642

5A COVERING LETTER WITH INVOICE

BRITISH FILMS LTD.

3 Wardour St. London W1 5JN

18th August, 20__

OAO Mosexpotrade Russia 122 117 Lobachevsky st. 92-161

Dear Mr Kaverin,

Your Orders 437 and 439 both dated 06.06.20__

As mentioned in our telephone conversation of 11th August 20__, both invoices include extra charges for special packing in wooden containers. Each invoice also shows a 10% trade discount granted for early orders.

Please remit payment by a bank transfer to our account with CityBank, A/C No. 3456-98, within 30 days of the date of issue of the invoices.

As for order 536 dated 12th August 20__, we inform you that Model NAA-66 which forms part of your order is subject to export licence control but we anticipate no difficulty in securing the necessary export licence.

We thank you for prompt attention and look forward to being of service to you again.

Yours sincerely,

G.Virbocoli

G.Virbocoli

General Manager

Encs: Invoices Accs 6574 and Accs 6575

643

FOCUS 2. Comprehension questions.

LETTER 1.1

?Which party to the contract has written the letter?

?What information does the letter contain concerning the inspection of the goods?

LETTER 1.2

?What are the Buyers’ reasons for waiving the inspection?

?Do the Buyers waive the final inspection of the goods?

?What information is required by the Sellers?

LETTER 2

?Which party to the contract has written the letter?

?What do the Sellers undertake if the equipment proves to be defective?

LETTER 3

?What is the problem the Sellers have encountered?

?What solutions do the Sellers propose?

LETTER 4

?What kind of packing is provided?

?What is the point of destination?

?Which party will bear transportation charges?

?Which party is to cover container hire?

?What presentation of the goods is given by the Seller?

LETTER 5

?What is the way and the method of payment required by the Sellers?

?What sums are deducted from the sum of the invoice?

?What is charged extra?

?What information is provided about obtaining a licence?

644

FOCUS 3. Study the notes, writing patterns and vocabulary.

NOTES

Accs (accounts) – в данном случае имеются в виду счета-фактуры.

2.The consignment would comprise … Вся партия груза состоит из … 40-

3.A …% discount is granted for early Так как Ваш заказ был получен нами в

8.Should the equipment prove to be В случае если оборудование окажется defective in whole or in part we бракованным полностью или частично,

12.We have omitted the annual summer Мы не учли ежегодное летнее закрытие

13.Given the urgent nature of the Учитывая срочность данного вопроса,

situation, your reply is required by… просим ответить к…

14.Please rest assured that we are doing Заверяем Вас, что мы прилагаем все

15.Your order for … is being processed. В настоящее время Ваш заказ на …

645

18.We have received highly satisfactory Мы получили прекрасные отзывы

647

FOCUS 4. Fill in the gaps with one of the following words or word combinations. Use the appropriate tense form.

1.Each invoice also shows a 10% trade discount granted for ….

2.If you … the first variant, and given the urgent nature of the situation with booking the transport, your … is required by noon tomorrow.

3.It is understood that the … and test of the machine are to take place in Russia.

4.Should the equipment prove to be … in whole or in part owing to faulty material, workmanship or design, within 18 months of the date of putting it into … we undertake to replace such goods ….

5.Taking the shut-down of the works into account we propose either delivery … or delivery in three months subject to your agreement.

6.The performance of the machine has been tested at our works and we enclose a copy of the ….

7.To our regret we cannot maintain the … as in calculating the estimated despatch date we have … the annual summer works’ shut-down.

8.We can assure you that we take every possible precaution to ensure that our goods reach our customers all over the world ….

9.We have pleasure in informing you that the goods against the above order are ready for your inspection at our….

10.We hereby … that the equipment supplied against this order is in accordance with the description, technical conditions and … given in the above contract and conforms to our highest standards.

11.We hope that this will enable you … deliveries. We are sending you our … in triplicate; shipping instructions will be sent to you in due course.

12.We inform you that Model NA-66 is subject to export licence control but we anticipate no difficulty in securing the ….

13.We thank you for prompt attention and look forward to being of … to you again.

14.We wish to inform you that we have decided … the inspection of the goods against the above order and … the machine for shipment on the basis of the tests performed at your works.

15.We would like to draw your attention to the fact that the goods of this consignment are of a perfected ….

1.We have pleasure … informing you that the goods … the above order are ready … your inspection … our works.

2.… reply … your letter … yesterday’s date we inform you that we release the machine … shipment … the basis … the tests performed … your works.

3.The final inspection and tests … the machine are to take place … Russia … the works … the Customers … accordance … the terms … order.

4.We hereby certify that the equipment supplied … this order is … accordance … the description, technical conditions and specifications given … the above … contract and conforms … our highest standards.

649

11.Учитывая закрытие Вашего завода в августе на месяц, мы согласны, чтобы поставка товаров была произведена в течение 14 недель вместо 10.

12.Мы можем выдержать срок поставки первой партии станков, если Вы согласитесь отложить поставку второй партии на 2 недели.

13.Мы настаиваем, чтобы сроки сдачи оборудования соответствовали зафиксированному в контракте плану отгрузок.

14.Изначально поставка товара планировалась на условиях «с завода».

LETTER 4

15.Оборудование полностью готово для дальнейшей отправки во Владивосток. Транспортные расходы составят 150 долларов США за контейнер и не включают плату за аренду контейнеров, которая будет отнесена на Ваш счет.

16.Все приспособления к этому станку имеют новую конструкцию и соответствуют последним достижениям в станкостроении.

17.Мы получили очень благоприятные отзывы о работе этого станка.

18.Мы хотели бы привлечь Ваше внимание к тому факту, что поставляемая нами модель имеет усовершенствованную конструкцию. Мы всегда получаем положительные отзывы о работе и показателях наших станков и абсолютно уверены, что они не вызовут у Вас никаких нареканий.

