704

2.1A COMPLAINT OF DAMAGE

BHATTA PLC.

156-GH CONNAUGHT, NEW-DELHI,

TEL. (9056) 78943-908

We are writing to you to complain about the damage to Control Fuel Unit we received yesterday against contract No. 26/15-098.

The boxes in which the Units were packed were damaged and looked as if they had been broken open in transit. From your invoice No. 76-098 we estimate that 5 (five) Units to the value of $156,098.90 have been stolen. And because of the rummaging in the boxes, quite a few other units were crushed or stained and cannot be used for the purposes intended. We are holding them at your disposal pending your instructions as to how they should be returned.

With the sale on c.i.f. basis and the forwarding company being your agents, we suggest you contact them with regard to compensation.

You will find a list of damaged and missing articles attached hereto, and the consignment will be put to one side until we receive your instructions.

Yours faithfully,

J.K.Bhatta

J.K.Bhatta

Chief Buyer

705

2.2REPLY TO COMPLAINT OF DAMAGE

ZAO ROSMACHINY

MOSCOW Chistye Prudy 17 tel. (095) 117 01 02

18 October , 20__

BHATTA PLC.

156-D FGH CONNAUGHT, NEW-DELHI

Dear Mr Bhatta,

Thank you for your informing us of the damage to our consignment (Inv. 76-098).

From your previous transactions you will realize that this sort of problem is quite unusual. Nevertheless, we are sorry about the inconvenience it has caused you.

Please would you return the whole consignment to us, postage and packing forward, and we will ask the Shipping company to come and inspect the damage so that they can arrange for a fair compensation. We reckon this matter should not be taken up with the insurance company.

If you want us to send you another shipment as per your Contract 76-189/356-01 please let us know. We have the Units in stock and there would be no trouble to send them within the next fortnight.

Sincerely yours,

V.Shabduradov

Shabduradov V.

Manager

3REJECTING A CLAIM

APPLIANCE CIE

January 12, 20__

ROSTECHPROM,

Akunina 45,

St.Petersburg

Dear Sirs,

We are sorry to hear that you have trouble with our Switchers delivered under Contract 76-189/356-12. However, we consider that you refuse to accept the goods due to a misunderstanding.

706

We cannot accept your claim for the following reason. As the contract was concluded on ex-works terms we cannot be held responsible for the alleged damage incurred during transportation.

We hope that you will be satisfied with this explanation and withdraw this claim.

We maintain that we are not liable for the damage to the goods, but considering our long-standing business relations and the loss you may have suffered we suggest as a token of goodwill that the consignment should be examined by our experts, as before the shipment the goods were carefully tested and found in excellent condition and conforming to technical conditions and specification in every respect.

We are looking forward to your reply.

Yours faithfully,

G.S.Jello

G.S.Jello

708

Encl.

709

FOCUS 2. Comprehension questions.

LETTER 1.1

?Which party to the contract makes a claim?

?What are the grounds for the claim?

?On what undertaking was the contract concluded?

?What is the Buyers’ suggestion?

?Do the Buyers intend to continue business relations with the Sellers?

LETTER 1.2

?Is the claim admitted?

?What explanation to the situation is given?

?What steps are the Sellers inclined to take to satisfy the claim?

?What do the Sellers suggest the Buyers should do with the broken items?

?Do the Sellers request the Buyers to abandon the claim?

LETTER 2.1

?What are the points of the claim?

?What are the Buyers’ intentions concerning the damaged goods?

?What recommendation is given to the Sellers?

LETTER 2.2

?Is the claim admitted?

?In what way will the claim be satisfied?

LETTER 3

?What are the points of the claim?

?Which party to the contract has written this letter?

?What are the reasons for declining the claim?

?Do the Sellers intend to meet the Buyers halfway?

LETTER 4

?What caused the dissatisfaction of the Buyers?

?What was the cause of the damage to the goods?

?How did the agents discover the damage?

