Синтаксичні засоби досягнення переконливості професійного спілкування

Особливості ділового синтаксису: відсутність питальних та окличних речень, уживання непрямої мови, прямий порядок слів, переважання пасивних конструкцій, нанизування форм родового й орудного відмінків тощо. Аналіз типових помилок: змішування інфінітивних і номінативних конструкцій; прямий переклад дієприкметникових зворотів; зловживання дієприслівниковими зворотами; використання спільного додатка при дієсловах, що вимагають неоднакових відмінків; зміна синтаксису стійких словосполучень; тавтологічні словосполучення. Способи викладу матеріалу у документах: розповідь, опис, міркування. Типи текстів і правила синтаксичного оформлення документів з господарської діяльності і обліково-фінансових документів. Вплив синтаксису на етику ділового спілкування (прямий і зворотний принцип викладу матеріалу; використання активних і пасивних зворотів, відокремлень тощо).

Для досягнення позитивного результату в межах ділового стилю треба переконати ділового партнера в необхідності прийняти рішення, сприятливе для протилежної сторони. Проблематичність цього надзавдання полягає у тому, що діловий стиль обмежений у виборі мовних засобів і не дозволяє проявів емоційності або суб’єктивності.

Так, писемна форма професійного спілкування відрізняється від розмовного, публіцистичного або художнього стилів тим, що вона базується на об’єктивності, логічній послідовності, уніфікації й доказовості, і тому будь-яке “втручання” особи у струнку композицію документа розглядається як руйнування його юридичних основ. На перший погляд, значно легше досягти позитивного результату при усній формі, бо в цьому випадку внутрішнє прагнення до об’єктивності скріплюється зовнішньою простотою й емоційністю розмовно-публіцистичних виступів. Але це тільки на перший погляд. Насправді, складним якраз і є визначення міри суб’єктивності залежно від форми спілкування, яка повинна спиратися на єдність з аудиторією або співрозмовником для створення атмосфери неупередженості й об’єктивності.

За таких умов в усній і писемній формах професійного спілкування мовні акценти повинні бути різними. Так, у писемній формі хіба що не єдиною можливістю зробити документ “живим” і психологічно впливовим є використання обмеженої кількості способів викладу матеріалу і синтаксичних засобів службового мовного етикету, а в усній, як правило, переконливість залежить від зовнішньої і внутрішньої культури керівника або промовця, що виявляється передусім у його вимові, лексиці й засобах мовного етикету.

Таким чином, про синтаксис речення й тексту слід говорити у межах писемної форми професійного спілкування.

Синтаксис писемної форми вимагає обов’язкового дотримання нейтральності тону ділових повідомлень, чіткої і стрункої композиції тексту, тому для нього характерні такі ознаки:

– практично повна відсутність питальних і окличних речень;

– уживання непрямої мови (пряма мова можлива лише при цитуванні певного документа);

– прямий порядок слів (підмет має, як правило, форму теперішнього часу для створення ефекту позачасовості і ставиться перед присудком, а узгоджене означення – перед означувальним словом; вставні слова виносяться на початок речення);

– переважання пасивних конструкцій (вони акцентують увагу не на провині конкретної особі, а на дії, яка випливає з попередньої ситуації: не розробляє, задовольняє, затверджує, а розробляється, задовольняється, затверджується), інфінітивів (зобов’язати, затвердити, попередити), дієприкметникових і дієприслівникових зворотів;

– нанизування форм родового й орудного відмінків з великою кількістю віддієслівних іменників (забезпечення – кого? чим?).

Таким чином, у діловому документі все робиться для того, щоб у тексті не було жодного суб’єктивно-оціночного моменту, а головна увага зосереджувалася не на виконавцях чи діях, а на об’єктивних фактах, які їх супроводжують (не Ви не виконуєте план постачання вагонів…, а План щодо постачання вагонів не виконується). З іншого боку, відсутність суб’єктивності, позачасовість і лаконічність обмежують граматичні можливості мови і переконливості документа, що звужує його націленість на максимально позитивний результат. Цю суперечність можна вирішити маніпулюванням різними формами побудови словосполучень, речень і цілого тексту.

