Студентам ИТ / 3 ЛП_ИТ / ИТ_автоматизир / ИТ_автоматизир_Access / Лаб. работа № 4

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ

Им. К.Г. Разумовского

Кафедра информационных технологий

Лабораторная работа № 4-БД

на тему: MS Access 97 – система управления базами данных (часть 3).

Создание многотабличной БД Учебный процес.

Технология создания многотабличных форм. Запрос на создание таблицы.

Введение

В процессе выполнения лабораторной работы требуется создать учебную базу данных Учебный процесс, включающую в себя три основные таблицы: Студенты1,

Контрольные вопросы, Ответы на вопросы, а также запрос Результаты зачета и многотабличную форму Результаты ответов студентов.

Задание 1. Создайте файл новой базы данных, выполнив следующие действия.

С помощью Проводника создайте в папке Мои документы новую папку, в качестве имени которой задайте вашу фамилию.

В главном меню выберите команду Программы, Microsoft Access.

В диалоговом окне Создание базы данных установите переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

В окне Файл новой базы данных в поле Папка выберите папку с именем вашей фамилии, а в поле Имя файла наберите Учебный процесс. Нажмите кнопку

Создать.

Закройте БД Учебный процесс, выполнив команду Файл, Закрыть.

Откройте ранее созданную вами базу данных db20.mdb2.

В окне базы данных db20.mdb выберите имя экспортируемого объекта - таблицу

Студент.

Выполните команду Файл, Сохранить как/экспорт…

В диалоге Сохранение объекта: Таблица ‘Студент’ установите переключатель во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку ОК.

Затем в окне диалога Сохранение объекта: Таблица ‘Студент’ в… выберите вновь созданную вами БД Учебный процесс и нажмите кнопку Экспорт.

В диалоге Экспорт установите переключатель структура и данные и нажмите ОК.

Задание 2. Откройте базу данных Учебный процесс и ссоздайте структуры еще двух таблиц: Контрольные вопросы и Ответы.

В таблице Контрольные вопросы должно быть два поля: 1-ое - № вопроса (тип данных - Числовой, размер – целое, ключевое, индексированное), а 2-ое - Вопрос (тип данных – Текстовый, размер – 255).

Внесите в эту таблицу записи, содержание которых изложено в таблице1.

Структура таблицы Ответы должна содержать 4 поля, а именно:

Шифр студента (тип - текстовый, размер поля-10, обязательное поле – Да,

индексированное поле – Да (Допускаются совпадения)).

№ вопроса (тип- числовой, размер поля - Целое, обязательное поле – Да,

индексированное поле – Да (Допускаются совпадения)).

Ответ студента (тип – текстовый, размер поля –255).

Отметка преподавателя (тип – Логический, формат поля – Истина/Ложь).

1Таблицу студенты следует скопировать (экспортировать) из ранее созданной вами БД.

2Если файл базы данных не сохранен, создайте таблицу в режиме Конструктор.

3

Задание 3. Создайте схему данных, как показано на рис. 1.

Порядок создания схемы данных подробно изложен в первой лабораторной работе на тему: MS Access 97 – система управления базами данных (часть 1).

Задание 4.

студентов,

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса в виде таблицы. Для его создания требуется сформировать запрос на выборку с групповыми вычислениями и затем преобразовать этот запрос в запрос на создание таблицы.

Сэтой целью выполните следующие действия.

В окне базы данных выделите вкладку Запросы.

В этом же окне нажмите кнопку Создать.

В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор

В окне добавление таблицы выбрать используемые в запросе и нажать кнопку Добавить.

Нажмите кнопку Закрыть. В результате появится окно Запрос1: запрос на выборку, в верхнем окне которого отображена схема данных запроса, а в нижнем расположен бланк запроса по образцу (см. рис.2).

Включите в запрос поля Шифр, Фамилия и Имя из таблицы Студенты,

а также поля Отметка преподавателя и Шифр студента из таблицы Ответы.

Нажмите кнопку Групповые операции и в столбце поля Шифр студента в строке Группировка введите функцию Count. С этой целью щелкните в строке Группировка, откройте список фукций и выберите Count.

Введите условие отбора. В строке Условие отбора под полем Отметка преподавателя введите Истина, а для поля Шифр студента введите оператор >=8,

возрастанию, что позволит упорядочить выводимые в запросе данные по полю Фамилия в алфавитном порядке.

4

Выполните команду Запрос, Создание таблицы.

В окне диалога Создание таблицы установите переключатель в

текущей базе данных и введите имя создаваемой таблицы Список студентов, сдавших зачет.

Выполните команду Файл, Закрыть и затем в окне диалога Сохранение введите имя запроса Результат зачета.

