Тема 3. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами в бюджетных организациях

Счет 0 205 00 000 "Расчеты по доходам"

Для учета расчетов по суммам доходов (поступлений), начисленных учреждением в момент возникновения требований к их плательщикам, а также поступивших от плательщиков предварительных оплат используется счет 0 205 00 000.

Бухгалтерские записи по расчетам по доходам

1. начисление доходов в сумме субсидии, предоставленной на выполнение государственного (муниципального) задания: Д 4 205 81 560 - К 4 401 10 180

2. начисление доходов по субсидии на иные цели: Д 5 205 81 560 - К 5 401 10 180

3. начисление доходов по бюджетным инвестициям: Д 6 205 81 560 - К 6 401 10 180

4. начисление иных доходов за реализованную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги: Д 2 205 00 560 – К 2 401 10 100

5. возврат плательщикам излишне полученных доходов (предварительных оплат): 0 205 00 560 – К 0 201 00 610

6. возврат неиспользованного остатка субсидий: Д 0 205 00 560 - К 0 201 00 610

7. Поступление доходов от плательщиков, ведущих к уменьшению расчетов с дебиторами по доходам или по иным основаниям: Д 0 201 00 510– К 0 205 00 660

8. Списание дебиторской задолженности по доходам нереальной к взысканию: Д 0 401 10 173 - К 0 205 00 660 с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов"

Счет 20600 "Расчеты по выданным авансам"

Для авансов выданных используется счет 0 206 00 000. При перечислении авансовых платежей ежегодно при принятии бюджета утверждается их размер. Перечень отдельных договоров и контрагентов на покупку товаров, работ и услуг предусматривает 100%-ые авансовые платежи:

• за периодические издания;

• за страхование, обучение

• медикаменты и т.д.

Группировка расчетов по выданным авансам осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой (планом финансово-хозяйственной деятельности) учреждения по аналитическим группам синтетического счета объекта учета:

10 "Расчеты по авансам по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";

20 "Расчеты по авансам по работам, услугам";

30 "Расчеты по авансам по поступлению нефинансовых активов";

40 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям организациям";

50 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям бюджетам";

60 "Расчеты по авансам по социальному обеспечению";

90 "Расчеты по авансам по прочим расходам".

Бухгалтерские записи по учету авансов выданных

1. Зачтены обязательства по полученным материальным ценностям, выполненным работам, оказанным услугам в счет перечисленной ранее предварительной оплаты: Д 0 302 00 830 – К 0 206 00 660

2. Возвращены ранее произведенные авансовые платежи: Д 0 201 00 510– К 0 206 00 660

3. Списана нереальная ко взысканию сумма задолженности по предоставленным авансам: Д 0 401 00 273– К 0 206 00 660, с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".

Счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами"

Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет.

Основанием для отражения дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами является:

• письменное заявление подотчетного лица, в котором указываются:

- назначение аванса,

- расчет (обоснование) размера аванса

- срок, на который он выдается

• распоряжение руководителя

Увеличение дебиторской задолженности допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет

Уменьшение дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением возможно:

• на основании авансового отчета о произведенных расходах, утвержденного руководителем,

• прилагаемых к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами

1. Выдана сумма в подотчет:

- из кассы: Д 0 208 00 560 - К 0 201 34 610

- с лицевых счетов: Д 0 208 00 560 – К 0 201 00 610

2. Утверждены суммы расходов: Д 0 105 00 000, 0 106 00 000, 0 302 00 730, 0 401 20 200 , 0 304 03 830 - К 0 208 00 660

Рассмотрим порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по командировкам. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя (ст. 166 ТК РФ) Командированному работнику возмещаются (ст. 168 ТК РФ)

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);

- иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (услуги связи или почты).

