7. Учёт расчётов с подотчётными лицами

7.1. Порядок документального отражения и учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчётными признаются лица, получающие денежные средства от организации на командировки, представительские цели, хозяйственно-операционные нужды, на расходы экспедиций и геологоразведочных партий и прочие подотчётные нужды.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдача денежных средств под отчет отражается:

Д-71 К-50

выданы под отчет денежные средства

Выдача денежных средств под отчёт в организации осуществляется в соответствии со следующими правилами:

1) приказом руководителя организации устанавливается срок сдачи авансовых отчётов. По командировкам в пределах РФ этот срок установлен продолжительностью в три дня, по загранкомандировкам ‑ 10 дней. Для сумм, полученных на хозяйственные и прочие нужды, срок сдачи авансовых отчётов и возврата неиспользованных сумм, устанавливается организацией самостоятельно;

2) приказом руководителя утверждается перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

3) работник может получить деньги под отчёт только на определённые цели;

4) денежные средства работнику под отчёт выдаются при условии полного отчёта им по заранее выданным авансам;

5) передача подотчётных сумм одним подотчётным лицом другому подотчетному лицу запрещается.

Существует следующий порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами:

1) если работник получает деньги для расчета от имени организации с другими организациями, то он пишет заявление на имя руководителя организации. Если работник едет в командировку, то заявление писать не нужно;

2) руководитель подписывает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказ о выдаче денежной суммы для расчёта с другими организациями;

3) на основании приказа руководителя кассир заполняет расходно-кассовый ордер и выдает работнику денежные средства под отчет;

4) если работник едет в командировку ему выписывается служебное задание для направления в командировку (форма № Т-10а);

5) если работник едет в командировку, ему выдается командировочное удостоверение (форма № Т-10), выступающее, в случае его правильного оформления, документальным основанием для начисления суточных;

6) по возвращении работника из командировки или после его расчета с другими организациями, сотрудник составляет в одном экземпляре авансовый отчёт обо всех, документально подтвержденных, произведенных им расходах. Оправдательные документы прикладываются к авансовому отчёту. К ним относятся:

‑ товарные и кассовые чеки;

‑ квитанции;

‑ проездные билеты;

‑ счета-фактуры и прочие.

Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны приложить к авансовому отчёту командировочное удостоверение.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Д-08/4,10,19,20,25,26,44,60,76 К-71

подотчетное лицо отчиталось по выданным под отчет денежным средствам

Не израсходованные подотчетным лицом суммы вносятся им в кассу организации:

Д-50 К-71

внесены в кассу организации неиспользованные подотчетные денежные средства

Если подотчетное лицо в случае необходимости дополнительно израсходовало свои личные средства, то в случае, если руководство организации сочтет эти расходы целесообразными, они будут возмещены подотчётному лицу:

Д-71 К-50

выдано подотчетному лицу в возмещение перерасхода

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

Д-94 К-71

отражена недостача выданных под отчет денежных средств

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Д-70,73/2 К-94

суммы недостачи выданных под отчет денежных средств удержаны из оплаты труда работников, списаны на расчеты по возмещению материального ущерба подотчетным лицом

7.2. Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам

Порядок направления работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств, определен «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебная командировка ‑ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (места расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки ‑ дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее ‑ последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Порядок возмещения расходов при направлении работника в командировку на территории рф.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Работникам возмещаются: