5.2. Органолептические методические приемы

Органолептические методические приемы финансово-хозяйственного контроля используют при проверке фактиче­ского состояния объектов контроля. Важнейший из них — инвентаризация (от лат. inventarium — опись).

Главные задачи инвентаризации состоят в установлении фактического состояния и наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств в кас­сах, на счетах в банках, расчетно-кредитных операций, а также объемов незавершенного производства предприятия. Инвентаризацией осуществляют контроль сохранности ма­териальных ценностей, денежных средств, выявляют пред­меты, утратившие первоначальное качество, изделия уста­ревших фасонов и моделей, а также сверхнормативные и неиспользуемые материалы, инвентарь и оборудование, ма­шины и другие объекты основных средств. Одновременно при инвентаризации проверяют соблюдение правил и усло­вий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, обору­дования, инструментов, спецодежды, инвентаря и др. Мето­дический прием инвентаризации используется для конт­роля достоверности данных бухгалтерского учета, отчетно­сти и баланса предприятия, в частности наличия и стоимо­сти товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях бан­ков; реальности учета денежных и материальных ценно­стей в пути, дебиторов и кредиторов, незавершенного произ­водства, затрат будущих периодов, резерва последующих расходов, фондов и других средств, отраженных в статьях баланса.

В процессе инвентаризации используются контрольно-аудиторские процедуры, дающие возможность проверять материальные ценности и денежные средства в натуре пу­тем счета, взвешивания, перемеривания, а средства в расче­тах — взаимной сверкой сумм с другими предприятиями и отдельными лицами, которые являются плательщиками предприятия или получателями средств от него. Результа­ты инвентаризации оформляют типовыми формами доку­ментов, утвержденными статистическими органами, или спе­циализированной документацией, утвержденной министер­ствами и ведомствами в установленном порядке. К такой документации относят: инвентаризационную опись обору­дования, транспортных средств и других объектов основных средств, товарно-материальных ценностей, незавершен­ного строительства, ценностей и документов строгой отчет­ности; инвентаризационный ярлык; акты инвентаризации товаров отгруженных, товаров и материалов, находящихся в пути, незаконченных ремонтов основных средств, денеж­ной наличности, расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами; сравнительную ведо­мость и др. Документы, отражающие результаты инвента­ризации, являются доказательством фактического состоя­ния ценностей на определенную дату, подтвержденного под­писями членов инвентаризационной комиссии и матери­ально ответственных лиц, поэтому при проверке к этим до­кументам предъявляются требования, аналогичные тако­вым к первичной документации, применяемой в учете хо­зяйственных операций, нормативных актов о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Следовательно, инвентаризация — органолептический методический прием контроля физического состояния контролируемых объектов, осуществляемый с целью обес­печения сохранности ценностей и рационального их исполь­зования в финансово-хозяйственной деятельности.

Инвентаризация во внутреннем аудите финансово-хозяй­ственной деятельности, осуществляемая бухгалтерией и дру­гими подразделениями предприятия, является не только ме­тодическим приемом, но и формой оперативного контроля сохранности материальных ценностей и денежных средств. Организация и методика проведения ее осуществляются в соответствии с нормативными положениями по инвентари­зации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

По времени проведения инвентаризации делят на пла­новые и внеплановые.

Плановые — предусматриваются планом текущего кон­троля сохранности ценностей.

Внеплановые — проводятся в сроки, не предусмотрен­ные планом, в случае смены материально ответственных лиц, в связи со стихийным бедствием, в случае хищения ценностей, когда необходимо срочно и внезапно проверить нали­чие и состояние определенной группы ценностей.

Особым видом плановых инвентаризаций являются перманентные, проводимые на предприятии непрерывно по специальному графику с целью предупреждения недостат­ков и порчи ценностей, бесхозяйственности.

В зависимости от полноты охвата проверкой ценностей инвентаризации бывают полными и выборочными (частич­ными).

Полная — это проверка всех средств предприятия и источников их образования перед составлением годового отчета, в процессе комплексного аудита и в некоторых дру­гих случаях. Что касается товарно-материальных ценнос­тей, то полная инвентаризация охватывает всю номенкла­туру материалов, товаров, инвентаря.

