Організація роботи з документами

97. Організація роботи з документами у адміністрації здійснюється відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 та Інструкцією з діловодства адміністрації, затвердженої розпорядженням адміністрації від 10.08.2011 № 515.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 „Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”.

98. Облік і формування справ у діловодстві адміністрації здійснюється за зведеною номенклатурою справ адміністрації, яка складається за номенклатурою справ окремих структурних підрозділів адміністрації. Зведена номенклатура справ адміністрації щорічно поновлюється та погоджується з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) Державного архіву міста Києва кожні 5 (п’ять) років; в разі змін у структурі адміністрації - щорічно.

Облік і формування справ у діловодстві структурних підрозділів адміністрації, які мають статус юридичної особи здійснюється за номенклатурою справ, затвердженою наказом відповідного підрозділу, погодженою з експертною комісією підрозділу та експертно-перевірочною комісією Державного архіву міста Києва.

99. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у адміністрації здійснює відділ організації діловодства адміністрації, який підпорядкований керівникові апарату адміністрації. Робота відділу здійснюється згідно з Положенням про відділ організації діловодства адміністрації та посадовими інструкціями працівників.

100. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова адміністрації, перший заступник голови та заступники голови адміністрації відповідно до розподілу обов’язків, керівник апарату адміністрації, керівники структурних підрозділів адміністрації.

Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів в структурних підрозділах адміністрації покладається на їх керівників та відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах адміністрації.

101. Документи з часу створення і до передачі до Державного архіву міста Києва до проведення експертизи цінностей документів зберігаються за місцем їх формування у справах.

Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів адміністрації і посадовими особами адміністрації, відповідальними за діловодство.

У разі реорганізації структурного підрозділу адміністрації керівник цього підрозділу забезпечує передачу за актом всіх справ (документів) іншому структурному підрозділу адміністрації, що визначений правонаступником.

У разі ліквідації структурного підрозділу адміністрації керівник цього підрозділу за описом передає документи до відділу організації діловодства адміністрації для наступного зберігання справ, який разом із ліквідаційною та експертною комісіями адміністрації, затвердженими розпорядженнями адміністрації визначає цінність документів на підставі номенклатури справ.

102. Вся службова кореспонденція, що надходить до адміністрації, приймається і опрацьовується відділом організації діловодства адміністрації, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд голові адміністрації, першому заступнику голови та заступникам голови адміністрації, керівнику апарату адміністрації.

Термінові документи реєструються та передаються на розгляд негайно.

103. Передача документів на виконання в структурні підрозділи після розгляду головою адміністрації, першим заступником голови, заступниками голови адміністрації та керівником апарату адміністрації здійснюється під розписку у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції.

104. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою адміністрації, готується та передається йому начальником відділу організації діловодства адміністрації.

105. З розгляду документи повертаються до відділу організації діловодства адміністрації не пізніше 11.00 наступного після отримання кореспонденції дня. Відділом організації діловодства адміністрації визначаються контрольні документи, які терміново передаються на виконання до відділу контролю адміністрації та відділу організації діловодства адміністрації згідно з розподілом. Відділом організації діловодства адміністрації здійснюється контроль за виконанням документів, які надходять від підприємств, установ, організацій району та міста. Інші контрольні документи передаються до відділу контролю адміністрації. Відділ організації діловодства адміністрації знімає необхідну кількість копій (за кількістю виконавців згідно з резолюцією) і передає їх виконавцям під розписку у журналах видачі службової кореспонденції. У структурні підрозділи нові документи передаються і повертаються виконані в відділ організації діловодства адміністрації з 10.00 до 11.00 та з 15.00 до 16.00.

106. В разі необхідності, копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів направляються до юридичного відділу адміністрації.

107. Ініціативні листи керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації на ім’я голови адміністрації попередньо розглядаються першим заступником голови адміністрації, заступниками голови адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків та керівником апарату адміністрації.

108. Вихідні листи, які подаються на підпис голові адміністрації, обов’язково мають бути завізовані першим заступником голови чи заступниками голови адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків, із зазначенням на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша прізвища виконавця і його службового телефону.

Вся вихідна кореспонденція за підписом голови адміністрації, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату адміністрації

реєструється у відділі організації діловодства адміністрації в день надходження, копії листів формуються у справи згідно з номенклатурою справ і зберігається у відділі організації діловодства адміністрації та відділі контролю адміністрації до передачі їх в архів.

109. Службова кореспонденція та інформаційні матеріали можуть прийматися і відправлятися електронною поштою.

Відповідальність за зміст інформації, яка передається електронною поштою, несе керівник структурного підрозділу адміністрації, який готує відповідні матеріали.