litvinchuk_o_v_ukrainska_mova_za_profesiinim_spryamuvannyam

відповідних фразеологізмів; документуються твердження, обов’язкові посилання, а також цитати.

Різновиди наукового стилю: власне науковий, науково-популярний, науково-навчальний, виробничо-технічний.

Публіцистичний стиль призначений інформувати суспільство про факти та явища, а також формувати громадську думку, пропагандистськими методами розв’язувати важливі актуальні суспільно-політичні проблеми. Риси: поєднання логічного викладу й емоційно-експресивного забарвлення з метою впливу та переконання. Орієнтується публіцистичний стиль на усне мовлення (ораторський стиль), а тому можлива діалогічна форма (запитання і відповіді на тлі авторського монологу), звертання, оцінка явищ, подій і т.ін.

Публіцистичний стиль поділяється на такі підстилі: науковопопулярний, газетний, радіомовлення і телебачення.

Епістолярний стиль використовується в приватному листуванні. Конфесійний стиль призначений обслуговувати релігійні потреби

суспільства.

Офіційно-діловий стиль (ОДС) – це прийоми використання мовних засобів під час документального оформлення актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між окремими державами, організаціями та членами суспільства в їхньому офіційному спілкуванні.

Написання документів вимагає суворої нормативності й логічної виразності. ОДС має дві форми: усну і писемну. Це стиль конституції країни, законів, постанов, статутів, програм, наказів, звітів та інших ділових паперів. Документи відображають події, зберігають пам’ять через роки, пов’язуючи минуле із сьогоденням.

Риси офіційно-ділового стилю:

1.Змістовність.

2.Точність.

3.Характерні усталені мовні звороти.

4.Стандартні початки і закінчення документів.

5.Поділ документа на частини.

6.ОДС позбавлений образності й емоційності.

7.Побудова речень відзначається лаконізмом. Речення чіткі й нескладні.

ОДС поділяється на такі підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-канцелярський.

11

ТЕМА 2. Писемне професійне мовлення

1.Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

2.Класифікація документів.

3.Реквізит – елемент документа.

4.Текст як реквізит документа.

5.Оформлення сторінки.

6.Оформлення титульної сторінки.

7.Оформлення заголовків і підзаголовків.

8.Покликання до тексту та правила їхнього оформлення.

9.Бібліографія. Правила оформлення бібліографії.

1. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття ”документ” багатозначне, залежить від того, для чого і в якій галузі він використовується.

Сьогодні можемо знайти такі трактування документа:

1)письмовий акт, який служить доказом юридичних відносин чи фактів, що спричиняють правові наслідки;

2)достовірне історичне письмове джерело;

3)матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація;

4)офіційне посвідчення особи (трудова книжка, посвідчення, паспорт тощо).

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою; засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини.

Він має правове значення, оскільки засвідчує та доводить певні факти. Також використовується як джерело й носій інформації. У багатьох галузях людської діяльності документ виступає і як предмет, і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; контроль – це збирання відомостей, їхнє письмове оформлення й видання вказівок.

2. Класифікація документів

Документи класифікуються за такими ознаками: 1. За найменуванням:

–автобіографія;

–інструкція;

–телеграма;

12

– протокол та ін.

2. За місцем виникнення:

–внутрішні (мають чинність усередині установи, де їх було створено);

–зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

3. За походженням:

–службові (створені організаціями або службовими особами, які їх представляють);

–особисті (створені окремими особами незалежно від їхньої службової діяльності).

4. За напрямом:

–вхідні (надходять до установи);

–вихідні (надсилаються з установи).

5.За складністю:

– прості;

– складні (містять додатки).

6.За призначенням:

–щодо особового складу (кадрові);

–довідково-інформаційні;

–розпорядчі;

–обліково-фінансові;

–господарсько-договірні;

–організаційні.

7. За формою:

–стандартні (мають чітко визначену структуру);

–індивідуальні.

8.За терміном виконання:

– звичайні безстрокові;

– термінові;

– дуже термінові (з поміткою ”терміново”).

9.За терміном зберігання:

–тимчасового (до 10 років);

–тривалого (понад 10 років);

–постійного зберігання.

10. За ступенем гласності:

–для загального користування;

–для службового використання;

–таємні;

–цілком таємні.

13

11. За стадіями створення:

–оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник; має підпис і при потребі печатку та штамп;

–копія – точне відтворення оригіналу з поміткою ”копія”;

–дублікат – другий примірник документа, який видається при втраті оригіналу.

12. За технікою відтворення:

–рукописні;

–відтворені механічним способом.

13. За носієм інформації:

– на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

3. Реквізит – елемент документа

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів і для інших документів. Виготовляються бланки двох форматів – А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

4. Текст як реквізит документа

Текст – головний елемент документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Крім параграфів, пунктів, у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох-п’яти речень. Однак абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих

14

документах, де звернено увагу на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.

Найзручніші для сприймання речення із трьох, п’яти, семи (найбільше – з дев’яти) слів.

