Совещания

Деловые совещания (заседания, собрания) проводятся с целью помочь в подготовке и реализации соответствующих управленческих решений. Проводятся по необходимости, а не "для галочки".

С точки зрения этико-организационных позиций бывают следующих типов:

1. диктаторское– сообщение руководителем своего решения, ознакомление подчиненных с решением "сверху";

2. автократическое– руководитель поочередно задает вопросы и выслушивает ответы, затем принимает решение;

3. сегрегативное ("отделение") начинается докладом руководителя или другого лица, в прениях принимают участие только те, кого назначили;

4. дискуссионное– свободный обмен мнениями, решение принимается общим голосованием.

По тематике собрания бывают: административные, кадровые, технические, финансовые, технологические; по основной задаче: проблемные, инструктивные, оперативные (диспетчерские).

Подготовка к проведению совещания:

1. Заранее обсудить время и дату. Ознакомить с тематикой и материалами, относящимися к проблеме.

2. Подобрать соответствующую аудиторию. Перерывы через 50 минут работы по 10 минут. Через 1,5 часа – 15 минут.

3. Установить регламент. Вынести на начало обсуждения вопросы полегче (разминка).

4. Критика – необходимый момент делового общения. Публичный разнос по мелочам вызывает озлобленность, возникает "моральная угроза". Остальные также будут бояться.

5. Необходимо четко формулировать цель, нельзя безапелляционно настаивать на своей мысли, не оставляя места для обсуждения; знать четко свои обязанности и уровни ответственности.

Обсуждение – центральный стержень совещания. В процессе обсуждения необходимо:

• указывать на пути преодоления трудностей, а не на конкретные факты;

• формулировать требования, аргументы так, чтобы побудить участников к обсуждению проблемы и поиску решений;

• блокировать фразы "это невозможно сделать в наших условиях", "такого еще не было в практике" и т.п.;

• постоянно напоминать о цели совещания;

• периодически обобщать достигнутое;

• согласовывать принятые решения, исключать разногласия, чтобы не было противоречий;

• замечать и реагировать на голословные утверждения, избегать нечетких формулировок, обосновывать выражения.

Совещание должно завершиться подведением итогов, составлением и корректировкой протокола.

4. Деловые переговоры Организация и подготовка переговоров

Важное место в деловом общении принадлежит деловым переговорам.

Деловые переговоры– один из видов деловой коммуникации, проводимый с целью заключения различных договоров, соглашений, сделок, контрактов, координации совместных действий, соглашения мероприятий и т. д.

Деловые переговоры предполагают каждый раз новый предмет обсуждения, но все же существует нечто константное, постоянное – это сам порядок ведения переговорного процесса.

Переговоры включают основные элементы деловой беседы. Они состоят из трех этапов:

• обмен информацией, взаимное уточнение интересов, концепций и позиций сторон;

• обсуждение, обоснование взглядов и предложений, выдвижение аргументов и контраргументов;

• согласование позиций, формулирование договоренности.

Планируя деловые переговоры, вначале необходимо провести содержательный анализ проблемы, т. е. определить интересы обеих сторон, обдумать, какие из ваших интересов особенно важны, и что препятствует их реализации.

Определите, насколько заинтересованы в переговорах вы и ваш партнер; в каких вопросах интересы обеих сторон совпадают, в каких – расходятся, но не пересекаются, и в каких – исключают друг друга.

Сформулируйте свою позицию, определите общий подход к предстоящим переговорам.

В переговорном процессе можно выделить три основных этапа:

1. Подготовка переговоров.

2. Ведение переговоров

3. Завершение переговоров

1. Для успешного проведения деловых переговоров нужна тщательная подготовка к ним. Первейшее требование к подготовительному этапу – четкое определение предмета (проблем) переговоров и его доскональное изучение. Глубокое и всестороннее знание предмета переговоров дает большие преимущества в переговорном процессе. После уяснения проблем ищут партнеров для их решения.

Основное внимание при подготовке переговоров уделяют:

• анализу проблемы;

• формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;

• определяются возможные варианты решения проблемы;

• подготовке предложений и их аргументации;

• составлению необходимых документов и материалов.

Анализ проблемы – заключается в поиске путей ее решения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнерами. В процессе анализа проблемы продумываются возможные варианты решения проблемы.

