Текст 5. Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете

5.1. Документы, их виды и назначение

Документ – это письменное подтверждение хозяйственной операции, включая распоряжение на ее проведение. Все хозяйственные операции отражаются в системе счетов на основании данных, содержащихся в документах. От достоверности и реальности этих данных зависит качество бухгалтерского учета.

Масса документов, используемая на предприятии, называется документацией. Все документы должны составляться четко, своевременно и обязательно по установленной (типовой) форме. Для всех предприятий (кроме банков) МФУ устанавливает единый порядок создания, принятия, отражения, хранения учетных документов.

Для уяснения отличительных особенностей и порядка использования документов они подразделяются на отдельные виды по принципу однородности.

Виды документов по ряду признаков:

1) по назначению:

а) распорядительные (приказ, распоряжение, наряд);

б) оправдательные, в которых фиксируется факт совершения операции (накладные, приходный кассовый ордер, выписка банка);

в) документы бухгалтерского оформления (расчеты, справки);

г) комбинированные, которые содержат распоряжение и подтверждают фактическое совершение операции (расходный кассовый ордер, доверенность);

2) по месту составления:

а) внутренние;

б) внешние;

3) по степени обобщения учетных данных:

а) первичные документы – оформляют саму операцию и те изменения, которые она вызвала;

б) сводные – обобщают данные первичных документов (товарный отчет, материальный отчет, отчет кассира, выписка банка, авансовый отчет);

4) по технике формирования:

а) бумажные носители информации;

б) машиносчитываемые носители информации:

5) по характеру учитываемых операций:

а) товарные (материальные) – содержат сведения о ТМЦ в натурально- стоимостном измерении (накладная, товарно-транспортная накладная, спецификация);

б) кассовые – содержат данные о движении наличных денег в кассе (приходные и расходные кассовые ордера);

в) банковские документы (платежные поручения, чеки, аккредитивы), которые используются для безналичных расчетов;

г) документы по оплате труда (табель использования рабочего времени, лицевой счет, расчетно-платежная ведомость);

д) документы по инвентаризации (приказ, инвентаризационная опись, акт инвентаризации наличия денежных средств, сличительная ведомость);

е) документы по оформлению движения основных средств (акт ввода-передачи, акт ликвидации основных средств).

Все документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь обязательные реквизиты (показатели, данные), без которых документы считаются недействительными. К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа (формы);

• наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

• дата и место составления;

• содержание и объем хозяйственной операции и ее измерители;

• должность, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции.

В зависимости от характера операций могут быть включены дополнительные реквизиты: номер документа (для бланков строгой отчетности), идентификационный код предприятия, печать и др.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после завершения ее. Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленное время для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы подлежат тщательной проверке работниками, ведущими бухгалтерский учет, по форме, содержанию, наличию в документе обязательных реквизитов. Запрещается принимать к исполнению документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам.

Из всего сказанного видно, что назначение документов состоит в том, чтобы обеспечить цельное и непрерывное отражение хозяйственных операций и тех изменений, которые происходят в составе активов (имущества) предприятия, собственном капитале и обязательствах.

Документ – это «письменная одежда» операции. Это важнейший элемент метода бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется первичное наблюдение и регистрация хозяйственных операций. Содержащаяся в документах информация служит основанием для вторичного отражения операций в системе счетов бухгалтерского учета. Поэтому документы, составляющие основу бухгалтерского учета, именуют учетными.

Правовую основу учетных документов составляют:

Документы на предприятии проходят определенный путь от момента их создания до сдачи на хранение в архив. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер.

Основные стадии документооборота:

1)создание документа (выписка, оформление, подпись материально ответственных лиц и других оперативных работников);

2)прием и проверка документа бухгалтером с формальной стороны, по существу, правильности цен, таксировки;

3)учетная обработка – проставление кодов, корреспондирующих счетов, группировка документов по однородности хозяйственных операций, подсчет сумм по ним;

4)запись данных документа в учетные регистры (ручным или машинным способом);

5)сверка и увязка записей в документах и учетных регистрах;

6)передача на хранение.

Движение документов регламентируется графиком документооборота. Составляя его, главный бухгалтер обязан определить перечень и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типовой формы, количество экземпляров выписки, назначить исполнителей и сроки исполнения по каждой стадии документооборота.

Важным условием рациональной организации документооборота является надлежащее хранение документов, их сохранность и возможность быстрого нахождения нужного документа в случае необходимости. С этой целью все обрабатываемые документы сшиваются, переплетаются по характеру учитываемых операций (кассовые, банковские, товарные и т.п.). Важно, чтобы папки имели обозначение (название, номер, символ).

Способы хранения документов: горизонтальный (обычно при кратковременном хранении) и вертикальный, который обеспечивает доступ к любой папке. Сроки хранения документов изложены в параграфе 6.1