LETTER 5

19.Просим осуществить платеж банковским переводом на наш счет в Ситибанке в течение 30 дней с даты счета-фактуры.

20.Блоки питания (Power Units), составляющие неотъемлемую часть заказанного Вами оборудования, подлежат лицензированию. Однако мы не ожидаем каких-либо трудностей с получением соответствующей лицензии.

21.Посылаем Вам счет за транспортировку оборудования.

22.В приложении к настоящему письму направляем счет-фактуру по контракту на ткани. Обращаем Ваше внимание на то, что в сумму счета включена дополнительная плата за двойную упаковку и вычтена 10% торговая скидка, так как Ваш заказ был получен нами в числе первых.

23.Уважаемые господа!

Настоящим подтверждаем наше намерение отказаться от права участия в заводских испытаниях оборудования.

Разрешение на отгрузку машины будет выдано на основании испытаний, проведенных на Вашем предприятии в отсутствие нашего приемщика. Данный отказ от инспекции, однако, не ущемляет наши права по контракту. Окончательные приемка и испытания оборудования будут проведены на заводе наших клиентов в Самаре.

Снетерпением ожидаем получения заказанного товара.

Суважением,

650

24.Уважаемые господа!

Первоначально предполагалось поставить Ваш заказ на мужскую и детскую одежду 2 грузовиками, причем дата отгрузки с фабрики была намечена на 17 августа, а расчетная дата прибытия в Москву на 31 августа.

Однако при планировании графика отгрузок не было учтено ежегодное закрытие фабрики в августе. В связи со сложившейся ситуацией и большим количеством отгрузок в конце июля мы не сможем выдержать первоначально намеченные сроки поставки. Мы готовы отгрузить товар немедленно, то есть поставить его досрочно. Вторым вариантом поставки может быть отгрузка в сентябре. С учетом сложившейся ситуации просим срочно сообщить, какой вариант Вам удобен.

Просим принять наши заверения в том, что наша компания делает все возможное для того, чтобы минимизировать неудобства, причиненные Вам в связи с закрытием фабрики на ежегодные каникулы.

Суважением,

25.Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего письма от 14 сентября 20__ года.

Мы полностью понимаем Вашу озабоченность по поводу упаковки, но хотели бы заверить Вас, что наши товары прибывают к покупателям во всем мире в безукоризненном состоянии. Это обеспечивается специальной прочной двойной упаковкой, пригодной для транспортировки морем. Каждое изделие пакуется в картонную коробку, 20 коробок связываются вместе и помещаются в контейнер, 300 изделий в каждом. Заказанная Вами партия будет насчитывать пять 40-футовых контейнеров весом по 15 тонн каждый.

Если Вам необходима дополнительная информация по этому вопросу, свяжитесь, пожалуйста, с нашими экспедиторами, фирмой Интертранс.

Суважением,

FOCUS 7. Letters to make up.

Write a reply to Letter 3, Focus 1. Follow the plan:

quote the number of the order and acknowledge receipt of the Seller’s letter;

inform that you are not satisfied with their non-maintenance of the original delivery estimates;

suggest a solution to the problem;

don’t forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

1.Hold negotiations between the Seller and the Buyer concerning a possible delay in delivery in accordance with the following plan:

the Seller informs the Buyer that he is not able to maintain the original delivery estimates (give reasons);

the Seller suggests several ways of solving the problem;

the Buyer insists on in-time delivery;

the Buyer and the Seller come to a compromise.

2.Hold negotiations on the issues raised in Letter 4, Focus 1.

651

FOCUS 9. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1 

DIALOGUE 2

–Г-н Кэрол, я не понимаю, почему Вы не можете выдержать первоначально намеченные сроки отгрузки? У Вас еще достаточно времени.

–You see, our subcontractors have just informed us that they have to increase their price by 10% because of the rise in costs. We are looking for other sources of supply, but it takes time.

–А насколько это увеличит Ваши расходы? Ведь Вам придется платить согласованные и заранее оцененные убытки за задержку в поставке. Мы тоже связаны обязательствами перед нашими клиентами.

–We have calculated that we are above the agreed price by 6.5%.

–Видите ли, если мы подсчитаем и наши, и Ваши штрафы, то они превысят эти 6,5%. Я предлагаю следующее: мы пойдем на увеличение цены, чтобы избежать просрочки. А Вы увеличите на 6 месяцев гарантийный период.

–That’s a good idea. I’ll contact my people at once and inform them of your proposal.

DIALOGUE 3

–We have not yet received your shipping program for lifting Gas Oil which according to the contract was to have reached us not later than the 15th May.

–Это произошло по недосмотру с нашей стороны. Мы вышлем план погрузки немедленно.

–We’ll appreciate your sending us this program without delay so that we could make necessary arrangements with our Suppliers. And have you chartered space for lifting Machine Oil?

–Мы рады сообщить Вам, что для погрузки машинного масла мы зафрахтовали танкер «Арктика», который придет в порт Новороссийск 15 июня.

–As far as the Letter of Credit is concerned, I’d like to tell you that we have extended its validity till the 15th August.

652

CLAIMS 1

CLAIMS AND

COMPLAINTS

653

FOCUS 1. Read and discuss the lead-in and the Arbitration Clause. LEAD-IN

It often happens that one of the parties to the contract considers that the other party has infringed the terms of the contract. In such cases the dissatisfied party, (which is called a claimant), may think it necessary to send the other party a letter of complaint which often contains a claim, i.e. a demand for something to which the sender of the letter, in his opinion, has a right as, for instance, a claim for damages or for a reduction in the price etc. Complaints and claims may arise in connection with inferior quality of the goods, late delivery or nondelivery of the goods, transportation, insurance and storage of the goods and in many other cases.

