8.3. Кодирование экономической информации и ее использование в контрольно-аудиторском процессе

Важной предпосылкой рациональной организации ав­томатизированного банка данных для обработки на ЭВМ учетно-экономической информации, которая используется в контроле и аудите, является классификация и кодирова­ние системы учетных номенклатур. Не имея такой систе­мы, невозможно правильно решить вопрос стандартизации информации, сокращения объемов начальных данных, ра­циональной организации массивов.

Система классификации — это совокупность правил и результат распределения заданного количества объектов по определенным группам в соответствии с установленны­ми признаками сходства или различия этих объектов.

Классификация — процесс распределения заданного множества объектов учета в соответствии с принятой сис­темой распределения на классификационные группы. На­пример, классификатор-ценник товарно-материальных цен­ностей содержит классификационные группы (класс, под­класс, группы, подгруппы, виды и разновидности).

Классификатор является систематизированной сводкой наименований классификационных групп и их кодовых обозначений.

Система кодирования — совокупность правил, опреде­ляющих систему знаков и порядок использования их до представления, передачи, обработки и хранения информа­ции. Процесс присвоения кодового обозначения объекту учета называется кодированием, а преобразование кодового обозначения в начальную форму информации — декодиро­ванием.

В системе кодирования применяют алфавит кода — знаки, используемые в системе кодирования, и основу кода — количество знаков в алфавите кода.

В системе кодирования учетно-экономической инфор­мации используются цифровые, буквенные и смешанные (буквенно-цифровые) знаки, которые являются алфавита­ми кода.

Код (кодовое обозначение) — это обозначение объекта учета знаком или системой знаков по правилам, установ­ленным определенной системой кодирования. Длину кода можно представить в виде количества знаков в кодовом обозначении. Каждый из этих знаков определяет отдель­ную позицию учетной номенклатуры или информационной совокупности и является шифром длины. Например, в ко­довом обозначении 44 112 (учет издержек предприятий роз­ничной торговли) пять шифров:

44 — счет «Издержки»;

1 — субсчет «Расходы предприятий розничной торговли»;

12 — «Расходы на тару».

Систему кодирования учетных номенклатур классифи­цируют по разным признакам.

По форме изображения различают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые) коды. Применение их обусловлено наличием вычислительной техники, перифе­рийного оборудования и других технических средств для машинной обработки учетно-экономической информации.

В зависимости от знаковости коды делят на одно- и многозначные.

По количеству признаков, объединяемых одним кодом, ко­ды бывают однозначные (простые) и многозначные (сложные).

По структуре построения коды делят на порядковые, се­рийные, поразрядные, или децимальные, шахматные (мат­ричные), повторения, комбинированные (смешанные), штри­ховые.

Порядковый код — это порядковая нумерация позиций номенклатуры, расположенных в заранее обусловленной последовательности. Порядковые коды простые и малозна­ковые. Они применяются при кодировании стойких одно­значных номенклатур, например код предприятия одного объединения, код цехов предприятия. Однако эти коды не позволяют расширить номенклатуру, поскольку в случае количества признаков классификации, большего двух, усложняется группировка позиций высших разрядов.

Серийный код предусматривает для каждой группы объектов учета выделение определенной серии номеров и возможность возникновения новых объектов (кодирование основных фондов — строения от 01 до 99, сооружения от 100 до 200, передающие устройства от 201 до 300 и др.).

Для двузначных номенклатур, где высшему признаку отводится серия номеров, внутри которой все учетные но­менклатуры низшего признака кодируют по порядку, при­меняется серийная система кодирования. Ее преимущество состоит в относительной малознаковости кода, возможно­сти пополнения новыми кодами при расширении номенкла­туры сообщений определенной группы, не нарушая приня­той классификации и не увеличивая знаковости. Серий­ные коды удобно использовать при сложных номенклату­рах, которые четко группируются, подлежат изменениям и требуют получения многих итогов по разным признакам. Недостатками серийных кодов являются сложность коди­рования многозначных номенклатур, необходимость выде­ления незаполненных позиций.