?What clause of the contract do the Buyers refer to?

?Do the Buyers present a sufficient proof of the damage to the goods?

?What recommendation is given to the Sellers?

FOCUS 3. Study the notes, writing patterns and vocabulary.

NOTES

1.Letter 1.1 – данная рекламация содержит в учебных целях перечисление нескольких возможных вариантов действий неудовлетворенной стороны. В деловой практике обычно принято выдвигать одно требование или условие.

2.Given that the insurance policy is in your care… – необходимо помнить особенности

перевода данной грамматической конструкции: «Учитывая, что дела по страховому полису находятся в Вашем ведении …».

3.To compensate, to recompense & to refund – to compensate и to recompense являются близкими по значению глаголами: «компенсировать», «возмещать», однако to compensate имеет значение «расплачиваться», «уравнивать», а to recompense более

710

близок к значению «награждать», «вознаграждать», «воздавать». To refund используется для обозначения компенсации в виде возврата денежных сумм.

3.We have to place the goods at your Мы вынуждены оставить товар

8.Packing did not protect … from the Упаковка не защищала … от грубого

12.The damage was caused through no Ущерб был причинен не по Вашей

711

18.This matter should (not) be taken up Этот вопрос (не) должен быть поднят

24.The contract provides for seaworthy Контракт предусматривает упаковку,

712

VOCABULARY LETTER 1.1

713

FOCUS 4. Fill in the gaps with one of the following words or word combinations. Use the appropriate tense form.

1.We regret to inform you that examination of the goods shipped on RailWay Bill 567-987 has shown that they are not in accordance with the contract ….

2.Therefore, we feel obliged to … in the strongest terms about the careless way in which these goods were packed.

3.Only thin cardboard packing was provided to protect the heaters from the … which is bound to occur when parcels are sent by rail.

4.The heaters have … which make them useless for the purpose intended.

5.As we have incurred the losses we are compelled to give you formal … for damages, as, no doubt, the damage was caused through fault of yours.

6.We cannot make use of the goods and are very sorry to have to place them at your … pending your instructions as to how they should be returned.

7.Failing your acceptance of our offer, our claim will be … to the Arbitration Court at the Chamber of Commerce.

8.We are extremely sorry to learn that the goods dispatched in execution of your contract have not met your approval and fully … your claim as we admit that this was caused by inadequate packing on our part.

9.It is true that the new cartons are not … but this is the first time we have had any trouble with them.

10.We have instructed our Forwarding Agents to appoint an expert to … the matter.

11.As we assume entire responsibility for the damage incurred we agree to consider the settlement of the claim … proposed by you.

12.With the sale on c.i.f. basis and the forwarding company being your agents, we suggest you contact them with regard to ….

13.Thank you for … the matter to our attention.

14.As the contract was concluded on ex-works terms we cannot be held … for the alleged damage incurred during transportation.

15.We hope that you will be satisfied with this explanation and … this claim.

16.The agent opened … a number of crates which showed no sign of damage on the outside, and found that the contents were badly damaged.

17.The crate was severely dented, this allowed seawater to seep into it, causing … to the goods it contained.

18.We suggest you grant us an … to the amount of 3 heaters in settlement of our claim.

1.As the machine is quite useless … the purpose intended, we place it … your disposal.

2.We request … you to replace the defective machines … new ones conforming … the specification … the contract.

3.As we cannot make use … the goods, we are holding them … your disposal.

4.We regret having to give … you formal notice … claims … Bills … Lading Nos. 4, 5.

714

5.We are sorry to learn that the goods have not met … your approval.

6.… shipment the goods were … excellent condition and there is no doubt that they were damaged … transport.

7.… the opinion of Mr A the damage … the goods was due … insufficient packing.

8.… no way can we hold ourselves responsible … the damage … the goods incurred … transit.

9.As you have not complied … our Maintenance Instructions we are unable to replace the equipment free … charge.

