З досвіду роботи Вимоги до актів та довідок як підсумкових документів

Наслідки перевірок стану (аналізу) будь-якої діяльності оформляються актом, доповідною запискою або довідкою.

Вид (форму) узагальнювального документа за наслідками перевірки збирає завідувач або методист. Неодмінною вимогою підсумкового документа є глибокий і всебічний аналіз стану справ із питан­ня, що перевіряється, об'єктивність і аргументованість висновків, конструктивність і реальність пропозицій.

Незважаючи на різноманітність документів, до їхньої структури і змісту можна висловити певні рекомендації.

Акт за результатами аналізу (перевірки) вікової групи, як правило, починається з короткої вступної частини, де зазначаєть­ся, з яких питань, упродовж якого часу та яким складом здійснювався аналіз (перевірка), на основі яких матеріалів (спостереження й аналізу діяльності, бесід, анкетування, вивчення планування тощо) складено акт.

Далі лаконічно й аргументовано розробляються висновки про стан запитання, даються пропозиції щодо усунення недоліків і вдосконалення тих чи інших ділянок роботи. Акт підписується всіма, хто брав участь в аналізі (перевірці).

Довідка за результатами аналізу (перевірки) відрізняється від акта більш детальним викладом фактів, виявлених у процесі аналізу. Пропозиції можна оформляти окремо.

Доповідна записка готується на адресу керівництва управління освіти. У ній подається аналіз й узагальнюються висновок про роботу перевірених ділянок, надаються конкретні пропозиції та рекомендації щодо подолання недоліків.

У практиці роботи є два основних підходи до викладу узагальню вального матеріалу за результатами аналізу (перевірки): аналіз позитивного й одночасно недоліків та їхніх причин формулюються з кожної проблеми вивченого питання або спочатку висвітлення основних здобутків, а потім недоліків та їхніх причин.

Перший підхід характерний для акта, другий - для довідки і доповідної записки. Пропозиції доцільно формулювати наприкінці документа.

У документі можливі дві форми оцінки стану діяльності дітей: спочатку оцінка певного аспекту діяльності, а потім - відповідний фактичний матеріал для доказу (приклади, цифрові дані) і навпаки. Висновки формулюються відповідно до змісту і мети аналізу (перевірки). Обсяг акта, доповідної записки значно скорочується, якщо до неї додати деякі матеріали (діаграми, схеми, узагальнені матеріали анкет, тестів, протоколи спостережень тощо).

Орієнтовна структура підсумкового документа

• Назва довідки, акта.

• Термін перевірки, склад комісії.

• Мета, перелік завдань, основних питань і методів аналізу (пе­ревірки).

• Дані про колектив (педагогічний, дитячий).

• Опис виявленого позитивного досвіду (відповідно до завдань аналізу з основних питань).

• Обумовити позитивні результати, що було виявлено під час ана­лізу, рівень професійної майстерності педагогів.

• Стиль та методи керівництва, їхні соціально-психологічні якості.

• Недоліки в роботі певної вікової групи.

• Аналіз та класифікація причин виявлених недоліків (об'єктив­них і суб'єктивних).

• Основні напрями щодо усунення недоліків і шляхи переходу закладу або окремих його ланок до режиму розвитку.

• Підписи членів комісії.

Зразок