Поразрядный, или децимальный, код применяется для обозначения сложных номенклатур. При этом каждому классификационному признаку отводится определенное количество разрядов, зависящее от количества предметов кодируемой численности. Таким образом кодируют товар­но-материальные ценности.

Все материалы делят на классы, подклассы, группы, под­группы и изделия. Для кодирования большого количества номенклатуры ценностей необходимо для класса два знака, для подкласса, группы, подгруппы и вида — по одному, для товара — четыре. Пример построения кода представлен на рис. 8.3.

Рис. 8.3. Структура кода товара, построенного по порядковой (децимальной) системой кодирования

Поразрядную систему целесообразно применять для ко­дирования больших многозначных номенклатур: товарно-материальных ценностей, расходов на производство, постав­щиков и др.

Шахматный (матричный) код применяется в основ­ном для обозначения двузначных номенклатур. Одни при­знаки размещают в столбики, другие — по строкам, пересе­чение их образует код. Примером матричного кода может быть код причин и виновников внутрисменных простоев оборудования на фабрике-кухне (табл. 8.1).

При кодировании по системе повторения в коды пози­ций номенклатуры включают цифровые и буквенные обозначения, которые непосредственно характеризуют объект (размер, массу и др.). Например, по такой системе осуще­ствляют кодирование винтов. Если диаметр винта 10 мм, а длина 50 мм, то код его будет 1050.

Система повторения очень простая, фактически она ис­пользует обозначения понятий, применяемых в практике учета и планирования.

Таблица 8.1. Кодирование внутрисменных простоев оборудова­ния при матричном построении кода

При комбинированной (смешанной) системе кодирова­ние осуществляется одновременно по нескольким систе­мам, например разрядной и повторения, разрядной и серий­ной. Ее целесообразно применять для кодирования много­признаковых номенклатур: если позиции одного признака кодирования — по разрядной системе, то другой — по сис­теме повторения. Так можно осуществлять кодирование ин­струмента в ремонтных мастерских предприятий. Высший разряд кода обозначает вид инструмента (сверла, метчики). Позиция вида инструмента, закодированная по порядковой системе кодирования, предусматривает второй и третий зна­ки кода для размера инструмента по диаметру и кодирует­ся по системе повторения.

Штриховой код — это последовательность темных и светлых полосок (линий) разной ширины. Информацию несут относительные размеры ширины светлых и темных полосок и их сочетание. Применяется несколько типов штриховых кодов, но основной принцип построения их оди­наков — каждый продукт получает свой код идентифика­ции в соответствии с правилами кодирования того или иного типа кода. Так, наиболее распространенный код Европей­ской системы кодирования товаров EAN, состоящий из три­надцати знаков, может применяться как в производстве продукции, так и в оптовой и розничной торговле. Для мар­кетинговой деятельности необходим потоварный учет реализации товаров в магазине розничной торговли. Это возможно только при условии использования штрихового кодирования товаров непосредственно на предприятиях, их изготавливающих, а также в торговых предприятиях. В торговом зале магазина оборудуют узлы расчета со скани­рующими устройствами, которые автоматически считыва­ют штриховой код реализуемого товара и передают в па­мять микроЭВМ для последующей обработки согласно тре­бованиям пользователей информации. Штриховое кодиро­вание продукции (товаров) используют также при внутрен­нем и внешнем аудите, ревизиях и пр.

Штриховое кодирование товара — экономный и надеж­ный способ записи и хранения информации о товарах в форме, удобной для считывания ЭВМ. При автоматическом считывании штрихового кода с помощью устройств сканиро­вания исчезает потребность в операторе. Скорость считыва­ния кодов значительно больше, чем при подготовке и введе­нии их оператором с клавиатуры, а надежность штрихового кода равна одной ошибке на 10 тыс. считанных символов.

Применение штриховых кодов обеспечивает в учете и кон­троле товаров скорость, надежность, гибкость в поиске и ис­пользовании информации для маркетинга, аудита, ревизии.

Классификация и кодирование учетных номенклатур ис­пользуются в финансово-хозяйственном контроле и аудите для информационного поиска объектов, а также декоди­рования их в условиях функционирования АСОИ в процес­се исследования.