3.4. Технологія обслуговуючого процесу «Партнерські угоди з постачальниками послуг» (ведення переговорів, укладання угод).

Для здійснення своєї діяльності туристична агенція заключає договори про співробітництво з організаціями, підприємствами, приватними підприємцями, які беруть участь у формуванні і просуванні тур продукту. При організації туристської діяльності фірма укладає письмові договори з постачальниками і підрядчиками – вітчизняними і зарубіжними партнерами, які забезпечують туристів належними умовами розміщення і харчування, засобами транспорту, організацією екскурсій та відпочинку, страхування тощо. Договір про співробітництво між тур фірмою та іншими організаціями, які беруть участь в обслуговуванні туристів повинен містити повну інформацію про послуги, вимоги щодо забезпечення захисту і безпеки туристів, їх майна в Україні і за кордоном, визначати відповідальність сторін за якість надання послуг, сервісного забезпечення тур продукту.

За характером угоди в туризмі можна поділити на міжнародні, які регулюються положеннями міжнародного права, та внутрішні, регульовані національним законодавством. За спрямуванням виділяють угоди між суб'єктами ринку виробника та угоди, що укладаються зі споживачем тур продукту (угоди ринку споживача). За терміном дії виділяють угоди довгострокові та кореспондентські. Залежно від напрямку діяльності туроператора при проведенні переговорів з парнерами увага акцентується на різних складових тура. Але основною вимогою при укладанні угоди є категоріальна відповідність всіх складових туру при максимальній варіативності та взаємозамінності його складових.

Туристична агенція укладає договори з: готельними підприємствами, з закладами харчування, автотранспортними підприємствами, авіакомпаніями, залізницями, екскурсійними бюро, музеями, тощо.

Угода між агенцією і готелем стосується умов: бронювання номерного фонду певної категорії в необхідній кількості та вартості цього фонду, сезону та термінів обслуговування, набору послуг стосовно харчування туристів, часу надання послуг харчування, додаткових послуг та додаткових зручностей, строків бронювання та зняття броні без штрафних санкцій та штрафних санкцій за невиконання умов угоди, знижок за умов співпраці.

Між туристичним та готельним підприємствами переважають угоди таких типів: про закупівлю місць з повною оплатою, про квоту місць, про поточне бронювання. В разі, коли харчування не входить до контракту з готелем або існує необхідність організувати харчування туристів поза готелем, укладається угода з підприємством харчування. Така угода повинна містити відомості про кількість туристів, що одночасно обслуговуються, регулярність такого обслуговування та величину замовлень, форму обслуговування, варіанти меню та приблизні ціни на різні раціони харчування, тощо.

Угода з автотранспортним підприємством концентрується на забезпеченні безпеки туристів, а також є угодою аренди автотранспорту з екіпажем (водіями). Угоди з авіакомпаніями можуть бути таких видів: угода на надання квоти місць на регулярних авіарейсах; агентська угода; угода на аренду літака (чартер). Ринок авіапослуг достатньо розвинутий і для агенції є певною проблемою вибір авіакомпанії–партнера. Основною вимогою тут є його репутація, ім'я на світовому ринку авіаперевезень, обсяг та номенклатура парку літаків, тощо. Угода з залізницею аналогічна угоді з авіакомпаніями. Це може бути угода про надання місць в графікових потягах чи угода на поточне бронювання місць на певні графікові потяги. Особливою формою угоди з залізницею є угода на аренду спеціалізованого туристичного потягу.

Угода з екскурсійним бюро укладається в разі відсутності власної структури, яка забезпечує екскурсійне обслуговування за умовами туру. Угода може мати форму контракту, що укладається на надання екскурсійних послуг протягом певного терміну, наприклад, сезону або оформлятися в формі разової угоди, наприклад, на проведення певної тематичної екскурсії. Контракт повинен містити: перлік екскурсій з назвами; тривалість та спосіб пересування (пішохідна чи транспортна з зазначенням виду транспорту); кількість екскурсантів в групі по кожній екскурсії; ціни на екскурсії; строки подання замовлень та строки їх відміни; матеріальну відповідальність сторін за зрив екскурсійної програми.

Угода з музеєм укладається, зазвичай в формі контракту тривалої дії (сезон, рік) і включає: варіанти екскурсій та їх тематику; кількість екскурсантів в групі; розцінки на екскурсії, розмір знижок; строки подачи замовлень на групове обслуговування та строки відміни заявок без штрафних санкцій; матеріальну відповідальність сторін за зрив екскурсійної програми в музеї; додаткові умови співпраці.

Крім зазначеного обов'язкового набору партнерів є ще значна кількість партнерів, які надають послуги, що можуть пропонуватися по туру як додаткові. Це можуть бути підприємства, що забезпечують гірські (водні) прогулянки, пустельні сафарі, риболовлю, відвідання аквапарку або національного парку чи заповідника, тощо. Популярними додатковими послугами є навчальні програми різних шкіл – підводного плавання, віндсерфінгу, верхової їзди, тощо [8, с.96].