4. Справавы ліст. Асаблівасці афармлення, класіфікацыя, кампазіцыя, мова справавых лістоў

Справавы ліст уваходзіць у сістэму арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, таму на мовуістыль справавога ліста распаўсюджва-юцца амаль тыя ж самыя законы складання службовых тэкставых дакументаў(пратаколаў, справаздачіг.д.).

Як правіла, аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная, а не фізічная, таму стандарт патрабуе абавязкова называць выканаўцу яго. Большая частка такіх лістоўвізіруеццаіпадпісваецца некалькіміасобамі, што надае яму большую важнасць.

Каліаўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная – арганізацыя, прадпрыемства, установа, фірма, кааператыў, аб’яднанне, – то суб’ект дзеяння атаясамляецца з назоўнікаміса значэннем зборнасці: дырэкцыя, адміністрацыя, кіраўніцтва, калегія, савет дырэктараўіг.д.

Кожны ліст уключае адзін або некалькіаспектаў. Тамуіснуе паняццеадна- імногааспектныя лісты.Аспект– гэта думка (тэма), якая выказана адным або некалькімісказамі. Многааспектны ліст патрабуе пачынаць змест кожнага аспекту (думкі, тэмы) з новага радка – абзаца, якіібудзе служыць паказчыкам пераходу ад адной думкіда другой. Такім чынам будзе значна лягчэй успрымаццаінфармацыя тэксту ліста, можна хутка знайсцінеабходны аспект (абзац), каб спыніццаізасяродзіць наім увагу.

Парушэнне гэтага патрабавання – прытрымлівацца абзацаўу лістах – значна абцяжарвае працэс успрыманняіапрацоўкіінфармацыі.

Напрыклад: “Дзякуем за Вашу просьбу даць прапановы на пастаўку сельскагаспадарчых машын і абсталявання. Паведамляем, што мы маглі б паставіць неабходную Вам тэхніку і абсталяванне ў IV квартале г.г. Просім адказаць нам не пазней за 20 сакавіка г.г.”.

Ціправільна аформлены гэты ліст?Якія аспектыўтрымлівае гэты ліст?Вызначцеіназавіцеіх.

Безумоўна, гэты ліст утрымлівае тры розныя аспекты: удзячнасць, паведамленне, просьбу –ікожны сказ-аспект павінен быўпачынацца з новага радка.

Паводле функцыянальных прыкметаўусе лісты можна падзяліць на дзве групы:

1) лісты, якія патрабуюць адказаў;

2) лісты, якія не патрабуюць адказаў.

Лісты першай групы ўключаюць ліст-просьбу, ліст-зварот, ліст-прапанову, ліст-запытанне, ліст-патрабаванне.

Лісты другой групы, што не патрабуюць адказаў, – гэта ліст-папя-рэджванне, ліст-напамінанне, ліст-пацвярджэнне, ліст-адмова, ліст-распараджэнне, ліст-паведамленне, гарантыйны лістісуправа-джальны.

Кожны ліст мае сваюмоўную формулу, г.зн. устойлівы зварот, словазлучэнне, якія паказваюць на характар функцыігэтага ліста. Напрыклад, моўнай формулай для ліста-просьбы будуць словы“Прашу, просім, звяртаемся з просьбай”; ліста-паведамлення – словы“Паведамляем, даводзім да вашага ведама, інфармуем”іг.д. Па моўных формулахівызначаюць разнавіднасць справавых лістоў.

Кампазіцыя справавога ліста– гэта паслядоўнасць размяшчэння яго састаўных частак (аспектаў). Найбольш рацыянальная структура тэксту справавога ліста складаецца з дзвюх частак: у першай выкладаюцца фактыіпадзеі, якія паслужыліпадставай для складання гэтага ліста, аўдругой частцы – высновы, просьбы, прапановы, рашэнні, распараджэнні.

Напрыклад, кампазіцыяліста-запытанняможа выглядаць так:

– ветлівы зварот;

– абгрунтаванне актуальнасцізапытання;

– змест запытання;

– вынік, якімяркуецца атрымаць, калізапытанне будзе задаволена;

– фармулёўка гарантыі;

– заключныя словы.

Напрыклад: “Накіроўваем Вам дэталёвае апісанне аўтаматычных сістэм кіравання. Матэрыял налічвае 20 старонак тэксту, 5 табліц, 4 малюнкі-схемы. Атрыманне просім пацвердзіць”.

Ліст-просьбаўключае наступныя часткі:

– ветлівы зварот;

– выкладанне прычыны, якая прымусіла звярнуцца з гэтай прось-бай;

–выкладанне самой просьбы;

–вынік, якіатрымаецца, каліпросьба будзе задаволена;

–гарантыі;

– папярэдняя ўдзячнасць ігатоўнасць супрацоўнічаць;

–заключныя словы.