При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон.

Интерес– это одно из ключевых понятий переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы, которые не обязательно противоречат друг другу.

Можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся интересы. Взаимоисключающие интересы предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). Непересекающиеся интересы предполагают ситуацию, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает интересы другой стороны.

На основе интересов участников переговоров формулируется общий подход к переговорам и собственная позиция, а также возможные варианты решения проблемы.

Важная часть подготовки к деловым переговорам – разработка плана и программы переговоров. Необходимо подготовить проекты документов, подготовить необходимые материалы. Письменная форма изложения заставляет участников подумать о точности формулировок. Эти документы могут служить ориентирами, с которыми сверяется ход переговоров, вносятся необходимые изменения. К таким документам относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов.

Чтобы успешно вести переговоры необходимо собрать всю информацию о фирме, с которой решено сотрудничать (когда и кем была основана, в каких странах работает, основные вехи в ее деятельности, данные о финансовом положении, объеме операций, авторитете на мировом рынке и т. д.). в достижении взаимного доверия партнеров большую роль играют личные отношения. Поэтому полезно будет узнать о руководителе фирмы - партнера, их биографию, основные вехи карьеры, состав семьи, хобби и т. д. Первичные сведения можно получить из справочников и специальных изданий, а также от третьих лиц и учреждений, специализирующихся на изучении финансового положения фирм. В беседе с представителем фирмы следует проявить свою осведомленность о ее деятельности. Это производит благоприятное впечатление на партнеров.

Существенный момент подготовки к переговорам – оформление иллюстрированных материалов: чертежей, таблиц, диаграмм, видеофильмов и др.

Состав делегации определяется полезностью ее участников. Важно, чтобы в переговорах участвовали не только руководители, но и эксперты, люди, владеющие конкретной информацией и практическими знаниями. Обычно в состав делегации входят:

• непосредственные участники переговоров;

• компетентные консультанты (эксперты);

• вспомогательный состав (переводчики, водители, стенографистки, машинистки).

Каждый из членов делегации играет свою роль в переговорном процессе: одни ведут переговоры, другие готовят ответы на возникающие по ходу вопросы и замечания, третьи – анализируют полученную информацию, ищут пути выхода из затруднительных ситуаций. Залог успеха переговоров – слаженная работа команды.

К техническим моментам подготовки деловых переговоров относят определение места и времени встречи, заказ номеров в гостинице, договариваются о встрече на вокзале и т. д.

Большое значение для результата переговоров имеет и время встречи. Психологи рекомендуют выбирать время с учетом биоритмов. Назначать деловую встречу с «жаворонком» выгоднее всего на послеобеденное время. А вести переговоры с «совами» предпочтительнее утром.

При определении времени встречи обычно исходят из ее продолжительности, как правило, переговоры длятся около 1,5-2-х часов. Если переговоры проходят в первой половине дня, то они назначаются на 9.30 или 10.00, а если во второй – то, исходя из предполагаемого времени их окончания; обычно это 17.00 – 17.30. При проведении переговоров необходимо помнить, что первый спад активности участников наступает примерно через 35 минут после их начала. Если переговоры длятся несколько часов, рекомендуется сделать перерыв, чтобы отдохнуть и перекусить.

При рассадке за столом переговоров, необходимо учитывать ранг и служебное положение участников.

Выбор места встречи может влиять на ее результаты. Местом встречи может быть помещение одного из участников переговоров или, находящееся на нейтральной территории помещение. Оно должно быть хорошо освещено, с нормальной температурой (около +19 С). На столах должны лежать блокноты, карандаши, вода, фужеры. Бутерброды и кофе не подаются, т. к. люди собираются не закусывать, а работать. Если на столах не стоят пепельницы, то курить в данном помещении нельзя. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться против окон: может помешать солнечный свет.

Однако нужно учитывать, что на своей территории деловые люди обычно чувствуют себя комфортнее и увереннее, ведут себя энергичнее и имеют больше шансов на успех.

Недостатки проведения переговоров на своей территории:

• вы не можете откладывать решение, ссылаясь на отсутствие информации;

• вы чувствуете себя обязанным партнеру, который ради этой встречи приехал издалека;

• хлопоты, связанные с организацией переговоров и приемом гостей, могут отвлечь вас от предмета переговоров.