10.Therefore, we feel obliged to complain … the strongest terms … the careless way … which these goods were packed.

11.As a consequence, two … the heaters were badly dented and a third does not correspond

…the technical conditions … the basis … which the contract was concluded which makes them useless … the purpose intended.

12.We are sorry that the goods have not met … approval and fully accept that this occurred

…inadequate packing … our part.

13.As we assume the entire responsibility … the damage incurred we are ready to satisfy your claim … full, i.e. we agree to consider … a settlement … the claim … the lines proposed … you.

14.We are holding the units … your disposal … your instructions.

15.We suggest you contact Forwarding Agents … regard … compensation.

16.We have serious trouble … your machines so we put the consignment … one side.

FOCUS 6. Translate into English.

715

LETTER 1.1

1.Настоящим уведомляем, что товар прибыл в бракованном состоянии и не может быть использован в предназначенных целях.

3.Товар имеет серьезные дефекты, что делает его непригодным для использования. Просим срочно заменить бракованный товар на новый.

4.Поскольку наша компания несет значительные убытки, мы вынуждены предъявить Вам официальное уведомление о претензии и потребовать возмещения убытков.

LETTER 1.2

5.Мы вынуждены признать, что полностью ответственны за повреждения товара, вызванные ненадлежащей упаковкой.

6.Просим Вас распорядиться бракованным товаром по Вашему усмотрению.

7.Мы готовы полностью удовлетворить Ваши требования и надеемся, что этот инцидент не повредит нашим взаимовыгодным отношениям.

LETTER 2.1

9.Настоящим прилагаем список испорченных и утраченных вещей. Вся партия прибывшего товара отложена до получения Ваших распоряжений.

10.Мы вынуждены предъявить претензию, поскольку товар прибыл в поврежденном состоянии.

11.Мы предлагаем Вам обратиться по этому вопросу к Вашим экспедиторам.

12.Мы оставляем товар в Вашем распоряжении и ожидаем от Вас инструкций относительно возврата поврежденного товара.

LETTER 2.2

13.Наши эксперты произвели оценку нанесенного ущерба и пришли к выводу, что необходимо поднимать вопрос о справедливой компенсации в связи с понесенными убытками.

14.Мы сожалеем о причиненных Вам неудобствах.

15.Пожалуйста, уведомите нас, если Вам необходима еще одна партия данного товара.

16.Мы считаем, что этот вопрос должен решаться в страховой компании.

LETTER 3

17.Мы с сожалением узнали, что Вы не удовлетворены поставленным товаром.

18.Осмотр подтвердил, что ящики были разбиты в пути.

19.В качестве жеста доброй воли предлагаем Вам компенсацию в размере 1000 долларов США.

20.Настоящим подчеркиваем, что до отправки товар был в прекрасном состоянии и соответствовал спецификации во всех отношениях.

21.Мы с сожалением узнали, что 10 ящиков из партии, отправленной теплоходом «Ямал», прибыли в поврежденном состоянии.

22.Мы с удивлением узнали из Вашего письма, что Вы считаете нас ответственными за якобы поврежденный товар.

23.Ваша жалоба, по-видимому, вызвана недоразумением, так как товар был погружен в прекрасном состоянии.

24.Хотя порча товара произошла не по нашей вине, мы готовы в качестве жеста доброй воли оказать Вам содействие в оценке ущерба.

25.Мы не видим возможности удовлетворить Вашу претензию по ряду причин.

716

26.Наши инженеры установили, что авария машины была вызвана несоблюдением наших инструкций по уходу. Мы считаем Вас ответственными за поломку оборудования.

LETTER 4

27.В результате полученных повреждений товар восстановлению не подлежит.

28.Наш инспектор вскрыл наугад несколько ящиков и обнаружил, что товар, находящийся в них, сильно поврежден.

29.Хотим привлечь Ваше внимание к тому, что Вы не выдержали условия пункта 7 «Упаковка», предусматривающего специальную упаковку, пригодную для морской перевозки.

