Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
54
Добавлен:
08.02.2016
Размер:
51.2 Кб
Скачать

Документація як елемент бухгалтерського обліку

  1. Первинні документи, сутність та вимоги до складання

  2. Класифікація документів

  3. Поняття документообороту

  1. Нормативні документи «Закон України про Бухгалтерський облік та фінансову звітність України» від 16.07.99 р. №996

  2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку затверджений наказом міністерства фінансів України від 24.05.95 №88

1

Початковим етапом підготовки облікової інформації є первинний облік в процесі якого здійснюється документування господарських операцій з метою суцільного і безперервного спостереження за об’єктами обліку.

Господарські операції – це факт підприємницької або іншої діяльності, який впливає на стан майна, власного капіталу, зобов’язань та фінансових результатів.

Таким чином відображення господарських операцій бухгалтерського обліку здійснюється методом їх суцільного і безперервного документування.

Документ (лат.) – доказ, свідоцтво.

Отже, первинні документи – це письмові свідоцтва, які фіксують та підтверджують господарські операції, або ж містять розпорядження чи дозвіл на її проведення.

Повнота і достовірність облікової інформації в значній мірі залежить від своєчасного і правильного оформлення первинних документів.

Основні вимоги до складання та зберігання первинних документів визначається в законі «Про БО і форми звітності України»

Ці вимоги наступні:

  1. Первинний документ повинен складатися у момент здійснення господарської операції, а якщо це не можливо, то відразу після її завершення.

З метою контролю та упорядкування обробляється документ в окремих випадках на підставі однорідних первинних документів складених у зведені документи.

  1. Документи підготовлені як ручним способом, так і засобами автоматизованих засобів для надання юридичної сили і доказовості повинні містити наступні обов’язкові реквізити:

  • Назва документу

  • Дата і місце складання документу

  • Назва підприємства

  • Зміст і обсяг господарської операції підтвердженої даними документу та одиниця виміру господарської операції

  • Посади осіб відповідальних за здійснення господарських операцій

  • Підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та її документального оформлення

Підпис особи може бути зроблений особисто, або за допомогою Факсиміле.

Підпис на документі, що виготовлений за допомогою електричних засобів робиться у вигляді паролю, який дозволяє однозначно ідентифікувати особу, яка відповідає за здійснення господарської операції.

Відповідальний за несвоєчасність складання документа, за недостовірність даних в документі несуть особи, які приймали участь у здійсненні господарської операції і підписали документ.

Розпорядженням, або наказом керівника повинно визначатися коло осіб, які мають право давати дозвіл на здійснення господарської операції, пов’язаних з рухом грошових коштів товарно-матеріальних цінностей, інших об’єктів майна.

Крім обов’язкових реквізитів, залежно від характеру господарських операцій, технології обробки даних в документі можуть бути додаткові реквізити:

  • Номер (№) документа

  • Ідентифікаційний код підприємства з державного реєстру

  • Підстава для здійснення господарських операцій

  • Номер і дата договору

  1. Первинні документи повинні складатися на бланках типових форм, затверджених міністерством статистики або ж на бланках спеціальних форм, які затверджені відповідними міністерствами і відомствами.

Фізичні та юридичні особи, які приймають участь у здійсненні господарської операції пов’язані з рухом коштів, товарно-матеріальних цінностей, інших об’єктів майна – забезпеченими копіями первинних документів.

Підприємство має право самостійно готувати бланки документів, але з обов’язковим дотриманням реквізитів, які передбачені типовими або спеціальними формами.

  1. Записи в документах повинні здійснюватись засобами, які забезпечать їх збереження протягом терміну, встановленого для збереження документу, у більшості – 3 роки.

  2. Вільні рядки в документі прокреслюються.

  3. Виправлення помилок в документі здійснюється коректурним способом. Це означає, що неправильні цифри або текст закреслюються 1 рискою. Виправлення обумовлюється словом «ВИПРАВЛЕНО» із зазначенням дати виправлення та підписів осіб відповідальних за здійснення господарської операції та її документального оформлення.

НЕ допускається виправлення в касових, банківських документах та документах по оформленню руху цінних паперів.

Якщо в зазначених документах трапилась помилка, вони анулюються і виписуються нові.

Анулювання документів, якщо це документ суворої звітності (банківський чек) – зберігається.

2

Документи класифікуються за місцем складання, призначення, порядком складання, способом використання, змістом.