The Sellers, for example, may hold the Buyers responsible for omitting to give transport instructions in time, and the Buyers may make a claim on the Sellers for damage to the goods caused by insufficient packing. To have to complain is annoying, but to complain without good reason will also annoy your correspondent. If you complain make sure you get your facts right. And if you have to answer an unjustified complaint, be polite and restrained.

Remember that complaints are not accusations; they are requests to correct mistakes. Therefore, write calmly; use an impersonal tone, clearly presenting all the relevant information.

Very often the parties (claimant and respondent) agree upon an amicable settlement of the claim in question. That means that the claim is considered, admitted and satisfied. Then, the other party withdraws or abandons the claim. If, however, an amicable settlement is not arrived at, i.e. the claim is declined, the dispute is settled by a court of law or, which is more often the case, by arbitration.

2

Contracts usually stipulate that in case of arbitration each party should appoint an arbitrator, and the two arbitrators have to appoint an umpire whose award is final and binding upon both parties.

When the parties refer their dispute to the Arbitration Court at the Chamber of Commerce and Industry of Russia, each party chooses its arbitrator from among the panel of the Court. These two Arbitrators appoint an Umpire. By mutual consent of the parties, the settlement of the case may, in exceptional cases, be entrusted to a sole Arbitrator.

Arbitration clauses in some contracts provide for all disputes and differences to be settled by arbitration held in a third country, while some other contracts provide for arbitration in the country of the respondent party. The claimant submits the dispute for arbitration by filing Points of Claim with the Arbitration Court. On filing Points of Claim the claimant shall make payment in advance

654

on account of the fee to cover the expenses of the arbitration proceedings. Upon the request of the claimant, the President of the Arbitration Court may deal with the security for the claim.

Contracts concluded in accordance with the Rules of different trade associations provide for arbitration to be held in conformity with these Rules.

AN EXAMPLE OF A CLAUSE IN A CONTRACT PROVIDING FOR ARBITRATION IN A THIRD COUNTRY

Any dispute or difference arising out of or in connection with the present contract is to be settled, without recourse to Courts of Law, by an Arbitration Tribunal in Stockholm, Sweden.

The Arbitration Tribunal shall consist of two Arbitrators and an Umpire.

The party giving notice of arbitration shall notify the other party by registered letter stating the question at issue and giving the name and address of its Arbitrator. Within … days of receipt of such a letter, the other party shall inform the first party, also by registered letter, of the name and address of its Arbitrator, and if it does not do so, its Arbitrator shall be appointed by the President of the Chamber of Commerce in Stockholm at the request of the party giving notice of arbitration. Hence, the appointment is left to the discretion of the President.

The two arbitrators are to choose an Umpire within … days of the appointment of the second Arbitrator. Should the Arbitrators fail to agree upon an Umpire, the Umpire shall be appointed by the President of the Chamber of Commerce in Stockholm, Sweden, within … days after receipt in Stockholm of such an application made by either of the parties.

The award shall be issued on the basis of the present contract and legal regulations to be used in accordance with the principles of international law.

- 2 -

655

The award shall state the reasons for the decision, indicate the composition of the Arbitration Tribunal, the date and place of the decision and the allocation of costs and expenses of the arbitration between the parties.

Both parties shall accept the award of the Arbitration Tribunal as final and binding upon them.

FOCUS 2. Comprehension questions.

?What is a claim?

?In what case may a claim arise?

?In what case are the parties to the contract entitled to reject a claim?

?What is a Letter of Complaint?

?What is an unjustified complaint?

?What does an amicable settlement of the claim imply?

?What are Points of Claim?

?What documents are needed for filing Points of Claim with Arbitration Court?

?Which party should appoint an Arbitrator and an Umpire?

?Why are the cases entrusted to a sole Arbitrator?

?Who covers the expenses of the arbitration proceedings?

?Can the parties to a contract apply to Courts of Law?

?If the parties to a claim cannot appoint arbitrators whose discretion is it then?

?Do the parties to the contract have the right to submit the matter to the Court of Appeal?

656

FOCUS 3. Study the notes, writing patterns and vocabulary.

1. The Arbitration vs arbitration – написание с большой буквы и, как правило, с определенным артиклем the Arbitration означает судебную инстанцию, проводящую арбитраж, например Арбитражный суд. Слово arbitration подразумевает обычно процесс арбитражного производства.

3.We intend to refer the dispute for Мы намерены передать спор на consideration to the Arbitration рассмотрение в Арбитражный Суд при

5.No claim may arise out of or in Истец не имеет права предъявлять

8.The party to the contract has Эта сторона контракта нарушила условия

9.Complaints and claims may arise in Жалобы и претензии могут возникнуть в

12.The dispute was settled by Спор был урегулирован в арбитражном

arbitration. порядке.

13.In case of arbitration each party В случае арбитражного разбирательства

15.Arbitration clauses provide for all Арбитражные оговорки предусматривают

16.The claimant submits the disputes Истец передает спор в арбитраж путем

658

FOCUS 4. Fill in the gaps with one of the following words or word combinations. Use the appropriate tense form.

1.… and claims may arise in connection with … of the goods, late delivery or non-delivery of the goods.

2.… in some contract provide for all … and differences to be settled by arbitration held in a third country.

3.Both parties shall accept the … of the Arbitration Tribunal as final and … upon them.

4.By … of the parties, the settlement of the case may, in exceptional cases, be entrusted to a ….

5.Contract usually stipulates that in case of … each party should appoint an …, and, the two arbitrators have to appoint an …

6.If an … is not arrived at, i.e. the claim is …, the dispute is settled by a court of law or, which is more often the case, by arbitration.

7.If you have to answer an … complaint, be polite and restrained.

8.It often happens that one of the parties to the contract considers that the other party has … the terms of the contract.

9.The … may think it necessary to send the other party a letter of complaint which often contains a claim.

10.The appointment is left to the … of the President.

