9. За стадіями створення:

– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

– копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

– прості – містять інформацію з одного питання;

– складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

– тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;

– тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;

– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

– рукописні;

– відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

– загальні;

– з адміністративних питань;

– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.

§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують певні встановлені єдині моделі побудови однотипних документів – формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів¹³¹:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

1. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

2. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

3. Назва міністерства або відомства.

4. Повна назва організації, установи чи підприємства.

5. Назва структурного підрозділу.

6. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

7. Назва виду документа.

8. Дата.

9. Індекс (вихідний номер документа).

10. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

11. Місце складання або видання.

12. Гриф обмеження доступу до документа.

13. Адресат.

14. Гриф затвердження.

15. Резолюція.

16. Заголовок до тексту.

17. Відмітка про контроль.

18. Текст.

19. Відмітка про наявність додатка.

20. Підпис.

21. Гриф погодження.

22. Візи.

23. Печатка.

24. Відмітка про засвідчення копії.

25. Прізвище виконавця та номер його телефону.

26. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

27. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

28. Відмітка про надходження документа.

На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, який містить тільки ті реквізити, що відповідають змісту документа і містять постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації, які містять трафаретний текст – дослівне відтворення постійної інформації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого заповнення (змінні реквізити ) – довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо.

Встановлено два види бланків: 1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для службових листів.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210×297 мм) або формату А5 (148×210 мм)¹³². При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38–90.

Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, підвищує культуру ділового спілкування.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти можливого розташування реквізитів – кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташування реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній державним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва організації разом із назва вищої інстанції.

Загальні правила оформлення реквізитів такі: