Оголошення

В умовах ринку поширеними стають різного змісту оголошення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.

Оголошення — це інформаційний документ, адресований певному колу зацікавлених і призначений для публічного ознайомлення.

За змістом оголошення поділяються на:

• повідомлення про майбутню подію;

• повідомлення про потребу в послугах;

• можливість надання послуг.

Класифікаційні ознаки оголошення як документа:

• за походженням — приватний/службовий;

• за місцем створення — зовнішній;

• за призначенням — інформаційний;

• за напрямом — вихідний;

• за формою — індивідуальний;

• за ступенем гласності — звичайний;

• за стадіями створення — оригінал;

• за терміном виконання — безстроковий.

Оголошення про майбутню подію має таку послідовність реквізитів:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

• дату події, проведення заходу;

• місце проведення;

• організатора;

• зміст події (порядок денний);

• коло осіб, які запрошуються на подію;

• умови входу.

3. Підпис (якщо треба, назва установи чи посада, прізвище автора)

В оголошеннях про потребу в послугах або про можливість надання послуг, крім основної інформації слід вказати адресу, телефон автора документа.

Формулювання будь-яких оголошень мають бути короткими і стислими.

Запрошення

Одним з поширених документів, що не втратив свого призначення і сьогодні, є запрошення — коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти у ній участь.

Класифікаційні ознаки запрошення як документа:

• за походженням — приватний/службовий;

• за місцем створення — зовнішній;

• за призначенням — інформаційний;

• за напрямом — вихідний;

• за формою — індивідуальний;

• за ступенем гласності — звичайний;

• за стадіями створення — оригінал;

• за терміном виконання — терміновий.

Запрошення повинно містити такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Дата і час події (виділяють іншим шрифтом).

4. Порядок денний.

5. Тематика події (виділяють іншим шрифтом).

6. Прізвища і телефон відповідальної особи.

7. Маршрут проїзду.

Варіювання у виборі реквізитів залежить від змісту запрошення та його походження (приватне чи службове/офіційне).

Оформляється на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. До вищих за службовим становищем осіб вживаються формули ввічливості й подяка за увагу.

Службові записки (доповідна, пояснювальна)

Доповідна — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.