Тема 3. Основні вимоги до тексту документа

Текст – головний реквізит документа. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги: виклад повинен бути чітко продуманим і логічним; основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад його мети; фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим; не можна переобтяжувати текст другорядними деталями; найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню; текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень); зміст має бути викладено в нейтральному тоні; при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформації (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфікації термінів, спрощення синтаксису); рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обґрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання, навіть якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

Автори багатьох підручників рекомендують удосконалювати мову ділових паперів. Серед їх порад найчастіше зустрічаються такі:

1. Текст викладати від третьої особи: Атестаційна комісія ухвалила …. Ректорат висловлює подяку … . Від першої особи пишемо автобіографії, заяви, доповідні, пояснювальні записки, накази.

2. У текстах документів не можна вживати емоційно забарвленої лексики, образних висловів, фразеологізмів тощо.

3. Стійкі словосполучення, стандартизовані сполучення на зразок: згідно з постановою, ужити заходів, у зв’язку з, у порядку надання допомоги, доводимо до Вашого відома потрібно залучати до документів.

4. У документах потрібно вживати прямий порядок слів.

5. Частіше використовувати прості речення, форми ввічливості.

6. Не варто часто використовувати вставні слова і словосполучення, характерні для розмовного стилю: значить, отже, ну, розумієте, так би мовити.

7. Рекомендовано використовувати скорочення слів з метою економії часу і текстової площі. Скорочення слід робити за загально прийнятими правилами: акад. – академік, вид. – видання, вид-во – видавництво, в.о. – виконуючий обов’язки, гр. – громадянин, див. – дивись, доц. – доцент, зав. – завідувач, ін. – інший, ім. – імені, і под. – і подібне, км – кілометр, к.філол.н. – кандидат філологічних наук, м. – місто, напр. – наприклад, НДІ – науково-дослідний інститут, о. – острів, обл. – область, оз. – озеро, проф. – професор, р. – річка, р-н – район, с. – село, смт. – селище міського типу, т-во – товариство, уклад. (при прізвищу) – укладач, К. – Київ.

10. Документи потрібно друкувати лише з лицьової сторони аркуша.

12. Записуючи у тексті документа цифри, потрібно дотримуватися правил:

• цифри від слів відокремлюються проміжком, але букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, не відокремлюються від цифр: квартира 79, справа 56В;

• із відмінковими закінченнями потрібно писати порядкові числівники: 7-а симфонія, 2-ге видання,4-ий том;

• десяткові дроби слід записувати через кому: 2,8; 8,45;

• прості дроби записуються через скісну риску: 3/5; 6/9; 8/53; 7/8; 6 7/9;

• від цифр відокремлюються проміжком в один знак такі знаки: + (плюс), – (мінус), × (множення), : (ділення), = (дорівнює), % (відсоток);

• знаки ′ (хвилина), ′′ (секунда) пишуться із цифрою разом, наприклад: 4′, 56′′; також без проміжку від скорочених слів записуються цифри на позначення мір площі та об’єму, показники степеня, наприклад: м³ (метр кубічний), км² (квадратний кілометр).

14. Записуючи текст, потрібно дотримуватися абзаців, за допомогою яких виділяється кожна нова думка у тексті. Абзац складається у середньому з 4–6 речень. Документи у цьому відношенні складають виняток: абзац у них може бути з одного речення.

15. У тексті використовується і рубрикація – членування тексту на складові частини:

• номер розділу (частини) – 1, 2, 3 …;

• номери підрозділів: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 … (сюди входить номер розділу 1 і номери підрозділів 2, 3, 4);

• номери пунктів: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 … (сюди входить номер розділу і підрозділу 1.1 і номери пунктів: 1, 2, 3);

• слід пам’ятати, що для системи буквеної рубрикації додатків до документів літери Г (г), Ґ (ґ), Є (є), З (з), І (і), Ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч), Ь (ь) не використовують.

Зазначимо, що заголовки текстів потрібно не лише пронумерувати, а й правильно оформити, назвати. Останнім часом не використовують великих заголовків. Дослідники рекомендують, щоб заголовки точно відповідали змістові документа чи його частині, були логічно повноцінними (недвозначними і несуперечливими), якнайкоротшими.

Текст документа найчастіше складається з таких логічних елементів:

• вступ (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання);

• доказ (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали);

• закінчення ( формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також усі вищезазначені логічні елементи – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок викладення логічних елементів тексту.