2. Вимоги до складання і оформлення документів

Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1)Документ повинен видаватися повноважним органом або осо-бою у відповідності до її компетенції.

2)Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

3)Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки. Важливо, щоб інформація, яка міститься в документах, була повною і достовірною.

4)Документ повинен бути складений за встановленою формою, зразком, дотримання якого обов’язково для всіх.

5)Документ має бути бездоганно відредагований і написаний офіційно-діловою мовою.

Отже, зовнішній вигляд документа є незапереченим свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи оформлені неохайно, виконані недбало, – це означає, що в установі низька культура праці (прикладом чого можуть бути п’ятий або шостий примірники машинопису, де окремі слова зовсім нерозбірливі, або документи, надруковані на тонкому прозорому папері тощо).

3. Способи викладу матеріалу в документі

Загальні вимоги, які визначають специфічність викладу інформації в будь-якому документі, полягають в наступному: 1) виклад належить вести за чітко продуманим планом; 2) ні в загальній системі викладу, ні в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. За способами викладу інформації, яка міститься в документах, прийнято виділяти: опис, розповідь, міркування.

Розглянемо кожний з цих способів викладу інформації окремо.

У розповіді мова йде про події, явища, факти реальної дійсності в їх хронологічній послідовності. Розповідь як тип тексту широко використовується в таких службових документах, як автобіографія, звіти, протоколи, інформаційні повідомлення, інструкції. У розповіді важливо виділити головні події, найбільш суттєві факти. При цьому слід зауважити, що тривалість подій в часі і ступінь важливості їх не завжди прямо пов’язані між собою. Наприклад, виступ на зборах може бути багатослівним, але не змістовним і навпаки лаконічним і ємним за змістом.

Як відомо, послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше більш зовнішньому хронологічному принципу. Порушення цього принципу призводить до таких помилок, як: “Я, Коваленко Петро Іванович, народився 20 серпня 1972 року в с. Моринці Черкаського району Черкаської області. Неодружений. Маю батьків: Коваленка Івана Олександровича и Коваленко Марію Петрівну. У 1979 році пішов у перший клас середньої школи… . Для розповіді як способу викладу інформації характерна широка вживаність дієслів доконаного виду, минулого часу, числівників.

Опис характеризує явище (предмет, особу, подію) шляхом пере-рахування його ознак, особливостей, властивостей. Звичайно, опис включає загальну характеристику явища, яка конкретизується, обґрунтовується елементами опису. Опис як спосіб викладу інформації вживається в звітах, актах, наказах, постановах, атестаційних характеристиках. Слід пам’ятати, що в тексті-описі елементи опису повинні розкривати дійсно важливі ознаки предмета. Тому елементи опису необхідно розташовувати в такій послідовності, яка б вказувала б на ступінь важливості перераховуваних ознак. Наприклад, в атестаційній характеристиці слід спочатку перерахувати особливості професійної діяльності особи, її ставлення до службових обов’язків. А такі ознаки, як особисті схильності, захоплення, необхідно розглядати в останню чергу або залишити без уваги. Розташування відомостей у порядку їх важливості дасть можливість сформувати загальне враження про об’єкт чи суб’єкт опису. У тексті-описі найчастіше вживаються прикметники, прислівники (Наприклад, Коваленко І.П. – чуйний товариш; до вико-нання службових обов’язків ставиться відповідально).

У тексті, який має назву міркування, логічно послідовний ряд визначень, суджень та висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і доводить певне положення. У міркуванні щось доводиться, обґрунтовується. За допомогою міркування ми розкриваємо процес логічного виведення нового знання про будь-які об’єкти і повідомляємо це знання як результат цього процесу. Саме в міркуванні знаходить своє втілення така логічна форма думки як доказ. Але міркування не можна розглядати як різновид доказу. Тому що доказ – це процес перевірки істинності вже існуючого передбачуваного знання. Міркування як спосіб викладу матеріалу використовується в листах, записках. Для цього способу характерним є вживання причинно-наслідкових речень, вставних слів. Звичайно, більшість документів має змішаний спосіб викладу, де всі способи поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.