Пропозиції по удосконаленню роботи в офісі на основі принципів системи 4s

Назва принципу	Характеристика принципу	Пропозиції
1S сортування	Зниження витрат часу на пошук необхідної папки, документа, файлу, тощо.	Робочою групою необхідно скласти класифікатор документів та предметів, поділити на три категорії: 1  «потрібні» зберігаються на робочому місці; 2  «не потрібні терміново» розташовуються на певному видаленні від робочого місця; 3  «непотрібні» видаляються в архів.
2S упорядкування	Упорядкування веде до виключення зайвих рухів. Співробітники повинні мати можливість знайти або покласти на місце потрібні їм документи протягом 30 секунд. А якщо немає працівника на місці, то той хто його заміщає зміг зробити це без будь-яких труднощів.	Робочій групі необхідно закріпити за кожним «потрібним» предметом його місце розташування, використовуючи засоби візуалізації, позначення за допомогою малюнків, банерів, фотографії робочого місця. Кожна папка, документ повинні лежати на своєму місці.
3S прибирання	Прибирання  це перевірка, можливість знаходження невідповідностей та недоліків.	Необхідно визначити об’єкти для регулярного прибирання (робочий стіл, обладнання, стелажі, шафки тощо), періодичність прибирання робочого місця (щодня на робочому місці; щотижня у відділі). Домовитися про правила і розподілити відповідальність.
4S підтримка і вдосконалення	Призводить до покращення командного духу та 83рн.8383шньо фірмової культури.	Не припиняти виконання попередніх принципів.

* Складено автором самостійно за допомогою [15]

Також для виявлення видів втрат в офісі необхідно провести аналіз виконуваних дій протягом робочого дня, пропоную встановити ведення «таймінгу»  фотографії робочого дня, відеоспостереження з докладним описом кількості часу витраченого на виконання дій, це допоможе керівництву визначити незавершену роботу, помилки в документах, повторну роботу з документами, виконання непотрібної роботи, зайві етапи в процесах, очікування, зайві пересування, переміщення документів.

Для впровадження принципів «Бережливого виробництва» підприємству ЗАТ «ДОЕЗ» необхідно:

1. Розглянути досвід впровадження принципів на іноземних підприємствах.

2. Розробити внутрішні необхідні документи.

3. Розробити положення по мотивації персоналу.

4. Навчання персоналу.

5. Створити механізм впровадження виробничої системи «Бережливе виробництво».

6. Постійно оцінювати результативність системи з боку керівництва.

Цілі впровадження пропозицій  підвищення рівня якості продукції, створення комфортного психологічного клімату, стимулювання бажання працювати, підвищення продуктивності праці, що в свою чергу веде до підвищення прибутку підприємства і відповідно підвищенню рівня доходу робітників.

3. Економічне обґрунтування впровадження заходу

У розділі 3.2. даної роботи були запропоновані наступні дії для підвищення роботи підприємства:

1. Розробка карти поточного потоку створення цінності на ЗАТ «ДОЕЗ», на основі якої менеджерами будуть виявлені недоліки та втрати, які пов’язані з виробництвом товару. На основі даної карти можна буде розробити карту майбутнього потоку створення цінності, яка дасть можливість при зіставлені з попередньою картою виявити можливий майбутній стан підприємства. Після проведених дій можна буде прийняти рішення, щодо поліпшення роботи заводу завдяки скороченню втрат, пов’язаних з виробництвом.

2. Впровадження системи 4S  організація робочого місця, яка забезпечує створення ефективного робочого простору, наведення порядку, чистоти, зміцнення дисципліни, а отже підвищення продуктивності, створення безпечних умов праці з участю всього персоналу підприємства. Дані рекомендації пов’язані безпосередньо з роботою в офісі та пов’язані з втратами через непотрібні переміщення та дії робітників.

Отже, були запропоновані дії, які позбавлять підприємство від втрат, що пов’язані з виробництвом та роботою в адміністративному корпусі. Необхідно зробити розрахунки щодо витрат, які понесе підприємство впровадивши дані рекомендації. Слід зазначити, що витрати будуть пов’язані тільки з заохоченням працівників та деякими діями, які потрібні будуть для впровадження рекомендацій.

По-перше, зосередимось на витратах, які понесе компанія, впровадивши рекомендації стосовно створення карти поточного потоку створення цінності, карти, яка відобразить поточний стан виробничого процесу підприємства.

Слід виокремити витрати, які понесе компанія для формування групи, яка буде розробляти карту поточного потоку створення цінності (табл. 3.7). В даній таблиці представлено комплекс дій, які будуть закраплені за кожним учасником групи відповідно до етапів створення карти.

Таблиця 3.7.