Тема 5. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку.

Вивчення цієї теми доцільно здійснювати за таким планом:

1. Облікові регістри, їх призначення та класифікація.

2. Способи виявлення і виправлення помилок у бухгалтер­ському обліку.

3. Поняття про форми бухгалтерського обліку.

4. Сучасні форми бухгалтерського обліку в Україні.

1.Облікові регістри, їх призначення та класифікація.

Оскільки об'єкти обліку (засоби, джерела, процеси, розрахун­ки, господарські операції) надзвичайно різноманітні, то й пер­винні документи для відображення їх стану та руху також різно­манітні. До того ж вони досить багаточисельні, тобто однотипні документи часто повторюються. Тому бухгалтерська інформація, відображена у первинних документах як свідчення про здійснен­ня господарської операції (чи про факт господарювання - про­цес або про стан засобів та джерел), підлягає подальшій обробці. В обліковому процесі відбувається групування ("сортування") пер­винної інформації за допомогою регістрів бухгалтерського обліку.

Облікові регістри — це спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для реєстрації, групування і накопичення інформації про об'єкти бухгалтерського обліку. Саме тут слово «форма» вживається у значенні - певна система засобів вираження конкретного змісту.

Процес групування інформації відбувається у кілька етапів, і для кожного з цих етапів застосовують регістри різного змісту і форми. Форма обліку — це система взаємопов'язаних облікових регі­стрів, яка забезпечує здійснення комплексу облікових дій і харак­теризується конкретним способом реєстрації, обробки, технічно­го виготовлення й надання інформації.

Облікові форми - це уніфіковані таблиці, призначені для здійснення облікових дій конкретного змісту:

форми первинних документів — для первинного відображення інформації в момент здійснення господарської операції (або зразу після її завершення чи безпосередньо перед її здійсненням — як дозвіл на певну дію);

форми облікових регістрів — для нагромадження, групування і накопичення інформації певного виду і змісту;

форми звітності — для узагальнення та подання інформації певного змісту різним користувачам за встановленим зразком.

І ще слово «форма» вживається в узагальненому (збірному) значенні, коли мова йде про бланки . Саме в цьому значенні по­няття «форма» іноді плутають з поняттям «документ», підміняю­чи їх одне одним. Тому слід пам'ятати, що будь-яка форма (у значенні — бланк) стає документом, реєстром чи звітом лише після того, як вона заповнена інформацією певного змісту й під­писана відповідними посадовими особами, тобто оформлена на­лежним чином. А незаповнена форма — це лише бланк. Слід відзначити, що цінність первинних документів полягає в тому, що вони є першоджерелом інформації, до їх складання й затвердження причетні безпосередні виконавці господарських операцій та відповідальні особи, а це певною мірою є запорукою достовірності записів у них. Крім того, при здійсненні певних го­сподарських процесів є необхідність в оформленні різних за еко­номічним змістом дій (наприклад, при будь-якому технологічно­му процесі належить документально оформляти витрачання різ­них матеріальних цінностей, нарахування зарплати тощо). І можливість оформлення всіх цих операцій окремими первинними до­кументами {первинний облік) сприяє економічно обгрунтованому групуванню цих даних у подальшому процесі обліку. А цінність і важливість регістрів бухгалтерського обліку як носіїв вторинної інформації полягає в тому, що вони не лише придатні, а й досить зручні для збору, групування, реєстрації та накопичення інформації, однотипної за змістом, але розпороше­ної по багатьох первинних та допоміжних групувально-нагромаджувальних документах, й упорядкування цієї інформації у потрібних масштабах за ознакою часу і простору.

Отже, облікові регістри різняться між собою, а це викликає необхідність їхньої класифікації.

Наукові теоретичні розробки та досвід практичної роботи, узагальнені в підручниках і посібниках з бухгалтерського обліку, у переважній більшості зводяться до класифікації облікових регі­стрів за такими ознаками:

• за формою і зовнішнім виглядом;

• за принципом побудови;

• за характером записів та призначенням;

• за обсягом інформації (ступенем її деталізації);

• за способом збору інформації :

Особливу увагу варто звернути на поділ регістрів за обсягом і ступенем деталізації інформації на аналітичні, синтетичні й ком­біновані.

Для відображення на аналітичних і синтетичних рахунках стану і руху різноманітних об'єктів, в т. ч. й господарських операцій, за­стосовують різні облікові регістри (бланки відповідної форми та змісту). Вони бувають уніфіковані (типові), тобто призначені для обліку в усіх галузях, та спеціалізовані — призначені для конкрет­ної галузі (промисловості, сільського господарства, торгівлі, будів­ництва тощо). Регістри синтетичного обліку в більшості своїй — уніфікова­ні, а регістри аналітичного обліку можуть мати суттєві відмінно­сті, оскільки конкретні об'єкти аналітичного обліку надзвичайно різноманітні навіть у межах однієї галузі, а самих галузей - теж багато. Але є й ряд ділянок обліку, які можна здійснювати в однакових (уніфіко­ваних) аналітичних регістрах у різних галузях, наприклад, облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), розрахунків з працівни­ками, касових, банківських (розрахункових) операцій тощо).

Регістри називаються аналітичними або синтетичними залежно від того, для відображення якої інформації вони призначені - якщо для деталізованої по кожному конкретному об'єкту - аналітичними, якщо для узагальнення інформації по групі об'єктів - синтетичними.