30.Так как Вы являетесь держателем страхового полиса, мы просим Вас срочно передать претензию страховщику.

31.Уважаемые господа!

Ссылаясь на Ваше рекламационное письмо от 7 мая 20__ года, мы с сожалением сообщаем Вам, что никоим образом не можем считать себя ответственными за порчу пяти ящиков товара с судна «Москва».

Товар был тщательно упакован в прочные ящики стандартного типа, пригодные для морской перевозки. Товар был погружен в прекрасном состоянии и полностью соответствовал спецификации контракта, что подтверждает прилагаемый протокол осмотра груза в порту отправки. Так как товар был поврежден в пути, рекомендуем направить претензию о вскрытии ящиков, хищении и поломке оборудования в транспортную и страховую компании.

Суважением,

32.Господа!

Настоящим сообщаем, что товар, погруженный по контракту 89-876, прибыл в поврежденном состоянии.

Упаковка повреждена, ящики вскрыты, в них явно рылись с целью хищения. Товар частично похищен, оставшаяся часть разбита. В данном виде товар совершенно непригоден для использования в предназначенных целях. Вся партия отложена в ожидании Ваших инструкций относительного того, как нам следует распорядиться этим товаром. Ссылаясь на базисные условия поставки по вышеуказанному контракту – DDP, мы предъявляем Вам претензию в связи с поставкой дефектного оборудования.

Просим незамедлительно рассмотреть нашу претензию и заменить бракованный товар на новый. Надеюсь, что данная проблема не осложнит наших взаимовыгодных деловых отношений.

Суважением,

FOCUS 7. Letters to make up.

Make up a reply to a claim for damage to the goods. Follow the plan:

refer to the Buyer’s letter of complaint;

offer apologies for the inconvenience caused;

explain the reasons for the mistakes on your part;

suggest ways of settling the matter;

don’t forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

1. Hold negotiations on the issues raised in Letters 1.1 and 1.2, Focus 1.

717

2. Hold negotiations on the issues raised in Letters 2.1 and 2.2, Focus 1.

718

FOCUS 9. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1

–Извините, что я повторяюсь, но мне бы еще раз хотелось напомнить, что оборудование должно быть упаковано в крепкие двойные ящики, пригодные для морской транспортировки.

–You needn’t worry. We have been dealing in these goods for 40 years and we always have them securely and properly packed to withstand overseas and overland transport to the place of destination. We are aware that the Suppliers shall be held responsible for all losses and damage to the goods owing to inadequate or unsuitable packing.

–Да, это все оговорено контрактом, но это наша первая сделка, поэтому мне хотелось бы обсудить все детали.

–You are always welcome. If you have any questions do not hesitate to ask them.

–Спасибо. Скажите, какова ваша обычная практика – замена бракованных частей или устранение дефекта?

–We may do either this or that at your option free of charge. But I would like to stress it once again, that we guarantee that the goods in all respects meet the specification and technical conditions and are free from defects in material, design or workmanship.

DIALOGUE 2 

DIALOGUE 3

–Mr Bukin, we thank you for your prompt settlement of our claim for damage to the equipment caused by insufficient packing.

–Да, г-н Ванг, я надеюсь, что этот неприятный инцидент не испортит наших плодотворных отношений.

–I’m quite sure of it, but I suppose, you should be more careful with packing, as rough handling in transport is inevitable.

–Мы рассмотрели этот вопрос и пришли к выводу, что, действительно, недостаточная упаковка может стать причиной серьезных поломок и дефектов. В дальнейшем мы

будем использовать новую улучшенную упаковку при отправке оборудования

в Китай.

–Goods should be packed in seaworthy materials so that they could withstand both overseas and overland transportation. And, of course, prompt replacement of defective equipment by new one is essential for the reputation of a company.

CLAIMS 4

719

INFERIOR

QUALITY