Тема : «Створення запитів»

План лекції

1. Поняття запиту та призначення.

2. Типи запитів.

3. Відмінність фільтрів від запитів.

4. Створення запитів.

5. Використання обчислювальних полів у запитах.

Найважливішим компонентом Access є запити, які дають можливість відбирати інформацію з однієї або декількох таблиць на основі заданих критеріїв.

Призначення запитів.

1. Вибірка окремих полів при роботі з великими таблицями.

2. Перегляд і обробка даних з різних таблиць і запитів.

3. Формування простих та складних критеріїв вибору даних з однієї або декількох

4. таблиць.

5. Виконання розрахунків над групою записів.

6. Виконання операцій відновлення даних.

7. Збереження відібраних даних.

8. Запити можуть виступати у якості джерела даних для формування звітів та форм.

Типи запитів.

1. Базовий або простий запит. Дозволяє відбирати з базових таблиць окремі поля, при цьому відображаються усі записи.

2. Запит на вибірку. Дозволяє відбирати та відображати записи з однієї або декількох таблиць, які задовольняють поставленим умовам.

3. Запит на відновлення , додавання, видалення (керуючі запити). Це запити в результаті виконання яких змінюються дані базових таблиць.

4. Перехресний запит. Дозволяє групувати дані і підраховувати кількість записів у кожній групі.

5. Підсумковий запит. Дозволяє проводити підсумкові обчислення над групою записів, створювати обчислювальні поля.

Відмінність фільтрів від запитів

1) Фільтри не дозволяють відбирати дані з декількох таблиць.

2) Фільтри відображають усі поля таблиці, а запити зменшують кількість полів.

3) Фільтри, відібрану інформацію згідно умов, відображають тимчасово, а запити

дозволяють її зберігати.

4) Фільтри не дозволяють групувати дані і проводити будь-які розрахунки

5) Фільтри не можуть бути джерелом даних при створенні форм та звітів.

Створення запитів.

Найпростіші запити можуть бути створені за допомогою ” Майстра запитів” , що прискорює процес створення запиту. Найбільш ефективним засобом створення різноманітних запитів є їх розробка у режимі ” Конструктора запитів”.

Для створення запиту у режимі Конструктора необхідно :

- Вибрати вкладку ”Запросы”, ”Создать”, вибрати режим ”Конструктор”

- У вікні ”Добавление таблицы” вибрати таблиці, кнопка ”Добавить”, ”Закрыть”.

У нижній частині вікна ”Конструктора запитів” знаходиться Бланк запиту, де і відбувається основна робота по створенню запиту.

Призначення рядків бланку запиту

1. Поле. Містить імена полів, які використовуються для створення запиту.

2. Імя таблицы. Використовується для вказання імені таблиці, з якої вибрано

поле.

3. Сортировка. Дозволяє визначити на підставі яких полів буде проведене

сортування даних у запиті.

4. Вывод на экран. Наявність символу  у цьому рядку визначає чи буде поле

виводитися на екрані.

5. Условие отбора. Використовується для введення простих та складних умов

відбору даних.

6. Сортировка данных полей.

Засоби включення полів у запит.

1. Двічі натиснути мишею у таблиці по необхідних іменах полів.

2. Двічі натиснути мишею по * у списку полів таблиці. Помітяться усі поля, їх

можливо перетягнути.

3. Двічі натиснути на заголовок списку полів. Помітяться усі поля .Перетягнути

усі, а непотрібні видалити.

Використання обчислювальних полів у запитах.

У запитах можна створювати нові поля за допомогою розрахунків. При створенні , за допомогою розрахунків, нове поле за умовчанням має ім’я Выражение1 .

Ім'я поля можливо змінити , поставити : і ввести формулу розрахунку. Для введення формули розрахунку необхідно викликати Область ввода , клавішами SHIFT+F2 або CTRL+F2

У формулу розрахунку можуть входити :

- знаки арифметичних операцій: +, - , /, *, ^

- імена полів, оператори, функції.

Якщо у склад формули входять імена полів, в яких є пробіли, то їх необхідно заключати у

[ ] дужки, імена полів, в яких немає пробілів Access автоматично бере у дужки.

Приклад: Стоимость: [ Цена ]* [ Количество ]

- буде створено нове полем з іменем Стоимость

При створенні обчислювальних полів можна використовувати логічу функцію IIF.

Функції Access:

SUM – сума значень даного поля

AVG – розраховує середнє значення поля

MIN – вибір найменшого значення поля

MAX – вибір найбільшого значення поля

COUNT – функція підраховує кількість записів без урахування порожніх значень

Полів.

Оператори.

AND (и) у запиті будуть записи, які задовольняють одночасно декільком умовам.

OR (или) у запиті будуть залишатися записи, які задовольняють будь-якої умові.

Is Null – відбираються записи , які не мають значення в даному полі , тобто дорівнює нулю.

> більше

< менше

>= більше або дорівнює (не більше)

<= менше або дорівнює (не менше)

<> не дорівнює ()

Підсумкові запити

Для створення такого запиту необхідно створити базовий запит, натиснути на кнопку - групові операції. У бланку запиту з’явиться рядок Группировка. У тих полях по яких необхідно провести підсумкові обчислення треба в рядку Группировка розкрити список і вибрати функцію.

При створенні запиту на базі декількох таблиць та запитів, їх необхідно зв’язати у запиті , при цьому у запит попадають тільки ті записи, в яких зв’язані поля співпадають.

Тема: Екранні форми