Установление целей

Контроллинг

Разработка рекомендаций для принятия управленческих решений

Планирование

Анализ планов, результатов и отклонений

Управленческий учет

Информационные потоки

Контроль

Мониторинг

Рис. 1.1 Функции контроллинга

К установлению целей относится задание всех общих экономических и неэкономических целей, то есть разработка концепции предприятия – материальных целей (область деятельности, отрасль, группы потребителей), социальных целей (имидж предприятия, взаимоотношение с партнерами, работниками, государство и т.д.), стоимостные цели (прибыль, ликвидность). В основе установления целей лежит анализ и прогноз развития внешней и внутренней среды.

Задачи контролера при установлении целей:

• определение качественных и количественных целей предприятия;

• выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей.

Планирование – превращение целей предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования – анализ сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и опасностей (так называемый SWOT-анализ). На основе этого разрабатывают сначала стратегию предприятия, а затем план. План позволяет предприятию оценить, насколько реально достижение поставленных целей, что помогает, а что мешает их достичь. План – это количественное выражение целей предприятия и разработка путей их достижения. Планы разрабатывают как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению.

Задачи контролера:

• разработка методики планирования;

• координация деятельности разных подразделений и служб предприятия в процессе планирования;

• оценка планов, определяя насколько они, соответствуют целям предприятия, насколько они стимулируют к действию, насколько реально их исполнение;

• информационная поддержка при разработке отдельных планов;

• составление сводного плана предприятия.

Управленческий учет – отражение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Как элемент системы контроллинга он принципиально отличается от бухгалтерского финансового учета. Специфика управленческого учета состоит в том, что он ориентирован на информационные потребности руководителей предприятия и подразделений, на поддержку принятия управленческих решений, а бухгалтерский учет нацелен прежде всего на внешних пользователей.

Задачи контролера:

• сбор и обработка информации;

• разработка и ведение системы внутреннего учета;

• унификация методов и критериев оценки деятельности предприятия и его подразделений.

Система информационных потоков – важнейший элемент системы контроллинга на предприятии. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие воздействия – это информация особого рода. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Причем чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации. Применительно к предприятию это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия – тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контроллинга - информационная поддержка управления, решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы информационных потоков на предприятии. Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии.

Задачи контроллера:

• Разработка архитектуры информационной системы

• Стандартизация информационных носителей и каналов

• Сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных

• Обеспечение экономичности функционирования информационной системы

Имея плановую и учетную информацию, руководитель может осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. На основании мониторинга делают выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике их изменения, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать.

Задачи контроллера:

• отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени;

• составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц).

На основании всей собранной информации система контроллинга осуществляет контроль.

Контроллинг не тождественен контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия, а контроллинг нацелен на перспективу. В системе контроллинга акценты смещаются с просто фиксирования прошлых фактов в сторону перспективного, опережающего контроля, а также оперативного отслеживания текущих событий; в фокусе контроля оказывается не прошлое, а настоящее и будущее.

Задачи контроллера:

• определение величин, контролируемых во временном и содержательном разрезах;

• сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;

• определение допустимых границ отклонений величин.

Все предыдущие элементы контроллинга – от планирования до мониторинга реализации планов – необходимы в первую очередь для обеспечения возможности анализа.

Анализировать можно и прошлое, и настоящее, и будущее. Анализ прошлого направлен на оценку результатов прошлой деятельности предприятия (добилось ли предприятие поставленной цели? что ему помогло, что помешало? каковы сильные и слабые стороны предприятия?). Анализ настоящего помогает определить, что происходит на предприятии в настоящее время и в каком направлении оно развивается. Анализ будущего оценивает, сможет ли предприятие добиться поставленных целей, какие возможности перед ним откроются, с какими рисками придется столкнуться. Все эти виды анализа осуществляются в рамках системы контроллинга.

Задачи контроллера:

• анализ отклонений контрольных величин;

• интерпретация причин отклонений плана от факта.

На основе анализа вырабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллер определяет, какие альтернативы действий есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения целей предприятия. На основе таких рекомендаций руководитель может осмысленно действовать.

Э. А, Уткин и И. В. Мырынюк считают, что механизм контроллинга основан на четырех принципах: движения и торможения, своевременности, стратегического сознания, документирования.

Принцип движения и торможения. Разработка и реализация правильных (обоснованных) стратегических решений – необходимые условия успешной деятельности предприятия и его движения вперед. Контроллер обязан активно воздействовать на работников, тормозящих прогресс, добиваться постоянного обновления всей деятельности фирмы, особенно в сфере менеджмента. Принцип движения и торможения в контроллинге создает объективные условия для постоянного выявления и внедрения нового, прогрессивного и эффективного в практику конкретного предприятия с учетом его специфики и возможностей.

Принцип своевременности. Контроллинг как функция, ориентированная на будущее, служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Способность компании своевременно реагировать на рыночные изменения зависит от временного интервала между возникновением нового шанса или риска и конкретным действием, а также от затрат времени на изменение плана и внедрение новинки.

В интересах укрепления предприятия контроллер обязан учитывать вновь возникающие шансы и риски, их возможное влияние на прибыль. Поэтому контроллер постоянно наблюдает за «окружающей средой» сотрудников, от которых постоянно поступает множество сигналов; определяет, какая информация важна и кто принимает решения, каким образом передать информацию тем, кто их выполняет.

Принцип стратегического сознания. Информация, полученная от работников, имеет важное значение для проведения мероприятий, обеспечивающих устойчивое будущее предприятия. Руководители предприятия, его подразделений и сотрудники на практике нередко принимают тактические решения, приносящие быстрый экономический эффект и реальные выгоды в текущем плане, но не соответствующие стратегическим задачам предприятия. В результате, выиграв (и порой немало) сегодня, фирма может гораздо больше потерять завтра. Стратегическое сознание, следовательно, представляет собой фильтр, предотвращающий реализацию оперативных, сиюминутных решений либо их модификаций, чтобы они соответствовали стратегическому плану.

Принцип документирования. Целью этого принципа является создание условий для проверки: соблюдались ли цели и задачи стратегического контроллинга в действительности. В стратегическом контроллинге информация представляется в виде письменных сообщений с предварительной оценкой их значимости. Письменная форма принуждает информатора к продуманному, полному и точному представлению положения дел. Документирование позволяет в любой момент установить посылающего и принимающего информацию, дату передачи и ее содержание. Необходимо также оценивать достоверность и полноту информации. Благодаря принципу документирования решения по оперативным вопросам принимаются с учетом стратегической позиции фирмы, стимулируя тем самым первоочередную реализацию стратегических целей. Принцип документирования является также инструментом для контроля за соблюдением других принципов контроллинга [16, c. 19-22].

Таким образом, основная задача контроллинга – нацеливать систему управления предприятием на достижение поставленных целей. Поэтому контроллинг является сложной конструкцией, объединяющей в себе такие различные элементы, как установление целей, планирование, учет, контроль, анализ, управление информационными потоками и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений. Вследствие своей интегрированности контроллинг обеспечивает синтетический, целостный взгляд на деятельность предприятия в прошлом, настоящем и будущем, комплексный подход к выявлению и решению встающих перед предприятием проблем.