6.3 Документирование смк
Первоначальная цель серии стандартов ISO 9000 - стабильное функционирование документированной СМК. Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:
достижению соответствия требованиям потребителей и улучшению качества;
обеспечению соответствующей подготовки кадров;
повторяемости и прослеживаемости;
обеспечению объективных свидетельств;
оцениванию эффективности и постоянной пригодности СМК.
Разработка документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность.
Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от степени документированности другой в зависимости:
а) от размера организации и вида деятельности;
б) от сложности и взаимодействия процессов;
в) от компетентности персонала;
Документация может быть в любой форме и на носителе.
Внешние документы
Внутренние документы
Нормативная документация
Организационные документы
Законы Постановления Правила
Международные, национальные отраслевые стандарты и нормы
Структурная схема
Положения о подразделениях
Должностные инструкции
Справочно-информационная документация
Нормативные документы
Документы служебного делопроизводства
Конструкторская, технологическая документация
Производственные документы
Записи системы менеджмента качества
Рисунок 10. Структура документации СМК в организации
6.4 Требования к документации
Документация СМК должна включать в себя:
а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
б) руководство по качеству (одно или несколько);
в) документированные процедуры и записи, требуемые стандартом ГОСТ ISO9001-2011 «Требования»;
г) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.
Термин «документированная процедура», означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличие документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом.
Рисунок 11. Типовая структура документации системы
менеджмента качества
6.5 Требования к политике и целям в области качества
Политика и цели в области качества должны быть документально оформлены в виде самостоятельных документов или включены в руководство по качеству.
Политика в области качества должна:
соответствовать целям организации;
включать обязательства, соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность СМК (получить сертификат на соответствие ГОСТ ISO 9001, провести инспекционный аудит, подтвердить соответствие СМК ГОСТ ISO 9001, поддерживать СМК в работоспособном и годном состоянии);
создавать основы для постановки и анализа целей в области качества;
быть доведена до сведения персонала и понятна ему;
анализироваться на постоянную пригодность.
Цели в области качества основаны на политике организации в области качества и должны быть достижимы. Цели в области качества должны:
быть измеримы;
быть согласуемыми с политикой в области качества;
включать цели, относящиеся к продукции;
быть установленными на соответствующих уровнях.
Стандарты МС ISO серии 9000 не требуют ни одного лишнего документа. Все их требования логичны и необходимы для организаций, которые хотят жить и работать долго и эффективно.
Ю.П Адлер, один из лучших российских специалистов в области менеджмента качества, говорил, что каждая лишняя строчка документа системы качества стоит денег с точки зрения не только написания, но и эксплуатации. Ведь этому надо научить, внедрить, проверить. Этот документ надо обслуживать, менять версии и т.д. Каждая лишняя буква в документе стоит денег. И мы уже не можем себе позволить на всякий случай прописать пару десятков лишних процедур, инструкций или каких-то других документов системы качества. Нам это просто не по карману.
К созданию документации СМК можно применить принцип «Бритвы Оккама», выдвинутый английским монахом - францисканцем в XIV веке: «Не создавай новые сущности без необходимости».
Создается документированная систем, а не система документов. Документы должны быть локальными, к конкретной деятельности.