11.The arbitration … is final and binding upon both parties.

12.The Arbitration Tribunal shall consist of two … and an ….

659

13.The award shall state the … and expenses of the arbitration between the parties.

14.The claim is considered, … and satisfied.

15.The claimant submits the dispute for arbitration by filing … with the Arbitration Court.

16.Very often the … and … agree upon an amicable settlement of the claim in question.

1.This party … the contract considers that the other party … the above contract has infringed the terms and conditions … the contract.

2.A Letter … Complaint is a demand … something, for instance, a claim … damages or … reduction … the price.

3.Disputes and differences arising … … or … connection … the contract should be referred

…settlement … the Arbitration Court … the Chamber … Commerce … recourse … Courts … Law.

4.We hold you responsible … late delivery and make a claim … you … damages.

5.Since the parties have failed to arrive … an amicable settlement … the dispute, the matter will be submitted … arbitration.

6.The award … the umpire is final and binding … both parties.

7.Each party chooses its Arbitrator … … the panel of the Arbitration Court.

8.All disputes and differences should be settled … arbitration to be held … a third country.

9.As the arbitrators failed to agree … an umpire, the appointment … the latter was left … the discretion … the President … the Arbitration Court.

10.Clause 18 … the contract provides … arbitration to be held … the country … the respondent party.

11.The arbitration was held … conformity … the Rules … the Coffee Trade Federation.

12.The arbitrator shall be appointed … the request … the party giving notice … arbitration.

13.The claimant shall make payment … advance … account … the fee to cover the expenses

…the arbitration proceedings.

14.The receipt … such payment shall be filed … the Arbitration Court together … the Points

…Claim.

15.The President … the Arbitration Court may deal … the security … the claim.

16.… mutual consent the parties have decided to entrust the settlement … the dispute … a sole Arbitrator.

17.The Arbitration Court awarded €500,000.00 … favour … the claimant and allocated the arbitration expenses … the parties.

661

FOCUS 6. Translate into English. LEAD-IN

1.После тщательного изучения Вашего рекламационного письма наша сторона по контракту вынуждена отклонить Вашу претензию, поскольку условия контракта не были нарушены.

2.Мы требуем возмещения убытков либо значительного снижения цены.

3.Считаем необходимым подчеркнуть, что претензии, возникающие в связи

снеудовлетворительной упаковкой, направляются Вам уже в третий раз.

4.Мы считаем Вас ответственными за причиненный ущерб, но готовы пойти Вам навстречу и решить спор дружественным путем.

5.Наша фирма полностью признает обоснованность Вашей претензии и выражает готовность удовлетворить Ваши требования.

6.Настоящим уведомляем, что наши субпоставщики отозвали претензию, связанную

спросрочкой в поставке.

7.Стороны контракта должны стремиться к дружественному разрешению споров и противоречий.

8.Настоящим предъявляем претензию фирме НЕКО на стоимость поврежденного товара, а именно на 69 000,00 долларов США.

9.В своем рекламационном письме Покупатель потребовал, чтобы Продавец уплатил ему 680 фунтов стерлингов в качестве возмещения убытков.

10.Поскольку стороны контракта не смогли договориться о дружественном урегулировании, спор был передан на рассмотрение в Арбитражный суд при ТПП России.

11.Арбитры и суперарбитр были назначены из числа членов Арбитражного суда Стокгольма.

12.Просим Вас избрать арбитра из прилагаемого списка членов арбитражной комиссии.

13.Решение арбитража является окончательным и обязательным для обеих сторон.

14.Поскольку контракт на покупку кофе был заключен в соответствии с правилами Федерации по торговле кофе в Лондоне, спор был передан на разрешение двух арбитров – членов группы арбитров.

15.Арбитраж по этому вопросу должен состояться в Москве, поскольку ответчиком в этом деле является Росинторг.

16.Стороны договорились возложить разрешение дела на единоличного арбитра, который по их просьбе был назначен председателем Арбитражного суда.

17.По получении копии искового заявления ответчик заявил в Арбитраж встречный иск (counter claim).

18.По взаимному соглашению заинтересованных сторон Арбитражный суд не потребовал обеспечения суммы претензии.

19.Истец предъявил иск об убытках.

20.Ссылаясь на Ваше письмо от 25 июня 20__, подтверждаем, что контракт предусматривает арбитраж в стране ответчика. Так как задержка в поставке была вызвана причинами, которые мы не могли предотвратить, мы считаем Вашу претензию необоснованной.

ARBITRATION CLAUSE

21.Мы оставляем назначение нашего арбитра на усмотрение председателя Арбитражного суда.

22.Истец должен внести аванс в счет сборов на покрытие расходов по арбитражному производству.

23.Единоличный арбитр присудил, что расходы по арбитражному производству должны быть распределены между двумя сторонами следующим образом…

662

24.Уважаемые господа!

В ответ на Ваше письмо от 16 апреля 20__ года сообщаем, что не в состоянии принять Ваше предложение о дружественном урегулировании спора.

Мы считаем, что сумма, требуемая нами в качестве возмещения убытков, обоснована и не может быть оспорена Вами. Ссылаемся на арбитражную оговорку контракта № 78-908, которая гласит: «Если споры между сторонами не могут быть разрешены дружественно, они должны быть переданы на разрешение в Арбитражный суд при ТПП России в Москве». В соответствии с вышеуказанным мы передали наш спор на рассмотрение в арбитраж и назначили г-на Сколкина нашим арбитром. Список арбитров, из которых Вам надлежит выбрать Вашего арбитра, будет прислан Вам Арбитражным судом.

Снетерпением ждем Вашего ответа.

Суважением,

25.Уважаемые господа!

Подтверждаем наш вчерашний разговор по телефону, во время которого мы сообщили Вам условия, на которых мы согласны урегулировать дружественным путем нашу претензию к фирме «Frantz & Co.» в связи с низким качеством товара по контракту № 78-098.

