1.3.Методика внедрения процессного подхода

Что требуется от руководителя для организации внедрения процессного подхода при наличии определенных и согласованных целей и ожидаемых результатов?

Основные требования к руководителям возможно определить следующим образом: - сформировать стратегические цели и показатели деятельности организации; - формализовать и проанализировать цепочку деловых процессов, выполняемых в соответствии с функционалом; - определить перечень процессов организации и связи между ними, смоделировать сеть или систему деловых процессов организации, идентифицировать каждый процесс (об этом подробнее – чуть ниже); - оценить степень документированности и управляемости каждого из процессов; - расставить приоритеты по процессам с учетом их влияния на достижение стратегических целей и показатели текущей операционной деятельности организации; - проанализировать приоритетные процессы (в т.ч. с точки зрения эффективности использования ресурсов) и определить наиболее эффективные технологии их выполнения; - внести необходимые изменения в нормативные документы, регламентирующие выполнение процессов, а также в распределение функций и полномочий среди руководителей организации; - установить показатели для оценки эффективности процессов и подразделений в них участвующих; - на регулярной основе проводить анализ (аудит) процессов и вносить необходимые изменения как в технологии выполнения процессов, так и в нормативные и организационно-распорядительные документы компании.     Итак, основой рассматриваемой методики внедрения процессного подхода является четкое определение делового процесса, сети процессов организации, методов управления процессами,  перестройка организационной структуры на основе анализа цепочек создания ценности. По определенной технологии мы осуществляем создание оптимальной организационной структуры. Далее проводится сегментация процессов в рамках подразделений оптимизированной структуры, причем часть процессов может быть построена по проектному принципу. Возможно внедрение элементов матричного управления.  Далее осуществляется регламентация процессов на верхнем уровне: описываются зоны ответственности, принципы и правила принятия ключевых управленческих решений. На среднем уровне – осуществляется регламентация процессов подразделений и проектов, увязка взаимодействия структурных подразделений, разрабатываются и документируются правила принятия решений, обеспечивается возможность делегирования полномочий. На нижнем уровне осуществляется регламентация (карты процессов типа work flow) для обеспечения приемлемого уровня  вариабельности процессов, снижения процента дефектов, делегирования полномочий и т.п. Создается система показателей для управления процессами, которая ориентирована на:

1. цели учредителей;

2. рыночные цели компании;

3. удовлетворенность клиента.

Разрабатываются и внедряются механизмы обратных связей, механизм мониторинга удовлетворенности внутреннего и внешнего клиента. Запускается и поддерживается цикл PDCA.        Мы считаем, что главным в процессном подходе к управлению организацией является не выстраивание «сквозных», межфункциональных процессов, аорганизация деятельности по принципу «поставщик-клиент»(как внутри, так и вне организации),ориентация на клиента(выявление и исполнение потребностей клиента) и достижение целей стоящих перед организацией.

Определим формальные критерии того, что означает внедрение в компании процессного подхода к управлению:    1) идентифицирована система (бизнес-процессов организации (100% охват деятельности организации);    2) выполнена регламентация бизнес-процессов (и увязка процессов по входам/выходам по принципу «клиент-поставщик» на приемлемом уровне детализации);    3) разработана и внедрена система показателей для управления бизнес-процессами;    4) обеспечена работа владельцев процессов по циклу PDCA (регламентация управленческой деятельности руководителей, планирование улучшений, отчетность по показателям процессов и проч.);    5) разработана и внедрена система мотивации персонала, стимулирующая сотрудников к непрерывному улучшению бизнес-процессов и предупреждению несоответствий.