3.4. Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима информация. Информация – это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей ее среды. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Информационное обеспечение представляет собой совокупность сведений о состоянии объекта, динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления может быть классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, социальную и научно-техническую.

Торгово-оперативная – характеризует выполнение основных хозяйственных функций предприятия (закупку сырья, состояния запасов, объем продаж и т.п.). Бюджетно-статистическая – отражает сведения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения. Такая информа­ция представляет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне. Нормативная – включает научно-обоснованные нормы и нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле и обществен­ном питании. Организационная – это информация, необходимая для организа­ции управления товароснабжением, для организации торгового и производственно-технологического процесса. К этой информации можно отнести графики завоза сырья и представления заявок, графики ремонта помещений, планы проведения совещаний и т.п. Социальная – образуется в процессе социологических исследова­ний, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива, торговой организации. Научно-техническая – представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи, технические характеристики торгового оборудования, плани­ровки торговых залов, производственных и складских помещений.

По месту образования: входящая – охватывает сведения, поступающие на фирму, например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы, законо­дательные акты; исходящая – поступающая от фирмы - реклама, заявки на поставку товаров; внутренняя – образуется в данной фирме и используется, в основном, внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную. Первичная информация используется в том виде, в котором была получена, производная - полученная путем перера­ботки первичной информации.

По времени хранения – на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

По степени использования – однократно и многократно.

Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Документы, участвующие в документообороте могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства – служебные и личные. Служебные составляются от имени различных предприятий, организаций, органов управления – к примеру, заявки и письма промышленным предприятиям. Авторами личных документов являются отдельные граждане – заявления, расписки, доверенности.

По сложности различают простые – которые затрагивают, как правило, один вопрос и сложные – которые содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые – обычно составляют по определенной схеме (договоры, уставы, протоколы). Индивидуальные – по произвольной форме.

В зависимости от подлинности – подлинные и копии.

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке докумен­тов охватывают делопроизводство – специальный раздел управления. Документооборот осуществляется обычно по определенной схеме. Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или заместителям, которым делегированы полномочия решения соответствующих вопросов. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым. Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль.