5.Організаційнідокументи.Положення,статус,інструкція,правила

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ.Цей вид документів регулюють функції, обов'язки та права органів на довгий строк. Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є:  - Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій. -  Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових.

Реквізити положення: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення. Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів: 1. Загальні положення. 2. Завдання і функції. 3. Керівництво. 4. Права керівника структурного підрозділу. 5. Відповідальність керівника структурного підрозділу. 6. Взаємовідносини.

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище. Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового. Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню. Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом. Реквізити статуту: - назва підприємства, установи, товариства; - гриф затвердження; - позначка про реєстрацію; - назва виду документа; - місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші - титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа); - текст; - підпис; - позначки про погодження. Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, "Інструкція з діловодства", "Інструкція про порядок ведення трудових книжок" тощо. Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідкойого розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження. Правила — це службові документи, які визначають настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки. За формою та змістом правила схожі на інструкції, іноді вони бувають їх складовою. Реквізити правил: 1. Гриф затвердження. 2. Вид документа (правила). 3. Заголовок (короткий зміст призначення правил). 4. Дата та номер. 5. Текст (може складатися з пунктів). 6. Підпис особи, що відповідає за складання правил. Правила обов'язкові для виконання. 6.Розпорядчі документи.Розпорядження(визначення,види та основні вимоги до оформлення,склад реквізитів)

Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

— загального характеру — тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);

— окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступниками для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер.

4. Дата видання.

5. Місце видання.

6. Назва (про що розпорядження).

7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).

8. Додатки (при необхідності).

9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала розпорядження.

7. Розпорядчі документи.Наказ.

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими. Проект наказу створюється, як правило, у відповід­ному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирі­шення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають докумен­ти, що мотивують його доцільність. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції. Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі. Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил. Накази бувають індивідуальними й нормативними: Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регла­ментують трудову діяльність усього трудового колек­тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово­го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо). Розрізняють два види наказів: — за особовим складом; — з питань основної діяльності.

Накази складаються з таких реквізитів: 1. Повна назва установи, де видається наказ. 2. Назва документа. 3. Дата. 4. Номер. 5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ). 6. Текст. 7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини. Констатуюча частина складається зі вступу, де вказується причина видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументації (виклада­ються основні факти) та висновку (мета видання наказу). Розпорядча частина містить конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, вико­навці, відповідальні тощо). У текстах наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки то­що) слід указувати такі дані: 1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз у тексті на­казу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду. 2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється). 3. Дата зарахування (звільнення, переведення).

Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписан­ня наказу керівником установи. 4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо). 5. Особливі умови (скорочений робочий день, непов­ний робочий тиждень, матеріальна відповідаль­ність тощо). 6. Форма оплати праці (відповідно до штатного роз­кладу, погодинна тощо). У таких наказах після тексту обов’язково вказується підстава.: 1. Для зарахування на посаду 2. Для звільнення з посади 3. Для переведення з, однієї посади на іншу 4. Особа, яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися зі змістом наказу, розписатися в оригіналі й зазначити дату ознайом­лення з документом. 8. Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів.

Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

9.Резюме — документ, в якому особа в стислій формі повідомляє основні відомості про себе з метою участі в конкурсі на заміщення вакантної посади.

Надсилається в установу, яка оголосила конкурс, поштою або факсом; виготовляється, як правило, з використанням персонального комп’ютера в максимально доступній для зорового сприйняття формі (використання різних шрифтів, підкреслень тощо).

Обсяг резюме – більше однієї сторінки тексту.

Резюме аналізується, як правило, без участі кандидатів, з метою попереднього їх відбору, тому воно має давати максимально повне уявлення про кандидата і його відповідність оголошеній вакансії та бути при цьому точним, лаконічним, насиченим фактичною інформацією.

Резюме складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4.Підпис.

Текст документа містить такі дані:

1. Ім’я, прізвище, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2. Дата й місце народження (відповідно до паспорт­них даних).

3.Домашня адреса, телефон.

4. Родинний стан.

5. Освіта (заклади освіти, підготовка, перепідготовка, курси тощо).

6. Науковий ступінь, учене звання (якщо є).

7. Трудова діяльність, досвід роботи (окремо — за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

8. Додаткові дані (особисті якості, знання, навички, суміжні спеціальності — усе те, що може дати більш точні уявлення про позитивні якості кандидата).

10.Заява - вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю, відпочинок, матеріаль­не і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

• особиста заява, яка містить прохання (звертання) до ке­рівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

• службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої органі­зації, структури тощо. За походженням заяви бувають:

• 1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військо­вого білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уника­ти абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридич­на адреса підприємства (фірми, установи) з усіма на­лежними реквізитами.

• 2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крап­ки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазна­ченням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов'язання .У цьому документі крім обґрунтованого прохання про на­дання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду. Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти кон­кретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища оче­видців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодуван­ня тощо залежно від змісту заяви з обов'язковим посилан­ням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України. Додатками до позовної заяви можуть бути висновки екс­пертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату ви­трат, рукописи творів, довідки тощо.

11.Контракт — це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права й обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору встановлюються угодою сторін.

Сторонами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.

Реквізити контракту такі:

1) назва документа із стислим обгрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків ... , на управління підприємством тощо);

2) дата й місце підписання;

3) орган, що наймає керівника;

4) посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають;

5) текст; 6) підписи сторін — укладачів контракту;

7) печатка.

Порядок укладання контракту. • Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, установи, так і особи, яка наймається на роботу. • Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України контракт укладається у письмовій формі й підписується роботодавцем та працівником, якого наймають на роботу за контрактом. • Усі умови контракту обов'язково мають погоджуватися сторонами. • Оформляється він у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, і зберігаються у кожної із сторін контракту. • Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті. Документи з господарсько-договірної діяльності • Контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі.

Структура тексту контракту 1. Загальні положення. 2. Обов'язки сторін, де зазначаються: • основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці; • зобов'язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі. 3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на певний термін. 4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються: • посадовий оклад (тарифна сТавка) за певний період; • надбавка та інші виплати; • компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок; • щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки; •додаткові пільги, гарантії, компенсації. 5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається: • яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків;- • порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства. 6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається: • як Можуть вноситися зміни та доповнення до контракту; • дострокове розірвання контракту; • припинення дії контракту. 7. Термін дії та інші умови контракту.

Контракт може бути укладено на термін до 5 років, але не менше, ніж на 1 рік

10. Характеристика - документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, атестації, оформленні на роботу за конкурсом тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його осо­бової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характерис­тика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адмініст­ративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в родовому відмінку).

3. Статус; посада; науковий ступінь і місце роботи, навчання.

4. Рік народження (якщо треба - національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст - дані про трудову діяльність (навчання), із яко­го часу працює (учиться), просування по службі; ста­влення до обов'язків; рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, за­охочення чи покарання. Зазначаються моральні якості риси характеру, ставлення до колег чи інших членів ко­лективу.

6. Висновки - призначення характеристики.

7. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі інших відпо­відальних осіб).

8. Дата укладання документа (ліворуч).

9. Печатка установи, що видала характеристику.