5.2. Підготовчий етап ділового спілкування. Види діяльності на етапі підготовки спілкування та їхня характеристика
Планомірна підготовча робота представляє собою визначену систему, яка включає такі види діяльності як встановлення мети ділового спілкування, урахування особливостей співрозмовника, розробка стратегії і тактики ділового спілкування, підготовка робочого плану комунікації. Необхідно розуміти, що підготовка до ділового спілкування – справа складна і відповідальна. Час підготовки ніколи не повинен бути меншим за час тривалості самого процесу спілкування.
Рис. 5.1. Етапи підготовки ділового спілкування
Види діяльності на етапі підготовки ділового спілкування:
Проведення попереднього аналізу ділової обстановки.
Розробка цілі контактів, які мають відбутися.
Визначення тем, які повинні бути обговорені під час комунікації.
Конкретизація головної мети.
Пошук альтернативних (запасних) цілей.
Попередня підготовка ділового спілкування допомагає захопити ініціативу в діловому спілкуванні й підвищити його результативність на 20%. Підготовча робота передбачає планування майбутньої комунікації з урахуванням особливостей особистості співрозмовника.
Врахування особистості співрозмовника
|
Тип співрозмовника і його характерні риси |
Стиль поведінки по відношенню до співрозмовника |
|
Сварлива людина, «нігіліст» – під час бесіди нетерпелячий, нестриманий, збуджений. |
Залишитись у межах професійної бесіди й бути спокійним. Надати можливість іншим спростовувати його твердження.
|
|
Позитивна людина – налаштована на позитивну, результативну роботу |
Надати можливість підвести підсумки комунікації. Помірно включатись у дискусію.
|
|
«Всезнайка» – думає, що все знає найкращим чином, про все має свою думку. |
Прохати інших співрозмовників виразити певну позицію по відношенню до його тверджень.
|
|
«Базіка» – часто безтактно й без видимої причини перериває хід бесіди. |
З максимальним тактом зупинити. Встановити й чітко додержувати регламент виступів.
|
|
«Боягуз» – відрізняється нестатком впевненості, охоче промовчить із-за остраху виглядати нерозумним. |
Ставити легкі питання; застосовувати підбадьорюючі формулювання, подякувати за любий внесок у бесіду. |
|
Холоднокровний неприступний співрозмовник – замкнутий, відчуває себе поза темою і ситуацією конкретної бесіди.
|
Зацікавити його в обміні досвідом, спробувати з’ясувати особисту думку по конкретному питанню. |
|
Незацікавлений співрозмовник – тема бесіди його зовсім не цікавить. |
Розпитати його про роботу, навести приклади з кола його інтересів.
|
|
«Важний птах» – такий співрозмовник не виносить критики – ні прямої, ні непрямої; відчуває себе вище інших і веде себе відповідно. |
Непомітно запропонувати йому і надати можливість зайняти рівноправне з іншими учасниками бесіди положення. Не застосовувати прямої критики.
|
|
«Чомучка» – постійно задає питання незалежно від того, чи мають вони реальну основу чи надумані. |
Спрямувати його питання на усіх співрозмовників (при умові, що вони стосуються теми бесіди). На питання інформаційного характеру відповідати відразу. Якщо можливості надати відповідь негайно нема, слід вголос визнати правомірність постановки такого питання.
|
Види діяльності на етапі «Врахування особливостей співрозмовника»:
Вивчення й аналіз системи, в якій знаходиться співрозмовник, його оточення і спілкування.
Вивчення позиції, компетентності, функцій, положення співрозмовника.
Вивчення особливостей, основних принципів, упереджень, хобі співрозмовника.
Вивчення потреб, бажань, обмежень співрозмовника.
Вивчення особливостей інших співрозмовників і їх взаємозалежності.
Ознайомлення з класифікацією «абстрактних» співрозмовників.