Все эти расходы отражаются в соответствии с целевым использованием по КОСГУ:

• Суточные - КОСГУ 212 (счет 0 208 12 000)

• Проезд – КОСГУ 222 (счет 0 208 22 000)

• Проживание – КОСГУ 226 (счет 0 208 26 000)

Для правильности отражения записей в соответствии с КОСГУ необходимо знать аналитические коды видов расчетов по группам:

10

1 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате";

2 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

3 "Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда";

20

1 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

2 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

3 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";

4 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

5 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества";

6 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг"

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с КОСГУ на следующих счетах:

0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате";

0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

0 208 13 000 "Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда";

0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

0 208 23 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";

0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

0 208 25 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества";

0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг";

Бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами по командировкам

1. Выдано в подотчет на командировку:

• Д 1 208 12 560 – К 1 201 34 610 – суточные

• Д 1 208 22 560 – К 1 201 34 610 – проездные

• Д 1 208 26 560 – К 1 201 34 610 – за проживание

2. Утвержден авансовый отчет по командировке:

• Д 1 401 20 212 – К 1 208 12 660 – на сумму суточных

• Д 1 401 20 222 – К 1 208 22 660 – проездные

• Д 1 401 2  226 – К 1 208 26 660 – проживание

3. Возвращены неиспользованные подотчетные суммы:

• Д 1 201 34 510 - К 0 208 00 660

4. Списана дебиторская задолженность подотчетных лиц, нереальная к взысканию: Д 0 401 10 273 - К 0 208 00 000

Счет 0 210 01 000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам"

Счет предназначен:

• для учета НДС, предъявленного поставщиками (подрядчиками)

• для учета сумм НДС с полученных предварительных оплат в счет предстоящих поставок (выполнений работ, услуг .

Счет используется для исчисления НДС при ведении бюджетной организацией деятельности, облагаемой НДС. В бухгалтерских проводках применяются КОСГУ 560 – при увеличении суммы НДС для принятия налогового вычета из бюджета и 660 – при принятии налогового вычета.

Аналитический учет расчетов по счету 0 210 01 000 ведется в Карточке учета средств и расчетов, данные которой отражаются в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи по учету расчетов по НДС

1. На суммы НДС, предъявленные учреждению поставщиками (подрядчиками): Д 0 210 01 560 - К 0 208 00 660, 0 302 00 730

2. Начисление НДС по полученным предварительным оплатам: Д 0 210 01 560 - К 0 303 04 730

В соответствии с налоговым законодательством сумма НДС к уплате в бюджет рассчитывается по формуле:

НДС к уплате = НДС начисленный – Налоговый вычет по НДС

Для учета расчетов по НДС с бюджетом используется счет 0 303 04 000 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость". При этом при увеличении (возникновении) задолженности по НДС перед бюджетом используется КОСГУ 730, при уменьшении (погашении) – 830. Следовательно, в бухгалтерском учете будут сделаны записи:

3. Начисление НДС по отгруженной продукции, выполненным работам, оказанным услугам: Д 2 401 10 100 - К 2 303 04 730

4. Списание сумм НДС, принятых учреждением в качестве налогового вычета: Д 0 303 04 830 - К 0 210 01 660

5. Списание сумм НДС на увеличение стоимости НФА (работ, услуг): Д 0 109 00 000 – К 0 210 01 660

Согласно ст. 307 ГК РФ «Обязательством является задолженность одного лица – должника – совершить в пользу другого лица - кредитора – определенные действия:

- предать имущество

- выполнить работу

- уплатить деньги и т.п.

или воздержаться от определенных действий. Кредитор имеет право требовать от должника исполнения этих обязательств».

Возникновение безнадежной дебиторской задолженности является выведением части активов из хозяйственного оборота.

Бездействие руководителей бюджетных учреждений в данном случае можно квалифицировать как нарушение принципа результативности. Принцип результативности и эффективности использования бюджетных средств означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата (ст. 34 БК РФ). В данном случае бюджетные средства потрачены, а результата нет.

Несвоевременное списание безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженностей приводит к искажению данных бюджетной отчетности и их недостоверности

Критерии признания задолженностей нереальными:

• Истечение срока исковой давности (ст.196 ГК РФ;

• Прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

• Прекращение обязательства на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);

• Ликвидация юридического лица (ст. 419 ГК РФ);

• Смерть гражданина (ст. 418 ГК РФ).

