTER 1.1

?Which party to the contract has written the letter?

?On what condition are the Buyers ready to place an order?

?Why do the Buyers need the goods as soon as possible?

?What is the deadline of the delivery?

?What terms of payment do the Buyers propose?

?On what conditions are the Buyers ready to sign a contract?

?Are the Sellers familiar with the Buyers’ General Conditions?

?What condition is imperative?

LETTER 1.2

?Do the Sellers agree to shorten the delivery time?

?Why are the Sellers unable to accelerate the delivery?

?Do the Sellers seek mutually beneficial cooperation?

?What solution is offered?

?What are the terms of payment and delivery for the two lots?

?Do you find this solution reasonable?

?What is the change in the price regarding the means of transportation?

?When does the validity of the offer expire?

LETTER 2.1

?What problem are the Sellers facing?

?What solution do the Sellers offer?

?What description and characteristics of the substitute do the Sellers outline?

?Does the price of the substitute remain unchanged?

?Why do the Sellers ask for a prompt reply?

LETTER 2.2

?Do the Buyers agree to place an order for a substitute?

?Is the quantity of the order revised? For what reasons? In what way?

?Are the Buyers going to make up for the cancellations? On what condition?

?What are the terms of payment mentioned in the letter?

?Against what documents is payment out of the LC effected?

?What are the terms of delivery?

?Which party covers the bank charges?

334

FOCUS 3. Study the notes, writing patterns and vocabulary.

NOTES

1.We suggest/insist that smb (should) do smth. It is essential/advisable/imperative that smb (should) do smth – при переводе с русского языка предложений «Мы предлагаем,

чтобы…», «Важно, чтобы…», «Необходимо, чтобы…» надо помнить о соответствующей грамматической конструкции английского языка.

2.To replace vs to substitute – для избежания досадных недоразумений необходимо помнить, что глагол to replace соответствует глаголу русского языка «заменять».

Таким образом, to replace A by/with B будет означать заменять А на Б. Глагол to substitute, который также часто переводится словом «заменять», имеет, скорее, значение «подменять», «подставлять», «замещать» что-либо чем-либо. Таким образом, to substitute A for B будет означать, что А замещает Б, иными словами, это значит, заменить Б на А.

3.To stipulate vs to mention – глагол «указать» в русском языке не определяет письменный или устный вид такого указания. Глаголы английского языка to stipulate, to state, to specify в коммерческой лексике в английском языке чаще означают «указать или обозначить что-либо в письменном виде», то есть зафиксировать на бумаге. Для передачи значения «указывать в устной форме» можно использовать другие глаголы, например, глагол to mention.

335

WRITING PATTERNS

1.We suggest that the contract should Мы предлагаем включить в контракт embody our General Conditions. наши Общие условия поставки.

2.Prices are unchanged notwithstanding Цена не изменяется вне зависимости от means of transportation. средств транспортировки.

3.The machine tool is practically of a new Станок обладает практически новой design. конструкцией.

6.We look forward with interest to your Мы с нетерпением и интересом ждем reply. Вашего ответа.

10.These goods are very popular with our Наш товар пользуется спросом среди customers and we guarantee both the клиентов, и мы гарантируем как его quality of the goods and their качество, так и наличие на складе. availability.

12.Please note that as the price of … Обращаем Ваше внимание на то, что stipulated in your quotation seemed цены на …, указанные в Вашей considerably high to us we have to котировке, завышены, и мы вынуждены reduce the quantity of the order соответственно сократить объем заказа. accordingly.

14.We would be pleased to place an order Мы будем рады разместить у Вас заказ subject to (your shortening the delivery при условии/если (Вы сократите срок time, reducing the price, etc.)… поставки, снизите цену и т.д.)…

336

337

1.However, we would be able to give you a … to make up for these … subject to your discount of 5% from the price.

2.If we are … the delivery dates and … the deadline mentioned in your letter you should let us know your decision as quickly as possible.

3.Most of the goods required … for sale.

4.Since we must have this … for the annual fair, please confirm that you will … by 30th September at the latest.

5.The goods should be delivered by the …

6.The order will be delivered … by 15th February at the latest.

7.This letter of credit will be … by the Bank of Moscow.

8.We … delivery of 5 fixtures out of 15 initially ordered.

9.We thank you for your offer … us prices and indicating the delivery time.

10.We … the price of the fixtures.

11.We accept … of Model A by Model A1 as we require them urgently.

12.We also suggest that the contract for this equipment should … our General Conditions, which … with those submitted to you at our last meeting.

13.We are extremely sorry for this … and regret that we cannot … with all your requirements.

14.We are willing to establish … cooperation with your company.

11.We are extremely sorry ... this state ... affairs and regret that we cannot meet your requirements.

12. We suggest you replace the goods ... those ... ... the catalogue enclosed ... this letter. 13. ... comparison ... previous models this one is practically ... a new design.

14. The improved working characteristics resulted ... some increase ... the price. 15. We cancel delivery … 5 lots ... ... 15 initially ordered.

16.We would be able to place a substantial order ... you to make ... ... the previous cancellation subject ... your discount ... 3% ... the net price.

17. ... accordance ... the terms ... payment we have instructed the bank to open ... your name and ... your favour an irrevocable LC ... the amount … the contract valid ... 31st March.

18. Our terms ... payment are identical ... those stated ... our last contract ... your company. 19. We should like to have your confirmation that the price will not be increased ... case ... an

advance ... the price ... raw materials.

20. If the price is acceptable ... you we shall speed ... the delivery … the goods.

21.We are writing to inform you that we have to replace the m.v. Victoria … another motor vessel … the same tonnage.

338

22.Unfortunately Model KX-45 you are interested … is … … stock … the moment but we could substitute Model KX-46 … it.

FOCUS 6. Translate into English.

LETTER 1.1

1.Мы будем рады разместить заказ у Вашей фирмы при условии сокращения сроков поставки и ускорения отгрузки.

2.Крайним сроком поставки, приемлемым для нас, является конец сентября.

3.Контракт должен включать положения, идентичные положениям контракта № 78654.

4.Мы считаем совершенно необходимым соблюдение особых условий упаковки и транспортировки товара.

LETTER 1.2

5.Мы внимательно изучили Ваше контрпредложение и рассмотрели цены, указанные Вами.

6.Мы готовы сократить время поставки на 4 недели до 10 недель соответственно.

7.В связи с наплывом заказов мы не имеем возможности ускорить отгрузку.

8.Мы стремимся к установлению взаимовыгодного сотрудничества.

9.Мы надеемся, что за Вашим пробным заказом последуют повторные заказы.

10.Товар будет поставляться со склада авиатранспортом.

11.Товар поставляется с завода автотранспортом.

12.Цены не подлежат изменению вне зависимости от способа транспортировки товара.

13.Надеемся, что предложенное нами решение будет одобрено Вашей стороной.

LETTER 2.1

15.К сожалению, в настоящий момент товар, заказанный Вами, распродан и на складе отсутствует.

16.Мы просим извинения за сложившуюся ситуацию.

17.Станок модели ЕА-90 значительно усовершенствован по сравнению со старой моделью и имеет практически новую конструкцию.

18.Данный товар пользуется большим спросом у клиентов.

19.Просим Вас разбить цену по позициям и отдельно указать рабочие характеристики каждого изделия.

20.Несмотря на незначительное увеличение цены, оборудование действительно стоит запрашиваемых денег.

21.Просим Вас придерживаться сроков поставки и поставить товар точно в срок.

LETTER 2.2

22.В связи с изменением цен в Ваших котировках мы были вынуждены соответственно снизить количество товара.

23.Просим аннулировать поставку 4 станков из 10 заказанных первоначально.

24.Мы надеемся разместить у Вашей фирмы значительный заказ, который компенсирует аннулирование поставки 3-й партии.

25.В соответствии с условиями платежа мы открыли во Внешторгбанке аккредитив на Ваше имя и в Вашу пользу на полную сумму контракта со сроком действия до 31 марта с.г.

26.Настоящим акцептуем Вашу тратту, выставленную на нас, на срок 60 дней на сумму Вашего счета.

27.Мы были бы весьма признательны за скорейшее подтверждение изменений заказа.

339

28.Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше письмо от 15 января 20__ года и приложенный к нему заказ на 25 тонн цемента (cement) марки Holdfast.

К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что в связи с повышенным спросом на эту марку данный товар на складе отсутствует, и, соответственно, мы не в состоянии поставить цемент марки Holfast к крайнему сроку, указанному Вами. Однако, желая установить с Вами взаимовыгодное сотрудничество, мы готовы предложить Вам цемент марки Tightgrip с аналогичными качественными характеристиками и температурными показателями. Если данная замена сорта Holdfast на сорт Tightgrip Вас устраивает, мы готовы осуществлять немедленные поставки со склада.