Щодо словосполучень, то слід пам’ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання й сприйняття документа.

При створенні тексту документа необхідно дотримуватися певних вимог, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і водночас повнота інформації.

Текст документа повинен бути точним, тобто не містити в собі подвійного значення слів і висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю і залежить від уміння висловлювати думки однозначно, уживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови.

Текст складається з таких логічних елементів:

1)вступу – зазначається привід, який став причиною укладання документа;

2)доказу – викладається суть питання;

3)закінчення – формулюється мета, заради якої складено документ. Текст може бути простим (складається із закінчення) або складним

(містить усі логічні елементи).

5. Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 та А5. З усіх боків сторінки залишають вільні береги: лівий – 35 мм; правий – 8 мм, верхній – 20 мм; нижній – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Перша сторінка документа друкується на бланку, наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на наступну не можна переносити лише підпис, там повинно бути не менше двох рядків тексту.

Не бажано:

1)переносити слово на межі сторінки, краще перенести його на наступну сторінку;

2)вiдривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

3)починати один рядок абзацу на сторінці, що закінчується; варто починати новий абзац із нової сторінки.

15

Щодо нумерації: у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово сторінка не пишеться. Біля цифр не повинні міститися будь-які позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку аркуша, а парні – у лівому.

6. Оформлення титульної сторінки

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, реферату, наукової роботи, яка містить у собі інформацію про автора, тему, місце

йрік видання, призначення тощо. Це своєрідне знайомство із працею, тому необхідно зафіксувати відомості, які характеризують її.

Титульна сторінка повинна містити такі елементи:

1.Прізвище й ініціали автора.

2.Заголовок, що характеризує тему.

3.Назва установи, від імені якої видається праця.

4.Рік видання чи написання.

5.Серія, до якої належить друкована праця.

6.Вказівка про тип видання.

7.Номер частини, тому, випуску.

8.Черговість видання, починаючи із другого.

9.Вказівка, з якої мови перекладено працю, прізвища перекладача

йредактора перекладу.

10.Прізвище автора вступної статті або післямови.

11.Рекомендації відповідних установ.

У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї. Якщо праця написана колективом авторів, то їхні прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові. Як правило, відомості на титульній сторінці оформляють посередині аркуша.

Якщо титул починається з ініціалів і прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього берега сторінки. Якщо є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього берега пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п’ять інтервалів від них.

Назва книги пишеться великими буквами на тридцятому інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо в заголовку декілька рядків, то кожен рядок пишеться через два інтервали. Назва видавництва, місце й рік видання пишуться на межі нижнього берега маленькими літерами.

16

7. Оформлення заголовків і підзаголовків

Заголовок пишеться великими літерами й повинен містити не більше ніж сорок знаків. Якщо він великий, то його варто поділити на декілька рядків. З малої літери заголовок пишеться тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої – якщо передує їй. У заголовку не дозволяється переносити слова.

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали. Заголовок розміщується посередині рядка або на початку рядка біля лівого берега. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

8. Покликання до тексту та правила їхнього оформлення

Покликання – це текст, що розміщується в кінці сторінки й відмежовується від основного тексту горизонтальною рискою. Біля слова чи вислову, які вимагають пояснення або коментаря, ставиться знак покликання (цифра з дужкою чи без неї або зірочка), який повторюється на початку самого покликання.

Знак ”зірочка” використовується в тому випадку, коли покликань у роботі небагато (переважно одне на сторінці).

Якщо ж використовуються арабські цифри як знак покликання, то його нумерація може бути сторінковою (у межах однієї сторінки) чи наскрізною (через усю роботу). Знаки покликань повинні бути однотипними в межах однієї роботи. Цифри й зірочки пишуться біля слова вгорі, без відступу між словом і знаком, проте після покликання відступ обов’язковий. Розділові знаки ставляться після знака покликання.

Відокремлювальна риска відділяється від основного тексту півтора або двома інтервалами залежно від того, яким інтервалом написано сам текст. Текст покликання відділяється двома інтервалами від відокремлювальної риски. Текст покликання пишеться через один інтервал з абзацу. Якщо на сторінці декілька покликань, то кожне відділяють двома інтервалами.

9. Бібліографія. Правила оформлення бібліографії

Бібліографія – це перелік літератури з певного питання. У книзі бібліографія слугує для поглиблення й розширення знань читачів з певної галузі науки чи техніки, якій присвячено основний зміст книги.

Розрізняють бібліографію:

1) як список використаної літератури – містить перелік книг, на які покликається автор;

17

2)реєстраційну – знайомить читача з назвами всіх книг з конкретного питання;

3)рекомендаційну – містить назви книг, які автор радить прочитати. Вибір автором певного типу бібліографії залежить від характеру й призначення видання.

Порядок розміщення назв книг у списках літератури може бути алфавітним, хронологічним, тематичним. Усередині тематичних рубрик слід дотримуватись алфавітного або хронологічного принципу розташування назв.