Для целей налогообложения – те же основания (п. 2 ст. 266 НК РФ)

В соответствии со ст. 195 ГК РФ: исковая давность – срок, в течение которого организация, чье право нарушено, может использовать защиту нарушенного права.

Срок исковой давности может быть общий – 3 года (ст. 196 ГК РФ) и специальный: сокращенный или более продолжительный (ст. 197 ГК РФ)

Течение срока исковой давности начинается со дня, когда организация узнала или должна была узнать о нарушении своего права (п.1 ст. 200 ГК РФ). Если обязательство имеет определенный срок исполнения, то исчисление исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства.

Если срок в договоре не указан – считается разумный срок: 7 дней после предъявления иска; или 30 дней после возникновения обязательства (п.2 ст.314 ГК РФ)

Возможности изменения сроков исковой давности.

1. Прерывание (ст. 198 ГК РФ) и возобновление нового подсчета после перерыва, при этом время до перерыва не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ):

• Предъявление иска: кредитор обращается в суд (если иск не признан – то срок исковой давности не прерывается) То есть, если до момента истечения срока исковой давности кредитор обратился в суд, суд вынес решение о взыскании долга, однако данное решение не было исполнено, течение срока исковой давности начинается со дня вступления решения в законную силу. И только по истечении 3 лет со дня вступления решения в законную силу долг можно признать безнадежным (Письмо Минфина России от 21.09.2007 N 03-03-06/2/184).

• Совершение действий, свидетельствующих о признании долга (п. 20 постановления Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18; письмо УФНС по г. Москве от 02.08.2006г № 20-12/68343:

- выставление претензии

- частичная оплата задолженности

- уплата % за просрочку

- изменение условий договора

- заявление о зачете взаимных требований

- соглашение о реструктуризации долга

- подписание акта сверки задолженностей

- обращение с просьбой об отсрочке

2. Приостановление срока исковой давности – возможно, когда имеются обстоятельства непреодолимой силы: например, мораторий правительства.

Истечение срока исковой давности должно быть подтверждено:

- документами на отгрузку материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг покупателям (заказчикам), не оплатившим их;

- платежными документами, содержащими дату оплаты аванса поставщику (исполнителю), который не выполнил договорные обязательства;

- актами сверки задолженности.

Задолженности, нереальные к взысканию, подтверждаются результатами инвентаризации (п. 3.48 Приказа МФ РФ от 13.06.1995г. № 49)

Инвентаризационная комиссия устанавливает правильность и обоснованность расчетов, оформляет Инвентаризационную опись расчетов.

Синтетический учет обязательств

Для учета обязательств используется синтетический счет 0 300 00 000 «Обязательства» ЕПС. Плана счетов бюджетного учреждения включает следующие группировочные счета:

0 301 00 000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам";

0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам";

0 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты";

0 304 00 000 "Прочие расчеты с кредиторами".

Порядок учета расчетов по принятым обязательствам рассмотрим на примере счета 0 302 00 000. Информация о состоянии расчетов по принятым обязательствам с контрагентами бюджетных организаций группируется на счете 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", к которому применяются следующие группы счетов:

030210000 "Расчеты по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";

030220000 "Расчеты по работам, услугам";

030230000 "Расчеты по поступлению нефинансовых активов";

030240000 "Расчеты по безвозмездным перечислениям организациям";

030250000 "Расчеты по безвозмездным перечислениям бюджетам";

030260000 "Расчеты по социальному обеспечению";

030270000 "Расчеты по приобретению ценных бумаг и по иным финансовым вложениям";

030290000 "Расчеты по прочим расходам".

В соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции к нему открываются соответствующие аналитические счета, например:

030211000 "Расчеты по заработной плате";

030212000 "Расчеты по прочим выплатам";

030213000 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда";

030221000 "Расчеты по услугам связи";

030222000 "Расчеты по транспортным услугам";

030223000 "Расчеты по коммунальным услугам" и т.д.

Принятие (увеличение) обязательств отражается по кредиту счета 0 302 00 730, а погашение (уменьшение) по дебету счета 0 302  830.