Так, дієприслівниковим зворотом не можна висловити значення часу, причини й умови, тому в таких випадках слід зберігати підрядні речення. Порівняйте: Познайомившись із справою… і Коли ми познайомилися зі справою…). Крім цього, велика кількість зворотів робить текст занадто канцелярським, що вимагає “розрядити” його підрядними реченнями, серед яких переважають з’ясувальні, означальні, мети й умови.

Порівняйте:

Спираючись на отриману інформації, вони змінили робочі операції, усунувши зайві, непродуктивні рухи і, використовуючи стандартні процедури і обладнання, прагнули підвищити ефективність роботи… і

Спираючись на отриманій інформації, вони змінили робочі операції, щоб усунути зайві, непродуктивні рухи, і використовували стандартні процедури і обладнання для підвищення ефективності роботи…

Підрядні речення у таких випадках мають чіткі правила розташування: означальні підрядні речення ставляться поряд з іменником, до якого вони належать; з’ясувальні найчастіше стоять після присудка, а обставинні речення мети й причини розміщуються і перед головним словом, і після нього залежно від акценту автора.

Громіздким і непереконливим стає текст при зловживанні віддієслівними іменниками (Вивчення стану справ з метою поліпшення виробничого процесу. Краще для поліпшення…, або Щоб поліпшити виробничий процес, необхідно…). Ось чому іменники бажано “розщеплювати” на допоміжне дієслово і віддієслівний іменник, що робить дію більш широкою й узагальненою: давати вказівки, вести пошук, дати доручення, встановити порядок, провести операцію, надати допомогу тощо. Розщеплений присудок здатний передавати точні термінологічні значення і створювати колорит ділового тексту. Крім цього, багатослівний розщеплений присудок зосереджує увагу читача на інформації і фіксує її в пам’яті одержувача.

Типові помилки в синтаксисі писемної форми виникають найчастіше при перенесенні синтаксичних особливостей російської мови на українську, а також при невмінні реалізувати основні вимоги до мови документів на практиці, що знижує переконливість тексту. Ось деякі з них:

1. Змішування у межах одного речення інфінітивних і номінативних конструкцій:

Зобов’язання банку:

– відкрити Клієнтові розрахунковий рахунок за умови подання ним усіх документів, передбачених законодавчими актами України;

– здійснення за дорученням Клієнта розрахункових та касових операцій у національній валюті України (треба Здійснювати за дорученням Клієнта розрахункові та касові операції…).

2. Прямий переклад дієприкметникових зворотів теперішнього часу, які в українській мові мають перекладатися як підрядні речення: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на генеруючі і використовуючі електричну енергію. Треба: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на ті, які генерують і які використовують електричну енергію.

3. Зловживання дієприслівниковими зворотами на початку абзацу або тексту, що ускладнює текст документа: Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1996 року № 1029 “Про вдосконалення порядку здавання в оренду житлових приміщень”, наказую…Краще: Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України… і далі за текстом.

4. Використання спільного додатка при дієсловах, які вимагають неоднакових відмінків: Ми повинні прагнути до вдосконалення і повного опанування методами (опанування – методами, але вдосконалення – методів).

5. Заміна слів, відмінків або підміна прийменників під впливом російської мови у стійких словосполученнях (для душі, для відома замість до душі, до відома). Для правильного вживання відмінків слід пам’ятати:

багата на що?, але славиться чим?,

властивий кому?, але характерний для кого?,

дорівнювати чому?, але рівнятися на що?,

завідувач чого?, але завідуючий чим?,

загроза чого, чому?, але погроза чим, кому?

опанувати що?, але оволодівати чим?,

оснований на чому?, але заснований ким?,

сповнений чого?, але наповнений чим?,

торкатися чого?, але доторкатися до чого?

6. Вибір прийменника або форм керування під впливом російської мови, наприклад: подготовиться к чему – підготуватися до чого; случилось по вине – трапилось через провину, соответственно приказу – відповідно до наказу тощо (див. табл. 26).