Список літератури записується таким чином: перший рядок назви книги пишеться з абзацу, а другий і наступні – від лівого поля без абзацу, наприклад:

Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003. – 480 с.

Список літератури, уміщений у кінці книги, пишеться через два інтервали. Бібліографічне посилання, уміщене в кінці сторінки, оформляється як покликання.

Правила складання бібліографічного опису:

1. Автор (прізвище, ініціали); крапка; якщо книга написана кількома авторами, то вони перераховуються через кому. Якщо посібник написаний чотирма авторами й більше, то вказують лише першого, а замість прізвищ інших авторів зазначається ”та інші”.

2. Назва книги (без скорочень і без лапок); двокрапка. Підзаголовок (без лапок); крапка; тире.

3. Початкові відомості (місце видання, видавництво, рік видання):

а) місце видання – з великої літери й скорочено Київ (К.), Львів (Л.), Москва (М.); крапка; пробіл; двокрапка. Усі інші міста записуються повністю – Житомир, Одеса, Донецьк; двокрапка;

б) назва видавництва (без лапок) з великої літери; кома; в) том, частина – скорочено з великої літери (Т., Ч.); цифра тому

або частини; крапка; тире; г) випуск – з великої літери, скорочено (Вип.); крапка; тире;

д) слово ”Видання” – з великої літери, скорочено; крапка; порядковий номер видання арабськими цифрами; крапка; тире;

е) рік видання (лише арабськими цифрами); крапка; тире; є) якщо вказується загальна кількість сторінок, то пишуться

арабські цифри на позначення номера сторінки, слово ”сторінка” – записується скорочено, з маленької літери. Наприклад: 147 с. Якщо вказуються конкретні сторінки, то спочатку пишеться слово ”сторінка” скорочено, з великої літери (С); крапка; арабськими цифрами номери сторінок. Наприклад: С. 45-67; С. 12.

18

4. Якщо на одній сторінці декілька покликань, то при повторюванні бібліографічних відомостей достатньо вказати ”Там само”, поставити крапку й тире та записати номери сторінок, на які посилаються. Наприклад: Там само. – С. 78-90.

ТЕМА 3. Культура укладання документів особового складу

1.Автобіографія.

2.Заява.

3.Резюме.

4.Характеристика.

5.Розписка.

1. Автобіографія

Автобіографія – документ, що містить опис життя та діяльності особи й складається нею самою. Автобіографія пишеться в довільній формі, проте існують її обов’язкові реквізити:

1.Назва виду документа (автобіографія).

2.Прізвище, ім’я, по батькові автора (у називному відмінку).

3.Дата й місце народження (число, місяць, рік).

4.Відомості про освіту.

5.Відомості про трудову діяльність.

6.Відомості про громадську роботу.

7.Сімейний стан і склад сім’ї (батьки, дружина / чоловік, діти).

8.Домашня адреса та номер телефону.

9.Дата складання (ліворуч).

10.Підпис автора (праворуч).

Усі відомості в автобіографії викладаються від першої особи, відомості про навчання і роботу викладаються в хронологічній послідовності. Обов’язково вказуються повні найменування навчальних закладів, у яких автор здобував освіту, і підприємств чи установ, у яких працював.

Зразок:

Автобіографія Я, Подолянець Леся Миколаївна, народилась 14 січня 1978

року в м. Львові в родині лікарів.

У 1985 році була зарахована до першого класу загальноосвітньої школи № 98.

19

Улітку 1995 року після закінчення школи вступила до Львівського національного університету ім. Івана Франка на юридичний факультет денної форми навчання.

З 2000 року працюю на посаді юриста у відділі договірноправової роботи концерну ”Галнафтогаз”.

Склад сім’ї.

Батько – Подолянець Микола Сергійович, 1954 року народження, лікар.

Мати – Подолянець Марія Василівна, 1958 року народження, лікар. Сестра – Подолянець Анна Миколаївна, 1994 року народження,

учениця 9-го класу загальноосвітньої школи № 98. Проживаю за адресою: вул. Лесі Українки, 5, кв. 3 м. Львів Телефон: 56-56-22

2. Заява

Заява – це документ, у якому міститься прохання або пропозиція. Заява може адресуватися установі або посадовій особі. При її

написанні слід дотримуватися такої форми:

1.Назва посади службової особи, до якої звертаються; назва організації, прізвище, ім’я, по батькові особи, до якої звертаються із заявою (у давальному відмінку).

2.Прізвище, ім’я, по батькові заявника, його посада й адреса.

3.Назва виду документа (заява).

4.Текст документа (виклад прохання, пропозиції тощо).

5.Перелік документів, що додаються до заяви із зазначенням кількості сторінок.

6.Дата складання.

7.Підпис автора.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновиди заяви: заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про притягнення до відповідальності тощо.

Зразок 1:

Ректорові Житомирського державного

технологічного університету проф. Мельничуку П. П. Прокопчук Оксани Володимирівни (мешкаю за адресою:

вул. Черняховського, 5, кв. 10

20