Суважением,

29.Уважаемые господа!

Благодарим Вас за предложение от 15 октября 20__ года.

Мы готовы разместить у Вашей фирмы значительный заказ при условии подписания Вами нашего типового контракта, прилагаемого к данному письму. Хотелось бы обратить Ваше особое внимание на необходимость изменения предложенных Вами условий поставки и платежа. Наши контракты включают подробные описания этих процедур. Мы были бы признательны, если бы Вы смогли пересмотреть Ваши условия и подписать с нами пробный контракт.

Мы надеемся, что объемы наших заказов компенсируют эти неудобства.

Суважением,

30.Уважаемые господа!

Настоящим сообщаем, что мы отправили Ваше предложение нашим клиентам на рассмотрение и получили от них контрпредложение следующего содержания. Наши клиенты готовы разместить заказ у Вашей фирмы при условии:

1)ускорения поставки на 2 недели;

2)замены авиатранспортировки на автодорожную с соответственным пересчетом цены с разбивкой по позициям;

3)аннулирования 6 единиц позиции 156 и замены ее на 8 единиц позиции 155;

4)изменения базиса поставки «с завода» на ДДП.

Мы хотели бы обратить Ваше внимание на то, что соблюдение вышеперечисленных требований является обязательным условием.

С уважением,

FOCUS 7. Letters to make up.

1.Make up a letter from the Sellers to the Buyers offering a substitute. Follow the plan:

refer to the number of the order;

inform the Buyers that it is impossible to deliver the goods ordered;

offer a substitute (give reasons);

don’t forget about a complimentary close.

2.Write a counter offer from the Buyers to the Sellers offering to change the terms of delivery and payment. Follow the plan:

refer to the number of the offer;

inform the Sellers of your readiness to place an order with them on your own terms (more preferable to you; the Sellers offered payment in advance);

ask if it is possible to speed up the delivery and suggest that the terms of delivery should be changed (the Sellers offered ex-works);

don’t forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

1.Hold negotiations based on the situation specified in Letters 1.1, 1.2. The Buyers need the goods urgently, so they ask the Sellers to speed up the delivery. The Sellers cannot agree to it due to pressure of orders, but they offer a compromise. Discuss the terms of payment and delivery.

2.Hold negotiations based on the situation specified in Letters 2.1, 2.2. The Sellers offer a substitute for the ordered goods. The Buyers want to reduce the amount ordered, as the

340

substitute is more expensive. The Sellers encourage the Buyers to place repeat orders. Discuss the terms of payment and delivery.

FOCUS 9. Act as an interpreter. DIALOGUE 1

–Мы получили Ваше предложение на краски и лаки (Paints and Lacquers). Цены в принципе приемлемы, но сроки поставки необходимо, на наш взгляд, пересмотреть.

–We have been on the market with our goods for five years. Delivery ex-works within 6 weeks by truck is our usual practice.

–Учитывая большие объемы заказов, было бы целесообразно поставлять товар немедленно со склада.

–The present state of affairs enables us to hold stocks in Moscow, which we plan to replenish in April. But your deadline, if I’m not mistaken is 1st March.

–Да, Вы правы, мы должны быть готовы к сезонному наплыву заказов. Мы готовы разместить у Вас заказ только при условии ускорения отгрузок.

–We really appreciate the prospect of establishing mutually beneficial relations with you and will try to meet your deadline.

DIALOGUE 2

–Mr Fokin, the customers have informed us of some prompt modifications of the order. Here is a list of items to be cancelled.

–Ваши заказчики в курсе, что в связи с уменьшением заказа возможен пересмотр цен?

–Will it still be possible to supply the items requested at the prices quoted in your offer? As we have obtained a new substantial order for your equipment we hope it will make up for the cancellation.

–У вас с собой новый заказ? Срок действия нашего прейскуранта до 31 декабря.

–Here is the new order. You can see the size of it is really large but it is absolutely essential that you respect the delivery dates.

–Я думаю, что со сроками поставки проблем не будет. Товар в наличии на складе. Мы можем поставить даже ранее указанного крайнего срока.

–I will get in touch with my customers and inform them of this option. So when can we have your estimates with the itemized prices?

–Вы можете получить наше встречное предложение уже сегодня вечером. Я отправлю Вам сообщение по электронной почте.

DIALOGUE 3 

341

NEGOTIATING PRICES

AND TERMS 3

BUSINESS

INCENTIVES