9.4 Процес здійснення покупки

Покупці ТПП придбавають їх для ділового використовування, скорочення витрат на виробництво або виконання соціальних і правових обов'язків. Виділяють 3 стадії процесу покупки ТПП: визнання потреби, ухвалення рішення про способи задоволення потреби (пошук, оцінка і вибір постачальника), укладання контракту.

Ці три стадії включають звичайно 8 етапів або фаз процесу покупки ТПП, а сама модель здійснення покупки називається сіткою процесу покупки

.

Таблиця. Сітка процесу покупки ТПП

Фази процесу покупки	Класи закупівель
	Закупівля для вирішення нових задач	Повторна закупівля із змінами	Повторна закупівля без змін
1. Усвідомлення проблеми	Так	Можливо	Ні
2. Узагальнений опис потреб	Так	Можливо	Ні
3. Визначення характеристик товару	Так	Так	Так
4. Пошук постачальника	Так	Можливо	Ні
5. Запит пропозицій	Так	Можливо	Ні
6. Вибір постачальника	Так	Можливо	Ні
7. Складання замовлення	Так	Можливо	Ні
8. Оцінка роботи постачальника	Так	Так	Так

Перша стадія включає етапи 1, 2, 3. Її формулюють користувачі товару і особи, що мають вплив (цехові фахівці, маркетологи, фахівці конструкторського і технологічного бюро). Друга стадія включає етапи 4, 5 і 6. На цій стадії підключаються відділи постачання або комерційної логістики, а також керівництво різних рівнів. Заключна стадія включає частково етап 6, а також 7 і 8.

1. Усвідомлення проблеми виникає під впливом зовнішніх і внутрішніх чинників. До усвідомлення проблеми підштовхує реклама, ділові пропозиції, ситуація на ринку і т.д.

2. Узагальнений опис потреб включає загальні характеристики товару, що визначаються фахівцями різних напрямів (наприклад надійність, міцність, ціна і т.д.). Постачальник в цьому випадку може надати докладну інформацію про продукцію.

3. Визначення характеристик товару включає аналіз вартості товару, складання технічних умов і методів контролю характеристик товару. Розробляються заходи по зниженню витрат виробництва і ціни товару за рахунок зміни конструкції, стандартизації деталей і комплектуючих. Постачальники можуть запропонувати свої послуги на ранніх стадіях розробки характеристик продукту, підвищуючи шанси на укладення контракту.

4. Пошук постачальника може проводитися по довідниках, комп'ютерних мережах, рекламі, виставках. Постачальник повинен ураховувати ці джерела, надаючи в них інформацію. Покупець може ознайомитися з виробничим процесом намічених постачальників.

5. Запит пропозицій. Після отримання детальних письмових пропозицій від намічених потенційних постачальників проводиться їх аналіз. Постачальник повинен надати маркетингову, а не просто технічну інформацію, що викликає довір'я і доводить його переваги перед конкурентами. Проводиться офіційна презентація продукції, елементом якої є не тільки надання інформації про продукцію, але і постановка різних питань. Багато фірм що відбирають тільки тих постачальників, продукція яких відповідає міжнародним стандартам якості ISO 9000, регламентуючим виробництво, тестування продукції, навчання персоналу, ведення документації, методи виявлення дефектів. Сертифікат якості ISO 9000 повинен підтверджуватися аудиторською перевіркою якості раз на 6 місяців (ISO – міжнародна організація стандартів).

6. Вибір постачальника проводиться закупівельним центром на підставі визначення його чисельних характеристик і ступеня їх відносної важливості. Часто використовується модель оцінки характеристики наступного вигляду (табл.).

Таблиця. Приклад оцінки характеристик постачальника

Характеристика	Вагомість чинника	Значущість характеристики
		Погано (1)	Задов.(2)	Доб. (3)	Відм. (4)
Ціна	0,3				
Репутація постачальника	0,2			
Надійність продукту	0,3				
Рівень обслуговування	0,1		
Гнучкість постачальника	0,1			
	=1

Загальна оцінка: 0,34+0,23+0,34+0,12+0,13=3,5

Вибір постачальника і значущість характеристик залежать від типу закупівельної ситуації. Для регулярних закупівель особливо важливі: дотримання термінів поставок, ціни і репутація постачальника. Ціна, надійність техніки, рівень післяпродажного обслуговування, гнучкість і репутація постачальника важлива при закупівлях, що мають відношення до політики компанії. Постачальники у відповідь на пропозицію про зниження цін можуть надати аргументи про надійність і терміни експлуатації устаткування, якості послуг.

7. Складання замовлення відбувається після остаточного відбору постачальників. Замовлення включає технічні характеристики продукції, кількість, терміни поставки, умови повернення, гарантії, ціни і ін. Частіше контракти носять довгостроковий характер і називаються всеосяжними. Це веде до зростання закупівель з одного джерела, що укріплює зв'язки і підриває позиції конкурентів.

8. Оцінка роботи постачальника. Вона може полягати у вивченні думки кінцевого споживача про матеріали і комплектуючи продукту, значущості характеристик виробника. Можна оцінити загальну суму втрат від незадовільної роботи постачальника. На підставі отриманих результатів ухвалюються рішення про подальшу співпрацю, коректування контрактів і т.д.

У разі повторних покупок кількість етапів зменшується.

На ринку державних і урядових установ є деякі особливості.

Ринок державних установ включає школи, лікарні, в'язниці і ін. установи, що забезпечують людей, які знаходяться в їх піклуванні. На цьому ринку прагнуть низьких цін, що не наносять, проте, збитку репутації організацій.

Урядові установи – найбільші покупці. Вони запрошують пропозиції і купують у тих, що запропонували мінімальні ціни, ураховуючи часто якість продукції і репутацію постачальника. У разі складних проектів з підвищеним ризиком або відсутності конкуренції серед постачальників може йти мова про спеціальні умови контракту. Основну роль все ж таки грає ціна, оскільки технічні умови й точно описані характеристики товару, і його диференціація не є маркетинговим чинником, а на відкритих торгах реклама і особисті продажі не грають особливої ролі. Відділи маркетингу відстежують вірогідні потреби уряду, ретельно готують пропозиції, створюють ефективну систему комунікацій, укріплюючи репутацію компанії.