Выборочная (частичная) инвентаризация — это провер­ка определенной части средств или отдельных групп и видов товаров, материалов. Выборочные инвентаризации проводят на базах и складах с количественно-сортовым учетом товар­но-материальных ценностей в межинвентаризационный пе­риод. При этом проверяют наиболее ценные, пользующиеся повышенным спросом товары, а также сверхнормативные запасы и материалы, которые долгое время хранятся на скла­дах без движения. В случае выявления нарушений в хране­нии ценностей или недостач проводят внеочередную полную инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Одновре­менно с инвентаризацией проверяют данные бухгалтерского учета ценностей, уточняют остатки товарно-материальных ценностей на день инвентаризации путем встречной провер­ки документов с целью выявления тех материалов, которые поступили, но не оприходованы или отпущены и не списаны в расход. При проведении инвентаризации придерживаются принципа внезапности, планы и графики инвентаризации не подлежат разглашению.

Обязательным является проведение инвентаризации в сроки, установленные нормативными документами о бухгалтерских отчетах и балансах, в случае смены материаль­но ответственных лиц, установления фактов краж или зло­употреблений, порчи ценностей после пожара или стихий­ного бедствия (наводнение, землетрясение и др.), переоцен­ки основных средств и товарно-материальных ценностей, продажи объектов основных средств частным, акционерным и другим предприятиям. При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно в случае смены бригадира, выбытия из коллек­тива более половины членов, а также по требованию одного или нескольких членов.

При подготовке очередной инвентаризации учитывают время и результаты проведения предыдущей, заполнение норматива запасов, а в торговых предприятиях — и полно­ту сдачи выручки в кассу или учреждение банка. Прежде всего проводят инвентаризации у материально ответствен­ных лиц, вновь принятых, а также при увеличении сверх­нормативных запасов ценностей, наличии сигналов о нару­шении правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров и т. п.

Организация инвентаризации и контроль за ее проведе­нием на предприятии возложены на руководителя и глав­ного бухгалтера. Кроме того, главный бухгалтер обязан свое­временно отражать результаты инвентаризации ценностей в бухгалтерском учете.

На предприятиях создают центральные постоянно дей­ствующие инвентаризационные комиссии в составе руко­водителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии), главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений (служб), представителей общественности.

Для проведения инвентаризации ценностей создают ра­бочие инвентаризационные комиссии, в которые включают представителей администрации предприятия (председатель), а также специалистов — товароведов, инженеров, техноло­гов, механиков, производителей работ, экономистов, бухгал­теров и др. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же матери­ально ответственных лиц того же работника дважды под­ряд. В межинвентаризационный период выборочные и пер­манентные инвентаризации осуществляются по распоряже­нию руководителя предприятия инвентаризационными группами, сформированными из работников, хорошо знаю­щих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Инвентаризационная комиссия имеет право привлекать работников предприятия для перемеривания, перевзвеши­вания материалов, выявлять вместе с бухгалтерией резуль­таты инвентаризации, вносить предложения по улучшению хранения, отпуска, учета ценностей. Комиссия ответствен­на за своевременное и качественное проведение инвентари­зации, оформление документов.

Инвентаризационную комиссию назначает руководитель предприятия письменным распоряжением. Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир. Исполнение распоряжений о проведении инвен­таризации контролируют в специальном журнале.

При бригадной материальной ответственности инвента­ризацию проводят при обязательном участии бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих в момент инвентаризации.

Инвентаризацию осуществляют на местах нахождения ценностей, а также по материально ответственным лицам.

На предприятиях с большим объемом работ, связанных с инвентаризацией, создают несколько рабочих инвентари­зационных комиссий, работающих под непосредственным руководством центральной инвентаризационной комиссии. В составе одной рабочей инвентаризационной комиссии можно создавать несколько подкомиссий. Они проверяют ценности, материальная ответственность за которые возло­жена на одно лицо или бригаду. Председатель рабочей ко­миссии организовывает работу подкомиссий, обеспечивает правильное проведение инвентаризации на всех объектах, закрепленных приказом руководителя за комиссией. По итогам инвентаризационных описей, составленных подко­миссиями, председатель рабочей комиссии с материально ответственными лицами (бригадирами) составляет сводный акт о наличии товарно-материальных ценностей.

В ряде случаев инвентаризацию ценностей проводят при отсутствии материально ответственного лица, а также пос­ле стихийного бедствия, краж и ограблений. При этом в состав комиссии включают представителя органа местного самоуправления или представителя посторонней организа­ции, специально на это уполномоченного. Инвентаризацию ценностей проводят при условии обязательного участия всех членов инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию материалов, товаров и тары осуществ­ляют путем пересчета, перемеривания, перевзвешивания в порядке расположения ценностей по местам хранения. На складах, базах и холодильниках можно вносить запасы в инвентаризационные описи ценностей по спецификациям, трафаретам, маркировке на таре. При этом проводят выбо­рочную контрольную проверку не менее чем 10% нераспа­кованных мест. Если есть расхождения, полностью прове­ряют фактическое наличие ценностей.