Как Вам известно, поставщики были вынуждены признать нашу претензию, но они считают требуемую нами сумму завышенной, заявляя, что качество сданного товара лишь незначительно отличается от качества образца, на основании которого был заключен контракт. Мы готовы снизить сумму претензии на 5000,00 долларов США при условии немедленной отгрузки остатка товара по контракту.

В случае отклонения и неудовлетворения нашей претензии мы будем вынуждены передать наш спор на разрешение в арбитражном порядке.

Суважением,

FOCUS 7. Letters to make up.

Write a notice of arbitration. Follow the plan:

refer to the previous correspondence on the problem;

advise of the date of the Points of Claim submitted;

inform of the appointment of your arbitrator;

state that you are ready to withdraw your claim if it is admitted and satisfied;

do not forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

Hold negotiations on including an arbitration clause in your contract. Give reasons and suggest the ways of settling all disputes and differences.

663

FOCUS 9. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1 

DIALOGUE 2

–Здравствуйте, г-н Эндерби. Вы получили претензию, предъявленную Вам в связи с понесенными убытками?

–Yes, Mr Kharitonov, we have received your Letter of Complaint. We have not given you any reply yet, as we are now investigating the matter.

–Я надеюсь, что изучение деталей не займет много времени и в ближайшем будущем Вы удовлетворите наши требования.

–Unfortunately, at the present moment it seems that we are most likely to decline your claim unless you withdraw it, of course.

–Г-н Эндерби, такая позиция Вашей компании может привести к передаче дела в арбитраж, что только увеличит убытки не только для нашей, но и для Вашей фирмы.

–Well, Mr Kharitonov, we have been doing mutually beneficial business for five years and you know that we are always ready to meet the requirements of our customers. We are willing to put things right if any problems arise out of or in connection with our commitments under the contract. But in this very case we think that your complaint is unjustified.

–Прошу Вас незамедлительно представить документы, подтверждающие Вашу точку зрения. Если Вы правы, мы отзовем претензию.

DIALOGUE 3

–Г-н Такер, мы нуждаемся в Вашей поддержке для направления искового заявления в арбитраж по делу против субпоставщиков.

–Yes, of course, we are ready to act on the lines proposed by you as both our companies have suffered losses through the fault of sub-contractors. Which company will be the claimant?

–Истцом будет наша компания, а ответчиком, естественно субподрядчики. Но Вы, как заинтересованная сторона, должны принять участие в назначении арбитра и во всем арбитражном процессе.

–It would be better to entrust the case to a sole arbitrator. Have you given notice of arbitration to the respondent party?

–Все уже отправлено заказным письмом. Мы также уже оплатили авансом издержки арбитражного производства.

–We suggest these expenses should be allocated equally between our two companies.

DIALOGUE 4

–Г-н Болл, благодарю Вас за оперативность в рассмотрении рекламационного письма наших клиентов.

–Well, Mr Sidorov, I apologize for the inconvenience caused to your customers. We fully accept your claim and are ready to satisfy it on the lines proposed by you.

–Мы полагаем, что устранение дефектов на месте будет лучшим решением. Это сэкономит время и средства.

–Please advise us in writing of your decision. Our specialists will attend to the matter immediately. As soon as they have a list of necessary spares they will leave for your Customers’ plant in Lipetsk.

–Список запчастей у нас с собой. Мне кажется, что при Ваших объемах поставок в этот регион было бы целесообразно создать сервисный центр на месте.

–Certainly. Due adjustments of complaints are of utmost importance for a sound reputation. A team of Russian specialists is now taking a training course in Stuttgart. They will handle service of our equipment in Russia.

DIALOGUE 5

–Г-н Кролл, мы вынуждены предъявить Вам претензию. Вот рекламационное письмо.

–That is unpleasant news. What is the matter? Which is the dissatisfied party?

664

–Претензию на Вас выставили наши клиенты из Екатеринбурга. Они требуют возмещения убытков.

–We will give this claim our due attention and thorough consideration. But could you inform me of the details and particulars? The machine has passed complete inspection and the Works’ Tests. It was put in operation two months ago.

–Заводчанам не удалось добиться гарантированной мощности и производительности станка. Но поскольку срок гарантии еще не истек, я считаю, они имеют полное право предъявить претензию и передать дело в арбитраж.

–Arbitration is expensive nowadays, and we do not regard their claim as unjustified, though they may have failed to comply with our operation and maintenance instructions.

665

DIALOGUE 6

–Mr Bukin, I wish you had abandoned the claim as after thorough consideration we have to reject it. Here are the grounds – a complete set of the documents on the matter.

–Наши клиенты считают Вас ответственными за нарушение контракта. В ближайшее

время претензия будет передана на рассмотрение в Арбитражный суд при ТПП

в Москве.

–But it is stipulated in the contract that arbitration should be held in the country of the respondent party. You are the claimant so you should apply to the Arbitration Commission of Milan in Italy.

–Нет возражений. Вы будете уведомлены о передаче дела в арбитраж заказным письмом. Вам также будет направлена копия искового заявления. Своего арбитра Вы выберете из списка членов комиссии.

–Maybe we shall entrust the case to a sole arbitrator rather than to a panel of arbitrators. Though I still hope that your customers will withdraw the claim. We have a chance of solving this matter amicably by mutual consent.

–Мы незамедлительно передадим представленные Вами документы нашим клиентам и сообщим Вам их решение.

666

CLAIMS 1

CLAIMS AND

COMPLAINTS

667

FOCUS 1. Read and discuss the lead-in and the Arbitration Clause. LEAD-IN

It often happens that one of the parties to the contract considers that the other party has infringed the terms of the contract. In such cases the dissatisfied party, (which is called a claimant), may think it necessary to send the other party a letter of complaint which often contains a claim, i.e. a demand for something to which the sender of the letter, in his opinion, has a right as, for instance, a claim for damages or for a reduction in the price etc. Complaints and claims may arise in connection with inferior quality of the goods, late delivery or nondelivery of the goods, transportation, insurance and storage of the goods and in many other cases.