7. Об’єднання у межах одного тексту тавтологічних словосполучень, родових і видових понять, тобто не розуміння суті однорідності. Так, у реченні Було закуплено нову апаратуру, прилади і пристрої значення виділених слів збігаються; у реченні Посіяно зернових – 300 га, бобових – 50 га, ячменю – 35 га поєднані родові й видові поняття (треба Посіяно зернових – 300 га, у тому числі ячменю – 35 га, бобових – 50 га).

Способи викладу матеріалу залежать від виду документа, його приналежності до рівнів стандартизації (низького чи високого), поставленої мети, а також ступеня обізнаності укладача з нормами етикету.

Документи з високим рівнем стандартизації, у яких передбачений не лише формуляр документа, а й текст (за винятком цілком конкретних відомостей), – це прерогатива спеціалістів-документознавців, у яких вибір слів або конструкцій обмежений до мінімуму вимогами Держстандарту й особливостями стандартизованих і уніфікованих бланків.

Що стосується документів з низьким рівнем стандартизації, у яких вибір слів, словосполучень і цілого тексту зумовлений змістом, ситуацією або певними обставинами ділового спілкування, то тут результат залежить не тільки від “сухих” цифр, фактів й об’єктивної інформації, але й від того, як їх подати за допомогою більш “вільних” мовних засобів.

Існує три типи побудови текстів у документах з низьким рівнем стандартизації: розповідь, опис і міркування.

При розповіді події, явища й факти викладаються у хронологічній послідовності. Класичними формами розповіді є автобіографія, протокол (іноді звіт), де весь текст підпорядкований зовнішній логіці. Тут не може існувати причинно-наслідкового аналізу і не дозволяється переставлення або приховування певної інформації, тому єдиною можливістю формування позитивного враження стає об’єднання другорядних і не дуже привабливих фактів у межах більш вагомих і суттєвих для укладача документа або підкреслення залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованими й лоґічно виправданими.

Опис, як правило, використовується у звітах, актах, наказах і постановах. У ньому характеризується подія або явище через перерахування ознак і властивостей, тобто не в процесі, а в певній часовій точці виміру. Опис включає загальну характеристику явища, а частини, які обґрунтовують, доповнюють або конкретизують її, звуться елементами опису. Ось чому переконливість документа, складеного за принципом опису, залежить від вміння правильно підібрати й розташувати його елементи.

Найскладнішим способом викладу матеріалу у документах є міркування. У ньому лоґічно послідовний ряд визначень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ через причинно-наслідковий аналіз –шляхом зіставлення, порівняння й розкриття змісту цих зв’язків. При такому способі треба чітко уявляти собі головну мету всього документа, щоб втілити в його композицію таку лоґічну форму висловлення думки, як доказ. Саме від визначеної мети й підбору для її реалізації фактів і доказів залежать висновки ділового партнера щодо подальшої співпраці.

Міркування – класична прероґатива службових або пояснювальних записок. Але частіше за все проблему в цих та інших видах документів можна вирішити тільки через взаємодію і доповнення всіх трьох способів викладу матеріалу. При такому об’єднанні домінувати все ж таки буде міркування, у межах якого за певних обставин використовуються елементи розповіді або опису.

Послідовність викладу матеріалів у такому разі визначається формою побудови конкретного доказу: від узагальнень до фактів (дедуктивний метод) або від фактів до узагальнень (індуктивний метод). Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини постановки питання саме у такому ракурсі, а наприкінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на його початку, а потім даються пояснення, наводяться факти й розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Проте, який би спосіб не вибрав автор, документ повинен відповідати таким вимогам:

– видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції;

– не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів;

– бути складеним за встановленою формою;

– бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах;

– бути бездоганно відредаґованим і оформленим.

Для цього появі документа передує копітка підготовча робота, тим більша, чим важливіший документ: виклад повинен вестись за чітко продуманим планом, продуманою лоґічною структурою і підпорядковуватися основному композиційному елементу – меті; текст має викладатися у нейтральному тоні і не припускати двозначних тлумачень. Кожен документ, навіть викладений однією фразою, умовно поділяється на дві частини: обґрунтування і висновки (або пропозиції, рішення, прохання, розпорядження тощо). Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа ускладнюють сприймання тексту, роблять слабкими його переконливість і дієвість.