Залежно від місця складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи складаються і використовуються на одному підприємстві.

НАПРИКЛАД

Табель обліку використання робочого часу.

До зовнішніх – документи, які надходять від інших підприємств та установ.

НАПРИКЛАД

Виписка з поточного рахунку підприємства. Він складається банком і передається підприємством.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, виправдні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчий документ містить розпорядження або дозвіл на здійснення господарської операції.

НАПРИКЛАД

Довіреність – це розпорядний документ на одержання товарно-матеріальних цінностей, інших об’єктів майна.

Виконавчий документ підтверджує факт здійснення господарських операцій.

Документ бухгалтерського оформлення складається безпосередньо бухгалтерією.

Розрахунок амортизації

Комбіновані документи виконуються одночасно функції розпорядчих і виконавчих.

Видатковий касовий ордер завдяки підписам керівника та бухгалтерського обліку виконує роль розпорядчого документу, бо і посадові особи дають дозвіл на видачу готівки із каси, а підписи касира та одержання коштів підтверджує факт видачі готівки. Отже, цей документ є виконавчим.

За порядком складання поділяються:

  • Первинні – складаються безпосередньо у момент здійснення господарської операції або ж безпосередньо після її завершення.

Касові ордери

  • Зведений – складається на підставі однорідних первинних документів.

Звіт касира складається на підставі прибуття і видатку касових ордерів і містить інформацію про наявність та рух готівки протягом дня.

За способом використання документи можуть бути:

  • Разові

  • Накопичувальні

Разовий документ – призначений для оформлення одномоментно однієї господарської операції.

Накладна на внутрішнє переміщення матеріальних цінностей.

Накопичувальний документ – використовується багаторазово для оформлення однорідних господарських операцій протягом певного періоду.

Лімітно-забірна карта. Призначена для оформлення відпуску матеріалів на виробництво протягом звітного періоду.

За змістом документи поділяються:

  • Грошові

  • Матеріальні

  • Розрахункові

Грошовий документ призначений для оформлення руху грошових коштів.

Прибутковий і видатковий касові ордери, виписка банку з поточних рахунків.

Матеріальні документи використовуються для обліку руху матеріальних цінностей.

Накладна.

Розрахункові документи використовуються для оформлення розрахунків.

Платіжне доручення

3

Документооборот – це рух документів від моменту їх створення або одержання від інших підприємств чи установ до обробки в бухгалтерії і передачі на зберігання до архіву.

Для контролю та упорядкування документів та їх документообороту на підприємстві необхідно складати графік документообороту, який затверджується керівником.

Графік містить інформацію про дату створення або одержання документа, передачі його на обробку та зберігання.

Кожному виконавцю надається витяг із графіка, де зазначається перелік документів відповідно до функціональних обов’язків даного працівника, дата отримання документів і передачі у відповідну структуру підрозділу.

Контроль за дотриманням графіку документообороту здійснюється головним бухгалтером.

Обов’язковою ланкою документообороту є бухгалтерія, куди надходять документи для перевірки та опрацювання (обробки).

Бухгалтер перевіряє документ:

  1. За формою – правильність оформлення обов’язкових реквізитів та своєчасне надходження документів на перевірку і обробку.

  2. За змістом – перевірка відповідності операції діючому законодавству та інтересам власників.

  3. За правильністю підрахунків

Перевірений документ підлягає бухгалтерській обробці, яка включає такі моменти:

  1. Розцінка (таксування) при необхідності, коли в документі зазначаються тільки натуральні або трудові вимірники, а необхідно отримати грошовий вимірник.

  2. Групові – документи повинні бути згруповані за однорідними операціями.

  3. Контировка – це зазначення на документі бухгалтерської проводки або кореспондуючого рахунку.

Кореспондуючий рахунок зазначається тоді, коли за змістом самого документу можна однозначно визначити основний рахунок.

Прибутковий касовий ордер використовується тільки для оформлення надходження готівки до каси.

Таким чином господарська операція відображена на рахунках синтетичного і аналітичного обліку відображається на підставі належним чином оформленого документу.

Отже, господарська операція відображається на рахунках синтетичного обліку.

Після перевірки і обробки документи передаються на зберігання до архіву.

Документи можуть бути вилучені на підставі постанов податкової інспекції, КРУ, прокуратури, судових органів.

Таке вилучення оформляється актом.

Підприємство має право в присутності осіб, які вилучені зробити собі копії.

Соседние файлы в папке Бухгалтерський облік