Билет № 1
1. Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В соответствии с гостом (ДСТУ 2732:2004) «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять» делопроизводство – это совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленчиской информацией и организация работы со служебными документами.
Слово «делопроизводство» появилось несколько векав назад и означало «делопроизводить», т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы ,закрепляющие принятое решение, достигнутую договоренность.
Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является хранить и передавать ее во времени и пространстве.
Слово «документ» происходит от лат. слова «documentum», что в переводе означает доказательство, свидетельство. Документы широко используются в повседневной деятельности и общественной жизни. Документы играют важную роль в деятельности учреждений, предприятий различных форм.
2. Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:
– секретариат,
– экспедиция (прием, отправка корреспонденции),
– подразделение по регистрации и учету документов,
– подразделение по контролю исполнения документов,
– подразделение по работе с обращениями граждан,
– подразделение по изготовлению документов,
– отдел совершенствования делопроизводства,
– копировально-множительное бюро,
– протокольная группа,
– редакционная группа,
– приемная,
– архив.
Функции:
1. Разработка, внедрение и ведение перечня унифицированных форм док-та (табель, альбом).
2. Разработка и проектирование бланков док-та.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и оформляемых док-ов.
4.Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов; выполнение информационно-справочной работы док-ов. (РКК, журнальная форма регистрации, ПК).
5.Контроль за правильностью оформления документов.
6. Регулирование хода исполнения док-ов, контроль происхождения, исполнения в установленные сроки.
7. Организация компьютерного изготовления текстов док-ов; организация копирования, размножения.
Организационные структуры служб ДОУ:
1)Управление делами (Секретариат, Инспекция, Канцелярия, Отдел защиты информации).
2)Канцелярия (Отдел по приему и обработке документов, Отдел по учету и регистрации документов, Отдел по контролю за сроками исполнения документов, Отдел по работе с обращениями граждан, Копировально-множительное бюро, Архив).
3)Общий отдел (Протокольный отдел, Отдел работы с письмами, Приемная).
4)Секретарь.
3. Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фимы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