The Sellers, for example, may hold the Buyers responsible for omitting to give transport instructions in time, and the Buyers may make a claim on the Sellers for damage to the goods caused by insufficient packing. To have to complain is annoying, but to complain without good reason will also annoy your correspondent. If you complain make sure you get your facts right. And if you have to answer an unjustified complaint, be polite and restrained.

Remember that complaints are not accusations; they are requests to correct mistakes. Therefore, write calmly; use an impersonal tone, clearly presenting all the relevant information.

Very often the parties (claimant and respondent) agree upon an amicable settlement of the claim in question. That means that the claim is considered, admitted and satisfied. Then, the other party withdraws or abandons the claim. If, however, an amicable settlement is not arrived at, i.e. the claim is declined, the dispute is settled by a court of law or, which is more often the case, by arbitration.

2

Contracts usually stipulate that in case of arbitration each party should appoint an arbitrator, and the two arbitrators have to appoint an umpire whose award is final and binding upon both parties.

When the parties refer their dispute to the Arbitration Court at the Chamber of Commerce and Industry of Russia, each party chooses its arbitrator from among the panel of the Court. These two Arbitrators appoint an Umpire. By mutual consent of the parties, the settlement of the case may, in exceptional cases, be entrusted to a sole Arbitrator.

Arbitration clauses in some contracts provide for all disputes and differences to be settled by arbitration held in a third country, while some other contracts provide for arbitration in the country of the respondent party. The claimant submits the dispute for arbitration by filing Points of Claim with the Arbitration Court. On filing Points of Claim the claimant shall make payment in advance

668

on account of the fee to cover the expenses of the arbitration proceedings. Upon the request of the claimant, the President of the Arbitration Court may deal with the security for the claim.

Contracts concluded in accordance with the Rules of different trade associations provide for arbitration to be held in conformity with these Rules.

AN EXAMPLE OF A CLAUSE IN A CONTRACT PROVIDING FOR ARBITRATION IN A THIRD COUNTRY

Any dispute or difference arising out of or in connection with the present contract is to be settled, without recourse to Courts of Law, by an Arbitration Tribunal in Stockholm, Sweden.

The Arbitration Tribunal shall consist of two Arbitrators and an Umpire.

The party giving notice of arbitration shall notify the other party by registered letter stating the question at issue and giving the name and address of its Arbitrator. Within … days of receipt of such a letter, the other party shall inform the first party, also by registered letter, of the name and address of its Arbitrator, and if it does not do so, its Arbitrator shall be appointed by the President of the Chamber of Commerce in Stockholm at the request of the party giving notice of arbitration. Hence, the appointment is left to the discretion of the President.

The two arbitrators are to choose an Umpire within … days of the appointment of the second Arbitrator. Should the Arbitrators fail to agree upon an Umpire, the Umpire shall be appointed by the President of the Chamber of Commerce in Stockholm, Sweden, within … days after receipt in Stockholm of such an application made by either of the parties.

The award shall be issued on the basis of the present contract and legal regulations to be used in accordance with the principles of international law.

- 2 -

669

The award shall state the reasons for the decision, indicate the composition of the Arbitration Tribunal, the date and place of the decision and the allocation of costs and expenses of the arbitration between the parties.

Both parties shall accept the award of the Arbitration Tribunal as final and binding upon them.

FOCUS 2. Comprehension questions.

?What is a claim?

?In what case may a claim arise?

?In what case are the parties to the contract entitled to reject a claim?

?What is a Letter of Complaint?

?What is an unjustified complaint?

?What does an amicable settlement of the claim imply?

?What are Points of Claim?

?What documents are needed for filing Points of Claim with Arbitration Court?

?Which party should appoint an Arbitrator and an Umpire?

?Why are the cases entrusted to a sole Arbitrator?

?Who covers the expenses of the arbitration proceedings?

?Can the parties to a contract apply to Courts of Law?

?If the parties to a claim cannot appoint arbitrators whose discretion is it then?

?Do the parties to the contract have the right to submit the matter to the Court of Appeal?

670

FOCUS 3. Study the notes, writing patterns and vocabulary.

1. The Arbitration vs arbitration – написание с большой буквы и, как правило, с определенным артиклем the Arbitration означает судебную инстанцию, проводящую арбитраж, например Арбитражный суд. Слово arbitration подразумевает обычно процесс арбитражного производства.

3.We intend to refer the dispute for Мы намерены передать спор на consideration to the Arbitration рассмотрение в Арбитражный Суд при

5.No claim may arise out of or in Истец не имеет права предъявлять

8.The party to the contract has Эта сторона контракта нарушила условия

9.Complaints and claims may arise in Жалобы и претензии могут возникнуть в

12.The dispute was settled by Спор был урегулирован в арбитражном

arbitration. порядке.

13.In case of arbitration each party В случае арбитражного разбирательства

15.Arbitration clauses provide for all Арбитражные оговорки предусматривают

16.The claimant submits the disputes Истец передает спор в арбитраж путем

672

FOCUS 4. Fill in the gaps with one of the following words or word combinations. Use the appropriate tense form.

1.… and claims may arise in connection with … of the goods, late delivery or non-delivery of the goods.

2.… in some contract provide for all … and differences to be settled by arbitration held in a third country.

3.Both parties shall accept the … of the Arbitration Tribunal as final and … upon them.

4.By … of the parties, the settlement of the case may, in exceptional cases, be entrusted to a ….

5.Contract usually stipulates that in case of … each party should appoint an …, and, the two arbitrators have to appoint an …

6.If an … is not arrived at, i.e. the claim is …, the dispute is settled by a court of law or, which is more often the case, by arbitration.

