Текст 3. Управленческие решения и их информационное обеспечение

3.1.Сущность и виды управленческих решений

Принятие решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни. Возможные последствия решений могут затрагивать интересы не только одного человека или нескольких, но и крупных коллективов, регионов и общества в целом. Поэтому, чтобы избежать моральных и материальных издержек, важно знать теорию и практику принятия решений. Из сказанного видно, что принятие решений (ПР) является функцией каждого человека в личной жизни и функцией руководителя любого уровня в процессе управления.

Существенным отличительным признаком управленческого решения является то, что оно принимается при наличии назревшей проблемы. А поскольку такие проблемы возникают при управлении любым объектом постоянно, то функция принятия решений заключается в постоянном решении в процессе управления той или иной задачи.

Задача принятия решений направлена на определение наилучшего способа (варианта) действий для достижения поставленных целей. Цель - это идеальное представление желаемого состояния объекта управления или результата деятельности. Если фактическое состояние не соответствует желаемому, то имеет место проблема. Выработка плана действий по разрешению проблемы составляет сущность задачи принятия решений.

Проблемы могут возникать в случае, если:

• функционирование системы (объекта и системы управления им) в данный момент не обеспечивает достижения поставленных целей;

• функционирование системы в будущем не обеспечит достижения поставленных целей;

• требуется изменение целей деятельности системы.

Проблема всегда порождается определенными условиями, которые обобщенно называют ситуацией. Совокупность проблемы и ситуации образует проблемную ситуацию. Таким образом, проблемой, требующей принятия решения, призвано называть ситуацию, характеризующуюся таким различием между необхо­димым (желаемым) и фактическим состоянием системы, которое пре­пятствует ее развитию или нормальному функционированию. Проблема может быть острой или критической, если проблемная ситуация угрожает самому существованию объекта или системы управ­ления им. Таким образом, управленческое решение служит средством разре­шения проблемы. В обобщенном виде оно представляет собой предписание к действию, перечень мер, позволяющих привести систему в требуемое состояние или изменить само требуемое состояние. Под решением понимают подход к рациональному выбору как минимум из 2-х вариантов.

Управленческое решение в процессе управления занимает центральное место. С содержательной точки зрения, управление представляет собой циклически повторяющийся процесс выполнения определенных видов деятельности, которые получили название функций управления. Их состав и содержание характеризуют функциональную структуру процесса управления. С другой стороны, выполнение функций управления можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов действий:

• сбора, обработки и анализа информации о состоянии объекта управления и системы управления им;

• определения цели функционирования и выработки управленческого решения;

• доведение решения до исполнителя;

• реализация решений и изменений в системе.

Последовательное осуществление субъектом управления логически взаимосвязанных этапов представляет собой управленческий цикл, который характеризует организационно-технологическую структуру процесса управления.

Все этапы управленческого цикла непосредственно направлены либо на подготовку решения, либо на его реализацию. Таким образом, управленческое решение пронизывает весь управленческий цикл. Следовательно, процесс выработки и принятия управленческого решения является важнейшей характеристикой организационно-техноло­гической структуры процесса управления.

Решения, принимаемые в процессе управления, могут быть клас­сифицированы по различным признакам.

По уровню управления различают решения, принимаемые на уровне: зав. производством, начальника цеха, директора, министра.

По масштабу воздействия подразделяют на общие и частные. Общие затрагивают систему в целом, например, решения о приватизации предприятий общественного питания. Частные (локальные) решения касаются отдельных текущих вопросов работы фирмы.

По содержанию выделяют научно-технические, экономические и организационные (установить новое оборудование, премировать работника, создать дополнительную раздачу и т.п.).

По характеру:

• оперативно-распорядительные, которые принимают на уровне цеха, производства;

• хозяйственно-руководящие – на уровне директора или министра. Они охватывают различные стороны деятельности предприятия или отрасли;

• нормативные, которые принимают центральные органы управления (ВР Украины, КМ Украины).

По форме подготовки и принятия – единоличные, коллегиальные, коллективные. Единоличные принимает руководитель предприятия, подразделения. Коллегиальные обычно подготавливает и принимает группа специалистов, что позволяет использовать совокупные знания и опыт, а также учитывать различные мнения при обосновании решений. Коллективные решения принимает весь коллектив (чаще всего на собрании), и они затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива (решение о распределении прибыли, остающейся в распоряжении и т.п.).

По частоте повторяемости ситуации могут быть выделены стандартные и творческие решения. Стандартные решения принимают в повторяющихся ситуациях, когда изменяются лишь количественные параметры (например, решение о приемке товаров). Необходимость принятия стандартных решений возникает часто, поэтому целесообразно разрабатывать типовые приемы их подготовки и реализации. Причем значительная часть таких решений может быть формализована, а следовательно, механизирована и автоматизирована. Творческие решения возникают в неординарных ситуациях и требуют творческого подхода. Принятию творческих решений предшествует анализ ситуации, привлечение материалов специальных исследований, выполнение сложных расчетов и т.п. При принятии таких решений проявляются специальные знания, опыт и даже интуиция менеджера (решение о расширении ассортимента продукции, выбор новых поставщиков).

В зависимости от степени полноты и достоверности информации различают детерминированные и вероятностные решения. Детерминированные принимают при наличии полной и достоверной информации. Они обычно легко формализуются и могут быть приняты с помощью экономико-математических методов и ЭВМ. Вероятностные – приходится принимать в условиях недостаточной и неполной информации. Такие решения часто приходится принимать в торговле и общественном питании, что обусловлено колебаниями спроса, предложения и цен. Для обоснования таких решений широко применяются методы экспертных оценок, мозговой штурм, мнение жюри, теория игр и др.

Классификация управленческих решений носит во многом условный характер. Однако набор требований, предъявляемых к качеству управленческих решений, обычно постоянен.

Существует ряд требований, которым должны соответствовать решения, принимаемые в процессе управления. К числу таких требований можно отнести следующие:

• минимальное число корректировок;

• сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение (ответственность должна быть равна его полномочиям);

• единство распорядительства, т.е. решение (или распоряжение) должно исходить от непосредственного руководителя. На практике это означает, что вышестоящий руководитель не должен отдавать распоряжения "через голову" нижестоящего руководителя;

• строгая согласованность, т.е. управленческие решения не должны противоречить друг другу;

• обоснованность – это означает, что управленческое решение должно быть принято на основе достоверной информации о состоянии объекта с учетом тенденций его развития;

• конкретность;

• полномочность – управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;

• своевременность – управленческое решение должно быть своевременным, ибо задержка решения резко снижает эффективность управления.

Таковы основные требования, предъявляемые к качеству управ­ленческих решений. Эти требования следует в полной мере учитывать в процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений.