Раздел 4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

4.1 История автоматизации и компьютеризации делопроизводства

Развитие человечества во многом связано с развитием документа как средства запечатления информации. От наскальных росписей он приходит к клинописным табличкам, изготавливает папирус, пергамент и, наконец, бумагу. Для массового размножения документов появляется типография.

Однако механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX в. под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, ее изобретателя), принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

Параллельно во 2-й половине XX в. появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 г., весил 30 т и имел площадь 200 м². В 1968 г. во всем мире насчитывалось лишь 30 тыс. компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини-компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять примитивные расчеты.

С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe]), примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС, начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и др. активно внедрялись в сферу управления.

Затем появились персональные компьютеры, которые быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов - своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get - Что вы видите - то получите), другими словами - что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса.

Сегодня компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.

4.2 Задачи персонального компьютера

Документ многофункционален. Его главное назначение - запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ee можно было передать на расстояние и использовать во времени.

Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер, - это создание документов, т.е. фиксация информации.

Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой - создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние - это вторая задача использования компьютера.

Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения - третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

И, наконец, четвертая задача - сохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике - все это достигается путем создания электронного архива.