7.If you have to answer an … complaint, be polite and restrained.

8.It often happens that one of the parties to the contract considers that the other party has … the terms of the contract.

9.The … may think it necessary to send the other party a letter of complaint which often contains a claim.

10.The appointment is left to the … of the President.

11.The arbitration … is final and binding upon both parties.

12.The Arbitration Tribunal shall consist of two … and an ….

673

13.The award shall state the … and expenses of the arbitration between the parties.

14.The claim is considered, … and satisfied.

15.The claimant submits the dispute for arbitration by filing … with the Arbitration Court.

16.Very often the … and … agree upon an amicable settlement of the claim in question.

1.This party … the contract considers that the other party … the above contract has infringed the terms and conditions … the contract.

2.A Letter … Complaint is a demand … something, for instance, a claim … damages or … reduction … the price.

3.Disputes and differences arising … … or … connection … the contract should be referred

…settlement … the Arbitration Court … the Chamber … Commerce … recourse … Courts … Law.

4.We hold you responsible … late delivery and make a claim … you … damages.

5.Since the parties have failed to arrive … an amicable settlement … the dispute, the matter will be submitted … arbitration.

6.The award … the umpire is final and binding … both parties.

7.Each party chooses its Arbitrator … … the panel of the Arbitration Court.

8.All disputes and differences should be settled … arbitration to be held … a third country.

9.As the arbitrators failed to agree … an umpire, the appointment … the latter was left … the discretion … the President … the Arbitration Court.

10.Clause 18 … the contract provides … arbitration to be held … the country … the respondent party.

11.The arbitration was held … conformity … the Rules … the Coffee Trade Federation.

12.The arbitrator shall be appointed … the request … the party giving notice … arbitration.

13.The claimant shall make payment … advance … account … the fee to cover the expenses

…the arbitration proceedings.

14.The receipt … such payment shall be filed … the Arbitration Court together … the Points

…Claim.

15.The President … the Arbitration Court may deal … the security … the claim.

16.… mutual consent the parties have decided to entrust the settlement … the dispute … a sole Arbitrator.

17.The Arbitration Court awarded €500,000.00 … favour … the claimant and allocated the arbitration expenses … the parties.

675

FOCUS 6. Translate into English. LEAD-IN

1.После тщательного изучения Вашего рекламационного письма наша сторона по контракту вынуждена отклонить Вашу претензию, поскольку условия контракта не были нарушены.

2.Мы требуем возмещения убытков либо значительного снижения цены.

3.Считаем необходимым подчеркнуть, что претензии, возникающие в связи

снеудовлетворительной упаковкой, направляются Вам уже в третий раз.

4.Мы считаем Вас ответственными за причиненный ущерб, но готовы пойти Вам навстречу и решить спор дружественным путем.

5.Наша фирма полностью признает обоснованность Вашей претензии и выражает готовность удовлетворить Ваши требования.

6.Настоящим уведомляем, что наши субпоставщики отозвали претензию, связанную

спросрочкой в поставке.

7.Стороны контракта должны стремиться к дружественному разрешению споров и противоречий.

8.Настоящим предъявляем претензию фирме НЕКО на стоимость поврежденного товара, а именно на 69 000,00 долларов США.

9.В своем рекламационном письме Покупатель потребовал, чтобы Продавец уплатил ему 680 фунтов стерлингов в качестве возмещения убытков.

10.Поскольку стороны контракта не смогли договориться о дружественном урегулировании, спор был передан на рассмотрение в Арбитражный суд при ТПП России.

11.Арбитры и суперарбитр были назначены из числа членов Арбитражного суда Стокгольма.

12.Просим Вас избрать арбитра из прилагаемого списка членов арбитражной комиссии.

13.Решение арбитража является окончательным и обязательным для обеих сторон.

14.Поскольку контракт на покупку кофе был заключен в соответствии с правилами Федерации по торговле кофе в Лондоне, спор был передан на разрешение двух арбитров – членов группы арбитров.

15.Арбитраж по этому вопросу должен состояться в Москве, поскольку ответчиком в этом деле является Росинторг.

16.Стороны договорились возложить разрешение дела на единоличного арбитра, который по их просьбе был назначен председателем Арбитражного суда.

17.По получении копии искового заявления ответчик заявил в Арбитраж встречный иск (counter claim).

18.По взаимному соглашению заинтересованных сторон Арбитражный суд не потребовал обеспечения суммы претензии.

19.Истец предъявил иск об убытках.

20.Ссылаясь на Ваше письмо от 25 июня 20__, подтверждаем, что контракт предусматривает арбитраж в стране ответчика. Так как задержка в поставке была вызвана причинами, которые мы не могли предотвратить, мы считаем Вашу претензию необоснованной.

ARBITRATION CLAUSE

21.Мы оставляем назначение нашего арбитра на усмотрение председателя Арбитражного суда.

22.Истец должен внести аванс в счет сборов на покрытие расходов по арбитражному производству.

23.Единоличный арбитр присудил, что расходы по арбитражному производству должны быть распределены между двумя сторонами следующим образом…

676

24.Уважаемые господа!

В ответ на Ваше письмо от 16 апреля 20__ года сообщаем, что не в состоянии принять Ваше предложение о дружественном урегулировании спора.

Мы считаем, что сумма, требуемая нами в качестве возмещения убытков, обоснована и не может быть оспорена Вами. Ссылаемся на арбитражную оговорку контракта № 78-908, которая гласит: «Если споры между сторонами не могут быть разрешены дружественно, они должны быть переданы на разрешение в Арбитражный суд при ТПП России в Москве». В соответствии с вышеуказанным мы передали наш спор на рассмотрение в арбитраж и назначили г-на Сколкина нашим арбитром. Список арбитров, из которых Вам надлежит выбрать Вашего арбитра, будет прислан Вам Арбитражным судом.