Бухгалтерские записи по учету расчетов по принятым обязательствам

Операции по принятию обязательств

1. Начислена работникам бюджетного учреждения заработная плата, прочие выплаты и компенсации: Д 0 109 60 200, 0 109 70 200, 0 109 80 200, 0 109 90 200, 0 401 20 200 – К 0 302 00 730

2. Начислены пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по страхованию от несчастных случаев на производстве: Д 0 303 00 830 – К 0 302 13 730

3. Начислены стипендии: Д 0 109 60 290, 0 401 20 290 – К 0 302 91 730

4. Начислено вознаграждения по договорам гражданско-правового характера:

Д 0 106 00 000, 0 109 00 200, 0 401 20 200 – К 0 302 00 730

5. Приняты обязательства в сумме полученных материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ: Д 0 105 00 340, 0 106 00 000, 0 109 00 000 0 210 01, 560, 0 401 20 200 – К 0 302 00 730

Операции по исполнению (удержанию, погашению) обязательств:

1. Удержания из начисленной суммы оплаты труда, стипендий, из сумм вознаграждений по гражданско-правовым договорам: Д 0 302 00 830 - К 0 304 03 730, 0 303 01 730

2. Выдача из кассы начисленных сумм: Д 0 302 00 830 - К 0 201 34 610

3. Перечисление начисленных сумм на банковские карты: Д 0 302 00 830 – К 0 201 00 610

4. Депонирование суммы заработной платы, прочих выплат, стипендий: Д 0 302 00 830- К 0 304 02 730

Документооборот и аналитический учет обязательств

В зависимости от контрагентов аналитический учет расчетов по обязательствам представлен в таблице.

контрагенты	детализация учета расчетов	виды регистров
поставщики материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ	в разрезе кредиторов (поставщиков (продавцов), подрядчиков, исполнителей, иных участников договора в отношении которых принимаются обязательства).	карточки учета средств и расчетов Журнал операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками
расчеты по оплате труда и стипендиям	в разрезе работников организации, обучающихся в бюджетном учреждении	Журнал операций расчетов по оплате труда
расчеты по пенсиям, пособиям и иным социальным выплатам	в разрезе физических лиц в соответствии с учетной политикой	Журнал по прочим операциям

Особенности в бухгалтерском учете обязательств представляют внутриведомственные расчеты, которые отражаются на одноименном счете 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты". Он используется для учета:

1. расчетов между главным распорядителем, распорядителями и получателями бюджетных средств

2. расчетов между головным учреждением и его обособленными структурными подразделениями:

• по поступлению и выбытию нефинансовых активов,

• по поступлению и выбытию финансовых активов,

• по обязательствам.

Документооборот и аналитический учет внутриведомственных расчетов

Внутриведомственные расчеты группируются по доходам (поступлениям) и расходам (выплатам). Аналитический учет в Карточке учета средств и расчетов в разрезе участников расчетов (удержаний). При этом используются регистры учета в соответствии с содержанием хозяйственной операции:

Журнал операций с безналичными денежными средствами

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов

Журнал по прочим операциям.

В качестве первичного учетного документа, являющегося основанием для отражения внутриведомственных расчетов в учете, является Извещение (ф. 0504805).

При получении активов (имущества, расчетов с дебиторами) в рамках внутренних расчетов (от головного учреждения, обособленного подразделения, филиала):

Д 0 100 00 000, 0 200 00 000 – К 0 304 04 000

При передаче обязательств в рамках внутренних расчетов (головному учреждению, обособленному учреждению (филиалу):

Д 0 300 00 000 – К 0 304 04 000

Принятие к учету расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами) по передаче нефинансовых, финансовых активов (принятию обязательств) оформляется также на основании Извещения (ф. 0504805) обратными бухгалтерскими записями.

По закрытию финансового года суммы завершенных в финансовом году расчетов по поступлению (передаче) нефинансовых, финансовых активов (обязательств) отражаются с корреспонденцией по кредиту (дебету) счета 040130000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов".