Документарность. Обработка первичныхдокументов

Управленческие информационные системы должны отвечать такому принципу как "Документарность". Что понимается под принципом документарности? В финансовом учете, как и любом другом любое изменение состояния данных в базе данных должно производиться на основании документов. Здесь под документом понимается широкий круг разрешительных,. подтверждающих бумаг. Так в бухгалтерском учете даже существует термин "первичка", то есть каждая операция выполняемая в учете имеет аналог из реального мира первичного документа.

Применение принципа документарности дает возможность в автоматизированной системе проследить и проконтролировать получение любых результатов в обратную сторону, вплоть до первичных документов. Это позволяет избегать внесения недостоверных данных, данных намеренно искажающих учет, несанкционированных изменений.

Например, на предприятии в результате процедур внутреннего аудита обнаружена ошибка и необходимо внести изменения в остатки счетов. Произвести изменение остатков напрямую в базе "руками программистов" можно. Но так как на основании предыдущих периодов учета были сформированы документы как внутренней, так и внешней отчетности, а сейчас еще добавляются отчетные документы, которые готовятся для собственников предприятия и, которые непосредственно не участвуют в оперативном управлении предприятия, такое вмешательство рано или поздно будет обнаружено. Еще более печальные последствия это будет иметь. если не будет документально подтверждена обоснованность внесения таких изменений.

Управленческие информационные системы отвечающие принципу документарности строятся следующим образом. Операторы при вводе данных в среде АРМ всегда имеют дело с электронными аналогами первичных документов. Количество таких электронных документов соответствую типу первичных документов. В целях уменьшения избыточности электронные документы могут логически группироваться, но в группе есть дополнительные характерные признаки которые нужны для отнесения конкретного экземпляра электронного документа к первичному.

Так как в жизни может иметь место появление новой формы первичного документа, управленческая информационная система должна иметь механизмы для изменения существующих и создания новых типов электронных документов.

Важной особенностью управленческих информационных систем является персонификация оператора, сформировавшего документ системы, а также фиксация даты и времени его создания, модификации. особо следует отметить вопрос удаления электронных документов из системы. Тут должен выполняться принцип, если первичный электронный документ "привязан" хотя бы к одной хозяйственной операции, то из системы он не может быть удален. Из системы могут быть удалены только документы, которые оператор ввел, но по каким-то причинам (ошибка, распоряжение об отмене операции). он не проводился в систему, т.е. не привязан к остаткам счетов и имущества.

Статус документов

Исходя из принципа документарности управленческие информационные системы должны обладать рядом свойств по отношению к электронным первичным документам, которые циркулируют в системе. Для того, чтобы имелась возможность гибко работать и не ставить оператора в жесткие рамки, часто очень неудобные с практической точки зрения, электронные документы должны иметь такое свойство как статус документа.

Статус документа определяет его состояние относительно произведенной обработки в системе. Можно различать следующие статусы электронного документа : сохранен, проведен оперативно, проведен окончательно.

Что каждый из статусов означает?

Сохранен. Этот статус присваивается электронным первичным документам. которые оператор ввел в систему и больше с ними ничего не делал. При этом статусе документ можно беспрепятственно удалить из систем. Этот режим полезен, для оптимизации загрузки операторов работой. Оператор может работать не только в темпе поступления документов, но зная характерные операции суточного, недельного, месячного графика работы предприятия заблаговременно готовить документы в системе. оставляя их в статусе "Сохранен". При этом оператор может это делать во время минимальных потоков работ. В дальнейшем, при наступлении момента времени возможности дальнейшей обработки этого документа, он переопределяет статус этого документа и система автоматически производит необходимые процедуры обработки.

Проведен оперативно. Этот статус означает, что документ попал в оперативные журналы. можно сформировать текущую отчетность бухгалтера, но в бухгалтерский учет, т.е. влияющий на величину остатков он еще не попал. Оператор может вернуть документ в статус "Сохранено" или продолжить его обработку и перевести в статус "Проведен окончательно". Этот режим очень удобен когда аналитик учета задается вопросом: "А что, если?". То есть можно сформировать документ, провести оперативно, посмотреть на полученные результаты и, в случае неудовлетворительного ответа вернуть состояние системы в исходное состояние.

Проведен окончательно. Этот статус означает, что документ прошел все стадии обработки и отразился во всех регистрах учета и объектах системы. Как правило документы должны иметь такой статус. Но в то же время оператор может откатить документ из этого состояния в состояние "Проведен окончательно".