Снетерпением ждем Вашего ответа.

Суважением,

25.Уважаемые господа!

Подтверждаем наш вчерашний разговор по телефону, во время которого мы сообщили Вам условия, на которых мы согласны урегулировать дружественным путем нашу претензию к фирме «Frantz & Co.» в связи с низким качеством товара по контракту № 78-098.

Как Вам известно, поставщики были вынуждены признать нашу претензию, но они считают требуемую нами сумму завышенной, заявляя, что качество сданного товара лишь незначительно отличается от качества образца, на основании которого был заключен контракт. Мы готовы снизить сумму претензии на 5000,00 долларов США при условии немедленной отгрузки остатка товара по контракту.

В случае отклонения и неудовлетворения нашей претензии мы будем вынуждены передать наш спор на разрешение в арбитражном порядке.

Суважением,

FOCUS 7. Letters to make up.

Write a notice of arbitration. Follow the plan:

refer to the previous correspondence on the problem;

advise of the date of the Points of Claim submitted;

inform of the appointment of your arbitrator;

state that you are ready to withdraw your claim if it is admitted and satisfied;

do not forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

Hold negotiations on including an arbitration clause in your contract. Give reasons and suggest the ways of settling all disputes and differences.

677

FOCUS 9. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1 

DIALOGUE 2

–Здравствуйте, г-н Эндерби. Вы получили претензию, предъявленную Вам в связи с понесенными убытками?

–Yes, Mr Kharitonov, we have received your Letter of Complaint. We have not given you any reply yet, as we are now investigating the matter.

–Я надеюсь, что изучение деталей не займет много времени и в ближайшем будущем Вы удовлетворите наши требования.

–Unfortunately, at the present moment it seems that we are most likely to decline your claim unless you withdraw it, of course.

–Г-н Эндерби, такая позиция Вашей компании может привести к передаче дела в арбитраж, что только увеличит убытки не только для нашей, но и для Вашей фирмы.

–Well, Mr Kharitonov, we have been doing mutually beneficial business for five years and you know that we are always ready to meet the requirements of our customers. We are willing to put things right if any problems arise out of or in connection with our commitments under the contract. But in this very case we think that your complaint is unjustified.

–Прошу Вас незамедлительно представить документы, подтверждающие Вашу точку зрения. Если Вы правы, мы отзовем претензию.

DIALOGUE 3

–Г-н Такер, мы нуждаемся в Вашей поддержке для направления искового заявления в арбитраж по делу против субпоставщиков.

–Yes, of course, we are ready to act on the lines proposed by you as both our companies have suffered losses through the fault of sub-contractors. Which company will be the claimant?

–Истцом будет наша компания, а ответчиком, естественно субподрядчики. Но Вы, как заинтересованная сторона, должны принять участие в назначении арбитра и во всем арбитражном процессе.

–It would be better to entrust the case to a sole arbitrator. Have you given notice of arbitration to the respondent party?

–Все уже отправлено заказным письмом. Мы также уже оплатили авансом издержки арбитражного производства.

–We suggest these expenses should be allocated equally between our two companies.

DIALOGUE 4

–Г-н Болл, благодарю Вас за оперативность в рассмотрении рекламационного письма наших клиентов.

–Well, Mr Sidorov, I apologize for the inconvenience caused to your customers. We fully accept your claim and are ready to satisfy it on the lines proposed by you.

–Мы полагаем, что устранение дефектов на месте будет лучшим решением. Это сэкономит время и средства.

–Please advise us in writing of your decision. Our specialists will attend to the matter immediately. As soon as they have a list of necessary spares they will leave for your Customers’ plant in Lipetsk.

–Список запчастей у нас с собой. Мне кажется, что при Ваших объемах поставок в этот регион было бы целесообразно создать сервисный центр на месте.

–Certainly. Due adjustments of complaints are of utmost importance for a sound reputation. A team of Russian specialists is now taking a training course in Stuttgart. They will handle service of our equipment in Russia.

DIALOGUE 5

–Г-н Кролл, мы вынуждены предъявить Вам претензию. Вот рекламационное письмо.

–That is unpleasant news. What is the matter? Which is the dissatisfied party?

678

–Претензию на Вас выставили наши клиенты из Екатеринбурга. Они требуют возмещения убытков.

–We will give this claim our due attention and thorough consideration. But could you inform me of the details and particulars? The machine has passed complete inspection and the Works’ Tests. It was put in operation two months ago.

–Заводчанам не удалось добиться гарантированной мощности и производительности станка. Но поскольку срок гарантии еще не истек, я считаю, они имеют полное право предъявить претензию и передать дело в арбитраж.

–Arbitration is expensive nowadays, and we do not regard their claim as unjustified, though they may have failed to comply with our operation and maintenance instructions.

679

DIALOGUE 6

–Mr Bukin, I wish you had abandoned the claim as after thorough consideration we have to reject it. Here are the grounds – a complete set of the documents on the matter.

–Наши клиенты считают Вас ответственными за нарушение контракта. В ближайшее

время претензия будет передана на рассмотрение в Арбитражный суд при ТПП

в Москве.

–But it is stipulated in the contract that arbitration should be held in the country of the respondent party. You are the claimant so you should apply to the Arbitration Commission of Milan in Italy.

–Нет возражений. Вы будете уведомлены о передаче дела в арбитраж заказным письмом. Вам также будет направлена копия искового заявления. Своего арбитра Вы выберете из списка членов комиссии.

–Maybe we shall entrust the case to a sole arbitrator rather than to a panel of arbitrators. Though I still hope that your customers will withdraw the claim. We have a chance of solving this matter amicably by mutual consent.

–Мы незамедлительно передадим представленные Вами документы нашим клиентам и сообщим Вам их решение.