Проведение инвентаризации зависит от организацион­ных мероприятий на местах хранения ценностей. Матери­ально ответственные лица на каждый вид ценностей со­ставляют товарные ярлыки, партионные карты, где указы­вают наименование, обозначение единицы, показатели ка­чественной характеристики товаров (артикул, размер, сорт, рост), цену, количество. Ярлыки, кипные карты размещают на видном месте (стеллажах, кипах, таре), где находятся материалы. Для проверки достоверности записей в кипных картах председатель инвентаризационной комиссии полу­чает в товарном отделе базы картотеки кипных карт, кото­рые сверяют с экземплярами склада. После проверки пра­вильности составления ярлыков и кипных карт, а также фактического наличия материалов их данные записывают в инвентаризационные описи типовой формы.

Описи подписывают все члены инвентаризационной ко­миссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которой подтверждают, что комиссией проверены ценности в их присутствии, претензий к комиссии не имеется, а указан­ные в описи ценности ими приняты на ответственное хра­нение. На ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся на его хранении, составляют отдельные описи.

Инвентаризацию материальных ценностей, денежных средств и бланков строгой отчетности проводят, как прави­ло, внезапно, а основных средств, незавершенного капиталь­ного строительства, незаконченного производства продук­ции, расчетов и других объектов контроля — по состоянию на первое число месяца.

Качество инвентаризации проверяет центральная инвен­таризационная комиссия при участии членов рабочей ин­вентаризационной комиссии и материально ответственно­го лица после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проверялись цен­ности. Проверке подлежат ценные и повышенного спроса товары, а также те, которые долгое время находятся без дви­жения, превышают норму запаса. В случае выявления зна­чительных расхождений между данными инвентаризаци­онной описи и контрольной проверки проводят повторную инвентаризацию в новом составе рабочей инвентаризаци­онной комиссии.

Результаты контрольных проверок качества инвентари­заций оформляют актом типовой формы и заносят в бух­галтерии в специальную книгу.

Работу инвентаризационной комиссии оформляют про­токолом, где отражают результаты инвентаризации, состоя­ние складского хозяйства, обеспечение сохранности товар­но-материальных ценностей. В случае наличия неисполь­зованных и испорченных товарно-материальных ценностей в протоколе указывают время их завоза, наименование по­ставщика, состояние ценностей, причину снижения качества. Такие ценности отражают отдельно в инвентаризаци­онных описях. Аналогично отражают испорченные ценно­сти, указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

Выводы по инвентаризации ценностей и предложения по устранению выявленных недостатков, зачета недостач и излишков при пересортице, а также списания недостач в пределах норм естественной убыли (естественных потерь) комиссия формулирует и обосновывает в протоколе. После завершения инвентаризации рабочая комиссия всю доку­ментацию и протокол передает центральной постоянно дей­ствующей комиссии.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей используют ЭВМ, которые дают возможность сократить сро­ки проведения ее, улучшить качество, снизить трудоемкость работ.

Для ускорения инвентаризации вычислительный центр составляет машинограмму — инвентаризационную опись, где указывают номер склада, код, обозначение единицы из­мерения и цену товара. Инвентаризационная комиссия запи­сывает в ведомость фактическое наличие ценностей. После введения в ЭВМ фактических и учетных остатков товарно-материальных ценностей автоматизированно выдаются ма­шинограммы — сличительные ведомости и ведомости ре­зультатов — недостач одних товаров и излишков других.

Положительно зарекомендовал себя также другой вари­ант автоматизации инвентаризации товарно-материальных ценностей на ЭВМ, который состоит в следующем. Матери­ально ответственные лица подготавливают товарно-матери­альные ценности к инвентаризации — группируют их по однородности, приметам, их отличающим, и местам хране­ния, уточняют цены, коды и т. п. На каждом товарном ярлыке, кипной карте и других документах, хранимых вме­сте с товаром, материально ответственное лицо указывает (после подсчета, взвешивания) количество товара и тары, цену. Потом инвентаризационная комиссия при участии материально ответственного лица проверяет количество и качество товара и тары в натуре, сверяет с данными товар­ного ярлыка, кипными картами и другими документами, составленными материально ответственным лицом. Если расхождений записей в этих документах инвентаризаци­онная комиссия не обнаружила, то члены комиссии подпи­сывают товарные ярлыки, кипные карты и передают их в вычислительный центр для составления машинограмм «Ин­вентаризационная опись» и «Сличительная ведомость ре­зультатов инвентаризации товаров». Последнюю составля­ют в случае обнаружения расхождений между фактическим наличием товаров и тары и данными бухгалтерского уче­та. Машинограммы, которые выдает ЭВМ, оформляют в установленном порядке в соответствии с нормативными ак­тами о документах и документообороте в бухгалтерском учете и Методическими указаниями по внедрению и при­менению государственного стандарта «Предоставление юри­дической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной тех­ники».

