УЧЕБНЫЙ

ЭЛЕМЕНТ

Наименование:

Составление заказа на закупку товара

Профессиональная область:

Коммерция

Код:

ЦЕЛИ

Изучив данный учебный элемент, Вы сможете:

• оформить заказ

• обработать заказ

ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Количество	Название и описание
1 1 1	Персональный компьютер (или пишущая машинка) Папка-регистратор Журнал регистрации

СОПУСТВУЮЩИЕ УЧЕБНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ

Составление коммерческого предложения

Ведение учета информации о поставщиках

Оформление деловой переписки

Обработка и регистрация деловой переписки

· Примерное время работы с учебным элементом – 2 час.

Введение: Общая характеристика Заказа

Понятие и назначение заказа

Заказ - это выражение вашего желания купить определенный товар на выгодных условиях у конкретного поставщика

Основанием для составления Заказа являются:

1. Коммерческое предложение, полученного от поставщика (см. учебный элемент “Составление коммерческого предложения”).

2. Заявка, полученная из отдела сбыта на поставку товаров по заказу клиента фирмы.

3. Заявка, полученная со склада с целью поддержания норматива складских запасов продукции.

4. Заявки, полученные от других подразделений фирмы в части обеспечения своей деятельности.

Правовой статус заказа

Заказ имеет юридическую силу.

Заказ составляется в рамках договорных отношений. В соответствии с этим, Заказчик и Поставщик несут ответственность по своим договорам за оплату поставки и выполнение заказа в целом в соответствии с действующим законодательством.

Обязательства вступают в силу с момента поступления Заказа к Поставщику.

Получения заказа в обязательном порядке подтверждается уведом­лением.

Форма заказа

Заказ Вы можете дать в следующих формах:

• устно (по телефону, при личной встрече);

• письменно (по почте, факсу и т.п.)

Поскольку заказ имеет юридическую силу, устные заказы, а также телеграфные заказы вы должны подтвердить пись­менно. Без документального оформления Заказа ответственность сторон и правовые споры законом не рассматриваются.

1. Оформление заказа

Заказ относится к разряду деловых писем, поэтому его Вам следует оформлять в соответствии с общепринятыми правилами оформления деловых писем (см. учебный элемент “Оформление деловой переписки с зарубежными партнерами”).

Заказ оформляется на фирменном бланке с одной копией.

Заказ как деловое письмо (см. образец Заказа) имеет свои реквизиты:

• внешние;

• внутренние.

Образец Заказа:

	ЗАО“Дизайн Плюс” Санкт-Петербург, 199026, ВО, 2-линия, 35.¸ ООО“Энергомашкомплект” ¶ Невский пр. 25, Санкт Петербург, 193567, Россия. Дата ______·____________ ЗАКАЗ № 1 ¹ Уважаемый г-н Иванов, º Прошу выслать 30 фотокамер “Олимус” по цене 150 ам.дол за шт. Затраты по доставке согласно вашему предложению от 3 марта. » Условия обычные. С уважением, ¼ ½ И.П.Петров ¾

Внешние реквизиты

К внешним реквизитам относятся:

• Заголовок - Позиция ¶

• Дата отправления Заказа - Позиция ·

• Наименование и адрес получателя - Позиция ¸

• Указание на содержание Заказа - Позиция º

• Обращение - Позиция ¹

• Основной текст Заказа - Позиция »

• Заключительная формула вежливости - Позиция ¼

• Подпись отправителя - Позиция ½

• Инициалы автора письма - Позиция ¾

Все позиции Заказа оформляются по общим требованиям оформления деловых писем.

Заказ имеет свои особенности при оформлении:

1. Позиция º :Указание на содержание письма.

   На этой позиции Вы должны написать большими буквами слово “ЗАКАЗ” и рядом обязательно проставить порядковый номер. Номер Заказа берется из журнала регистрации Заказов (см. раздел “Обработка заказа”).

2. Заказ – это единственное деловое письмо, в котором допускается отсутствие:

• обращения - Позиция ¹

• заключительной формулы вежливости - Позиция ¼

• подписи отправителя - Позиция ½

• инициалов автора Заказа - Позиция ¾

Это связано с тем, что для Заказа характерна краткость и простота в написании текстов. Главное - отразить сущность Заказа.

Внутренние реквизиты

К внутренним реквизитам относится содержание текста Заказа

Позиция »: Указание на основной текст Заказа.

Содержание текста заказа

Вам как покупателю продукции, необходимо сообщить Поставщику какой товар, по каким ценам и на каких условиях Вы хотите приобрести. Поэтому в целом, содержание текста Заказа сводится к следующему: “просим доставить то-то, туда-то, тогда-то, на таких-то условиях”.

Какую информацию обычно сообщают в Заказе?

Это может быть:

• вид товара и его основные свойства;

• количество товара(объем заказа),и список цен по ним;

• цена товара и общая стоимость заказа

• уступки в цене (скидки),

• условия доставки;

• сроки выполнения заказов.

Заказы могут так же содержать какие-то детали поставки: маркировка груза, состав комплектующих изделий.

При написании Заказа обычно используют стандартные фразы (клише).

Например:

	ссылаться на заказ во всех документах мы принимаем ваши условия (цены) уменьшить цены на 10% пункт к цене \ об условиях платежа наличные против документов просим доставить быстрая доставка\быстрое рассмотрение мероприятия по фрахтованию тоннажа

Пример 1 текста Заказа:

	Заказ № 245\302 Просим выслать 40т\а Cobra CP-485 по цене 280 долларов 30т\а Cobra ST-622 по цене 280 долларов Доставка: май\июнь 1999-05-02 Условия: 5% в месяц Фактура: в 3-х экземплярах Окончательные указания по доставке сообщим позже С уважением И. Иванов

Пример 2 текста Заказа:

	Заказ № 76 Прошу выслать 30 автомобилей 1990 \ по 9.393 ам.долларов красного покрытия. Затраты по доставке согласно вашей справке в предложении от 3 марта. Условия обычные.

Пример 3 текста Заказа:

	Господа! Просим выслать нам 60 комплектов компьютеров марки IBM-486 по 800 ам. долларов за комплект плюс 139 ам.долларов за доставку каждого комплекта. Будем признательны, если вы смогли бы отправить (товар) ближайшим удобным судном. С уважением И. Иванов

Упражнение:

Используя данные картотеки поставщиков, составьте три варианта теста Заказа.

Содержание текста Заказа вы можете оформить в виде таблицы.

Табличную форму изложения текста Заказа используют в том случае, если Заказ имеет большое количество ассортиментных позиций.

Кроме того, таблица дает возможность наглядно разместить информацию.

При табличном оформлении Заказа Вам необходимо произвести необходимые расчеты по объему и стоимости Заказа (по каждой позиции товара, а также общего объема и общей стоимости заказа).

Например:

	№ п\п	Наименование товара	Параметры качества	Количество (шт)	Цена за ед.товара (тыс.руб.)	Общая сумма (тыс.руб.)
	1.	Стол с электрооснащением	120*80 белый	2	2,170	4,340
	2	Стол с электрооснащением	80*80 белый	3	0,480	1,440
	3	Тумба для подвесных папок	80*60*110 белый	1	1,758	1,758
		Всего:		6		7,538

Упражнение 2.

Оформите текст Заказа в виде таблицы, произведите необходимые расчеты, исходя их следующих данных:

шкаф двухстворчатый: 160х120х40, 3 шт. по 2,916 тыс.руб. шкаф двухстворчатый: 210х80х40, 2 шт. по 3,072 тыс.руб. тумба двухстворчатая с раздвижными дверцами:160х80х40,5шт. по 0,5тыс.руб.

Ответ на стр.