Госзакупки / Уч элем_Закупка / Коммерция / составл.запроса

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАПРОСА

Понятие Запроса

Запрос –это коммерческое письмо, которое Вы направляете в адрес потенциального поставщика с целью получения коммерческого предложения.

Коммерческие предложения поставщиков вам нужны для оценки их возможностей по поставке товаров с тем, чтобы сделать обоснованный выбор поставщика и заключить с ним выгодную сделку по закупке предложенных товаров.

Фирма, получившая запрос, обязательно предоставит Вам необходимую информацию, поскольку в условиях рынка запрос почти означает заказ, а заказ это торговля, прибыль, смысл бизнеса.

Обычно запросы фирмы посылают “веером”, т.е. всем потенциальным партнерам по бизнесу, которые так или иначе связаны с реализацией аналогичной продукцией.

Правовой статус запроса

Направляя запрос поставщикам, Вы не имеете перед ними никаких право­вых обязательств, т. к. запрос – это обычное деловое письмо. Получив Ваш запрос поставщик может ответить Вам и выслать свое предложение, а может и не ответить, если у него и без Вас много заказов – это его право. Именно поэтому запросы посылают в большом количестве.

Форма запроса

Запрос вы можете дать в следующих формах:

• устно (по телефону, при личной встрече);

• письменно (по почте, факсу и т.п.)

Оформление запроса

Запрос относится к разряду деловых писем, поэтому запрос вам следует оформлять в соответствии с общепринятыми правилами оформления деловых писем (см. учебный элемент “Оформление деловой переписки с зарубежными партнерами”).

Запрос оформляется с одной копией.

Запрос как деловое письмо (см. образец Запроса) имеет свои реквизиты:

• внешние;

• внутренние.

Внешние реквизиты

К внешним реквизитам относятся:

• Заголовок - Позиция

• Дата отправления письма - Позиция

• Наименование и адрес получателя - Позиция

• Указание на содержание письма - Позиция

• Обращение - Позиция

• Основной текст письма - Позиция

• Заключительная формула вежливости - Позиция

• Подпись отправителя - Позиция

• Инициалы автора письма и исполнителя - Позиция

Позиция заполняется при обработке Запроса.

Позиции 1-9 являются обязательными при оформлении Запроса. Кроме них могут быть:

• Указание на приложения

• Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму

• Уведомление о наличии копий

Все позиции Запроса оформляются по общим требованиям оформления деловых писем.

Особенность оформления Запроса

Отличие Запроса от других деловых писем заключается в том, что Запрос имеет свое название - Позиция : Указание на содержание письма.

На этой позиции Вы должны написать “Запрос на коммерческое предложение”

Внутренние реквизиты

К внутренним реквизитам относится содержание текста Запроса - Позиция : Указание на основной текст письма

Содержание текста запроса

Вам как покупателю продукции, необходимо знать какой товар, по каким ценам на каких условиях реализует поставщик. Поэтому в целом, содержание текста запроса сводится к следующему: “просим Вас выслать такую-то информацию”.

Какую информацию обычно запрашивают в запросах?

Это может быть:

• ассортимент товаров и список цен по ним,

• параметры качества товаров;

• условия поставки;

• сроки выполнения заказов.

Вместо выше перечисленной информации, можно просто попросить выслать каталог фирмы, цветные проспекты, прайс-листы и т.п., из которых можно узнать информацию о поставщике и его товарах.

Образец Запроса:

Текстильная фабрика им. Розы Люксембург ул. Смирнова-Ласточкина, 4 “Дом одежды” Невский пр. 25, Санкт Петербург, 193567, Россия. Дата __________________ \ Запрос на коммерческое предложение\ Уважаемые господа, В нашем “Доме одежды” предполагается проведение крупной распродажа лыжных костюмов. Будем благодарны, если вы пришлете нам перечень новых моделей лыжных костюмов и список цен на них. Нас также интересуют условия поставки товаров, оплата за оптовую сделку, предоставляемые скидки. Мы будем весьма признательны, если вы предоставите нам возможность познакомиться с образцами новых моделей лыжных костюмов. Просим прислать к нам представителя вашей фабрики для обсуждения возможностей поставки крупной партии лыжных костюмов в удобный для нас срок. Мы будем признательны за быстрый ответ. . С уважением, И.П.Петров