Чтобы просмотреть результат выполненной вами работы, откройте запрос Результат зачета. При этом во всех открывающихся диалогах щелкните на кнопке Да. В результате этих действий будет создана новая таблица Список студентов, сдавших зачет в соответствии с условиями отбора.

На рис. 2 показан фрагмент окна выполненного вами запроса.

Задание 5. Создайте с помощью мастера многотабличную форму с подчиненной формой для ввода ответов студента на контрольные вопросы и отметок преподавателя

Методика построения многотабличной формы.

В окне базы данных выберите закладку Формы и нажмите кнопку Создать. В окне Новая форма выберите таблицу Студенты, которая будет служить источником данных для основной части многотабличной формы, и Мастер форм. После нажатия кнопки ОК откроется окно Создание форм (см. рис.3), в котором для таблицы

Студенты выберите следующие поля: Шифр, Фамилия и Имя.

Рис. 3. Первое диалоговое окно Создание форм

В раскрывающемся списке Таблицы/запросы выберите таблицу Контрольные вопросы, из которой выберите все поля.

5

Аналогично выделите таблицу Ответы и выберите поля Ответ студента и Отметка преподавателя3. Завершите диалог, нажав кнопку Далее.

В следующем окне Создание форм выберите тип представления данных

по Студенты, а переключатель – Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.

Во вновь появившемся окне Создание форм установите переключатель ленточный

инажмите кнопку Далее.

Вследующем диалоге выберите требуемый стиль – Обычный и нажмите кнопку

Далее.

Впоследнем диалоговом окне Создание форм задайте имена Форма: Результаты ответов студентов, а Подчиненная форма: Ответы подчиненная форма1 и нажмите кнопку Готово.

На рис. 4 показана созданная мастером многотабличная форма на основе трех взаимосвязанных таблиц после незначительной ее доработки в режиме конструктора.

Рис.4. Многотабличная форма Результаты ответов студентов

Используя эту форму,4 студент должен дать ответы на контрольные вопросы. Затем после контрольной установки преподавателем флажков в поле Отметка преподавателя, необходимо открыть запрос Результаты зачета и определить результат зачета, открыв таблицу Список студентов, сдавших зачет.

В случае незачета следует продолжить изучение СУБД MS Access 97 и откорректировать ответы на контрольные вопросы, используя форму Результаты ответов студентов.

Сохраните базу данных в созданной папке.

3 Поля, выбранные из таблиц Контрольные вопросы и Ответы, являются источником записей подчиненной формы, связанных с записью, отображаемой в основной части формы.

4 Для отображения в этой форме № вопроса и его содержания необходимо в таблице Ответы внести записи в поля Шифр студента и № вопроса. Каждый студент должен выполнить не менее 8 записей. Для автоматизации ввода записей можно воспользоваться запросом Добавление записей в таблицу Ответы (см. приложение – базу данных Учебный процесс)

6

Приложение. Запрос на добавление: Ввод записей в таблицу Ответы

Запрос на добавление используется для добавления записей в таблицу Ответы. Для его создания требуется сформировать запрос на выборку и затем в окне конструктора запросов преобразовать этот запрос в запрос на добавление.

Сэтой целью выполните следующие действия.

В окне базы данных выделите вкладку Запросы.

В этом же окне нажмите кнопку Создать.

В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор

В окне Добавление таблицы выбрать таблицы Студенты и Контрольные вопросы и нажать кнопку Добавить.

Нажмите кнопку Закрыть. В результате появится окно Запрос1: запрос на выборку, в верхнем окне которого отображены таблицы запроса, а в нижнем расположен бланк запроса по образцу (см. рис.4).

Включите в запрос поле Шифр из таблицы Студенты, а также поле

№ вопроса из таблицы Контрольные вопросы.

Выполните команду Запрос, Добавление.

В окне диалога Добавление установите переключатель в текущей базе данных и введите имя таблицы Ответы, в которую будут добавляться записи. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Добавление.

Укажите в строке Добавление поля Шифр студента и № вопроса

таблицы Ответы, как показано на рис.4.

Введите условие отбора. В строке Условие отбора под полем Шифр, как показано на рис. 4, наберите параметр [Введите шифр студента].

Выполните команду Файл, Закрыть и затем в окне диалога Сохранение введите имя запроса.

Чтобы просмотреть результат выполненной вами работы, откройте запрос

Добавление записей в таблицу Ответы. При этом в окне диалога

Введите значение параметра введите учебный шифр студента. В результате действия запроса в таблицу Ответы будет добавлено от 0 до 15 записей.

Рис. 4. Окно конструктора запроса Добавление записей в таблицу Ответы.