Найбольшую цяжкасць выклікае складаннеліста-адмовы. Заходнііамерыканскідзелавы свет увогуле вельмідалікатна ставіцца да праблемы адмовыіўсваіх зносінах кіруецца пераважна пастулатам вядомага амерыканскага псіхолага Д. Карнегі“Ніколіне кажы чалавеку “не”. А каліяпонец вам кажа: “Я вельмішкадуюіпрашу прабачэння, што сёння не магу разгледзець ваша пытанне. Будзьце так ласкавыіпрыйдзіце заўтра”, то гэта трэба разумець: “Я не вырашу ваша пытанне”.

Кампазіцыяліста-адмовыможа быць такой:

– ветлівы зварот;

– дэталёвае паўтарэнне просьбы;

– абгрунтаванне прычын, па якіх просьба не можа быць выканана;

– канстатацыя адмовы;

– заключныя словы.

Тут належыць звярнуць увагу на заключныя словы. Яны павінны абавязкова выражаць спачуванне, што вы пакуль што, у гэты момант, па незалежных ад вас прычынах не можаце выканаць просьбы, а таксама прапанову аднавіць супрацоўніцтваўбольш спрыяльныя тэрміны. Заключныя словы такога ліста павінны пакідаць партнёру спадзяванне.

Такім чынам, пры складанні афіцыйнага ліста мэтазгодна спачатку пабудаваць лагічную схему яго зместу, абавязкова спасылаючыся на змест папярэдняга, атрыманага вамі ліста.

Як было ўжо адзначана, справавы ліст – гэта дакумент, і на мову яго распаўсюджваюцца тыя ж моўныя штампы, канцылярызмы, характэрныя гэтаму віду дакумента. Вось некаторыя мадэлі і сінтаксічныя канструкцыі справавога ліста:

ліст-паведамленне:

– паведамляем, што …;

– даводзім да Вашага ведама, што …;

– напамінаем Вам аб тым, што …;

– яшчэ раз напамінаем Вам ….

ліст-суправаджэнне:

– накіроўваем Вам …;

– высылаем …;

– дасылаем ….

ліст-прапанова:

– прапануем Вам …;

– мы можам прапанаваць Вам …;

– просім разгледзець нашы прапановы …;

– спадзяёмся, што нашы прапановы будуць разгледжаны …;

– можам рэкамендаваць Вам (даць рэкамендацыі па) ….

ліст-гарантыя:

– аплату

– якасць вырабаў

– тэрміны выканання г а р а н т у е м

– адпаведнасць патрабаванням

– надзейнасць пры эксплуатацыі

– зварот каталогаў у вызначаны тэрмін

Заключныя словы пісьма вельмі важныя, бо з’яўляюцца сігналам для адпаведных дзеянняў другога боку (рэспандэнта).

Напрыклад:

– пераканаўча просім Вас не затрымліваць адказ;

– просім прабачэння за затрымку з адказам, за дапушчаныя памылкі (недакладнасці);

– спадзяёмся, што наша просьба будзе выканана;

– з цікавасцю чакаем Вашых новых прапаноў (заказаў);

– з надзеяй на спрыяльнае вырашэнне нашага пытання;

– мы ўпэўнены, што выкананне нашага заказу знаходзіцца пад Вашым асабістым кантролем і будзем удзячны, калі Вы знойдзеце магчымасці пачаць пастаўку ўжо з лютага г.г.;

– удзячны Вам за прапановы. Яны прыняты ўсе цалкам;

– выказваем Вам глыбокае прызнанне за паслугі, аказаныя нам і нашым партнёрам. Вашы заўвагі дастаткова слушныя, усе яны прыняты і будуць улічаны пры вытворчасці новай партыі пагрузчыкаў;

– мы гатовы выканаць усё, што залежыць ад нас, для таго, каб …;

– аб тэрмінах пастаўкі мы паведамім дадаткова.

Літаратура

1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – Минск, 1990.

2. Веселов, П.В. Как составить служебный дакумент. Экономика / П.В. Веселов.– Минск, 1982.

3. Каўрус, А.А Стылістыка беларускай мовы / А.А. Каўрус.– Мінск., 1992.

4. Каўрус, А.А Дакумент па беларуску / А.А. Каўрус. – Мінск., 1994.

5. Культура речевого общения делового человека: Справочник-практикум. – М., 1996.

6. Паневчик, В.В. Деловое письмо / В.В. Паневчик. – Минск.: Амалфея, 1999.

7. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М., 1997.

ДАДАТАК 1