Использование ЭВМ при инвентаризации материалов на складах, как показывает практика, сокращает ее сроки на 3—4 дня, устраняет вероятность ошибок в номенклатурных номерах, ценах и других реквизитах, а также предупрежда­ет искажение результатов инвентаризации.

Применение в процессе инвентаризации дуаль-карт с графическими обозначениями освобождает инвентаризаци­онную комиссию от составления инвентаризационных опи­сей. При этом дуаль-карту заполняют на каждое наимено­вание товара. В ней способом графических обозначений отображают фактическое наличие товара. По графическим обозначениям в вычислительном центре с помощью счи­тывающих устройств количество товара по данным инвен­таризации передают в информационный массив для состав­ления машинограммы «Сличительная ведомость».

При использовании на предприятии клавишных вычис­лительных машин по данным инвентаризационных ярлыков на фактурных или бухгалтерских машинах составля­ют инвентаризационную ведомость. Клавишные вычисли­тельные машины в процессе выполнения контрольно-реви­зионных процедур используют для исчисления естествен­ных потерь по отдельным наименованиям материалов и общей суммы потерь. При этом выявляют случаи предва­рительного списания материалов за счет естественных по­терь по нормам без установления фактических потерь, т.е. без проведения инвентаризации, что запрещено.

Центральная постоянно действующая инвентаризацион­ная комиссия предприятия рассматривает результаты ин­вентаризации, их оформление и регулирование, начиная с проверки правильности оформления сличительных ведомо­стей. Свои выводы (заключения) и предложения по резуль­татам инвентаризации она излагает в протоколе. Здесь же указывают причины недостач, потерь и излишков, опреде­ляют ответственных лиц, излагают предложения по регу­лированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета.

Нормативными актами о бухгалтерских отчетах и ба­лансах предусматривается, что выявленные при инвента­ризациях расхождения ценностей против данных бухгал­терского учета регулируют списанием естественной убыли товарно-материальных ценностей в пределах установлен­ных норм, по распоряжению руководства предприятия, — на расходы производства. Такое списание убытка возмож­но только при условии выявления недостачи при инвента­ризации. При этом естественную убыль ценностей в преде­лах действующих норм определяют после зачета недоста­чи материалов излишками их при пересортице.

Если после зачета пересортицы все еще осталась недо­стача ценностей, то нормы естественной убыли применяют только к тому наименованию ценностей, по которому выяв­лена недостача. Потери и недостачи ценностей сверх нор­мы потерь относят на виновных лиц. Если недостачи и по­тери являются следствием злоупотреблений, то материалы на виновных лиц в пятидневный срок передают правоохра­нительным органам с предъявлением иска.

Излишки ценностей, включая и суммарные разницы при зачете недостач излишками при пересортице, оприходуют в бухгалтерском учете на счета товарно-материальных цен­ностей.

Взаимный зачет излишков и недостач вследствие пере­сортицы осуществляется только как исключение за тот же период, у того же подотчетного лица относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и в одина­ковых количествах. Предложения о возможности взаимно­го зачета пересортицы рабочей инвентаризационной комис­сией представляют на рассмотрение постоянно действую­щей центральной комиссии. Суммарную разницу, которая образовалась при взаимном зачете пересортицы, т.е. недо­стачу, не перекрытую излишками по стоимости ценностей, относят на виновных лиц, а если таковые не установлены, — на чистую прибыль предприятия.

Протокол заседания постоянно действующей инвента­ризационной комиссии утверждает руководитель предпри­ятия не позднее чем через 10 дней после окончания инвен­таризации. В этот же срок принимают меры по обеспече­нию сохранности ценностей.

Результаты инвентаризации отображают в учете в том периоде, в котором была завершена инвентаризация.

Следовательно, инвентаризация как методический при­ем и форма текущего контроля обеспечивает выявление и предупреждение недостач и потерь материальных ценно­стей и денежных средств, а также способствует их со­хранности.