У цьому плані не можна недооцінювати роль службового мовного етикету, який надає можливість навіть у “сухому” діловому стилі вживати словесні форми ввічливості, прийняті у даному суспільстві (Дякуємо Вам за своєчасну відповідь; Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію тощо), і торкатися національних уподобань громадськості.

Так, лист, адресований окремій людині, доречно починати звертаннями і вступними компліментами, особливо якщо він містить неґативний зміст і сама відмова висловлена в ньому стримано і ввічливо (Шановний (Вельмишановний)…, Шановний (Вельмишановний) пане…, Шановна пані…, Шановні панове (колеги), Вельмишановний професоре!, Шановний лікарю! Ми дуже раді…, Нам особливо приємно…), а закінчувати словами З повагою, З глибокою пошаною, Ще раз дякуємо Вам, Хочемо ще раз подякувати Вам. Проте надмірна ввічливість справляє неґативне враження.

Питання мовного етикету набувають особливої актуальності при складанні різних типів листів-відмов і листів-вимог. Так, наприклад, лист-відмову треба розпочинати не з констатації відмови, а з пояснення, чим вона викликана. Це надає можливість продовжувати надалі ділові стосунки і не справляє неґативного враження. Адже лист, укладений в різкому тоні, знижує ефективність ділового писемного спілкування і створює нервові, напружені стосунки між діловими партнерами.

Щодо листів-прохань, то при їх написанні треба пам’ятати, що очікуваний результат може бути у ньому лише підказаний, а не нав’язаний адресатові. У таких випадках доречно просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду питання і винесення певного рішення.

У листах-відповідях для підкреслення особливого значення питання треба вказувати номер, дату, тему листа, на який дається відповідь, а краще навіть короткий опис попередньої інформації (Як зазначено у Вашому листі за номером… від…, де йшлося про…).

Великі можливості для вираження етичної оцінки приховані у використанні активних і пасивних зворотів, відокремлень для пом’якшення катеґоричності тону й досягнення максимально позитивного результату.

Так, пасивна конструкція Моє розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів не виконується (тут нема лоґічного суб’єкта) буде більш дієвим, ніж активний зворот Ви не виконуєте мого розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів, бо в першому випадку акцентується не провина конкретної особи, а факт невиконання, що розширює коло тих, на кого впливає документ.

Те саме стосується ситуацій, коли факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на особу: Оплата ґарантується… Лист надіслано… та ін. Проте у випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дії, вживається активна форма (тут граматичний і лоґічний суб’єкти співпадають): Міністерство освіти і науки не заперечує проти того, щоб…; Завод не ґарантує якості після шести місяців експлуатації приладу в умовах підвищеної загазованості.

Вдало використані відокремлення виконують у діловій кореспонденції велику кількість функцій: створюють ефект емоційності й людяності (порівняйте: Ваше прохання не може бути задоволене і На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з об’єктивних причин); демонструють обізнаність компаньйона з викладеною нижче інформацією, що справляє позитивне враження (Як Вам уже відомо, ми…); формулюють причини, які стали підставою для прийняття рішення, за допомогою дієприслівникових зворотів (Познайомившись зі справою,… Зважаючи на обставини,… Беручи до уваги,…та ін.).

Для того, щоб думка не була висловлена катеґорично, не образила ділового партнера і мала максимальну переконливість, вона повинна випливати з самої лоґіки фактів. Порівняйте впливовість різних ділових зворотів у розпорядженні:

Ви повинні бути на нараді (текст звучить як наказ, висловлений у прямій формі, – впливовість мінімальна);

Ваша присутність на нараді обов’язкова (текст більш стриманий, значить, більш впливовий, але все ж таки катеґоричний);

Ваша присутність на нараді необхідна (у тексті є завуальована інформація про професійний рівень підлеглого, що створює ефект позитивної дії);

Ваша присутність на цій нараді необхідна (у тексті робиться акцент на важливості цієї наради для самого підлеглого);

Ваша присутність на цій нараді просто необхідна (іншими словами, Без Вас не обійтись – впливовість і переконливість максимальна).