Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

315 / Поликша / Лабораторная 2 / Лр2 Word КИТ 2014

.pdf
Скачиваний:
28
Добавлен:
31.05.2015
Размер:
305.86 Кб
Скачать

БНТУ ФММП

Компьютерные информационные технологии

Основы бизнеса

Лабораторная работа №2

Автоматизация экономических документов в Word. Форматирование сложного документа

Цель работы: приобрести опыт практической работы по подготовке серийных писем, почтовых наклеек; научиться создавать в текстовом редакторе Word типовые документы с использованием слияния и вычислений над полями слияния; научиться создавать в текстовом редакторе Word электронные формы, содержащие вычисления, и создавать шаблоны, научиться основным приемам форматирования документа MS Word, имеющего сложную структуру.

Порядок выполнения работы

Задание 1

1. Запустить MS Word.Создать основной документ, содержащий серийное письмо вида:

Студенту гр. "Группа" Уважаемый "Фамилия_инициалы"

Предлагаем Вам принять участие в студенческой научно-технической конференции, которая состоится 25 июня 2002 г. в ауд. 320, корп. 18.

По организационным вопросам обращаться к заместителю декана ФММП Манюкевичу

А.В.

Оргкомитет

2.Подготовить различные источники данных в виде таблицы MS Word, рабочей книги MS Excel, таблицы базы данных MS Access, текстового файла.

3.Выполнить слияние файлов в новый документ. Завершить работу с MS Word.

Методические указания

Создание серийных писем путем слияния

Программа слияния предназначена для создания серийных писем, документов на бланках, почтовых наклеек, конвертов и каталогов, имеющих общую текстовую и/ или графическую часть и отличающихся лишь некоторыми фрагментами.

Этапы технологии слияния:

1.Открыть или создать основной документ (Рассылки/Начать слияние/пошаговый мастер слияния/выбрать тип основного документа, например -письма). Основным документом слияния называется документ, содержащий текст и рисунки, которые должны быть одинаковыми в каждой версии составного документа, например обратный адрес и постоянный текст документа на бланке.

2.Открыть(например,файл-приглашение.doc) или создать источник данных (Слияние/

выбор типа документа/ текущий документ/далее. Выбор получателей). Источником

данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например, источник данных может включать имя и адрес каждого получателя документа на бланке.

Источником данных может быть таблица MS Word, список контактов MS Outlook, лист MS Excel, база данных MS Access и текстовый файл. Источник данных обязательно должен быть сохранен в виде отдельного файла на диске. (Слияние/существующий список/обзор…/

список сотрудников.doc/ОК/Далее. Создание письма.)

Rugaleva I.E.

1

БНТУ ФММП

Компьютерные информационные технологии

Основы бизнеса

3. Вставить в основной документ поля слияния (Создание письма/ другие элементы/

выбрать имя поля для вставки в него сведений о получателях/ Далее ).

Поле слияния вставляется в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных.

Например, поле слияния "Фамилия" позволяет вставить в документ значение "Иванов", которое хранится в поле данных "Фамилия".

Поля слияния могут форматироваться как и обычный текст основного документа.

4. Выполните слияние источника данных и основного документа (Далее/Просмотр писем/

Получатель1/Далее/Слияние/Печать). При этом каждая строка (запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. В окне «Составные печатные документы» выбрать-изменить часть писем.

Составные документы можно напечатать, разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов, объединить в новом документе для последующего просмотра и печати (Рассылки/Найти и Объединить).Существует возможность отбора и сортировки записей во время выполнения операции слияния (Сервис/Слияние/Объединение/Отбор записей). Кнопка Поля/данные на панели инструментов Слияние переключает режимы отображения названий полей и фактических данных.

Задание 2 С использованием слияния в Word создайте договоры купли – продажи для покупателей и сохраните их в файле под именем Договоры1 в своей папке. Образец договора : ( находится в файле Договор.doc)

Договор № купли – продажи

г. Минск от «__» г.

ОАО __, в дальнейшем именуемое «Продавец», в лице директора __, действующего на основании Устава, с одной стороны, __ и именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора __ , действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:

1. Предмет договора.

1.1 Продавец обязуется передать в собственность Покупателя, принадлежащий Продавцу товар, а Покупатель обязуется принять этот товар и оплатить его в соответствии с условиями настоящего договора.

2. Условия договора.

2.1.Наименование товара: __

2.2.Изготовитель товара: __

2.3.Количество товара: __

2.4.Цена $__ , кроме, того НДС __ . Итого цена с НДС__ .

2.5.Сумма договора : __ , в том числе НДС __.

__ Символы в документе обозначают места вставки соответствующих данных (полей слияния) из файла список сотрудников.xls

Поле НДС рассчитывается как 20% от поля Оклад.

Rugaleva I.E.

2

БНТУ ФММП

Компьютерные информационные технологии

Основы бизнеса

Поле Итого цена с НДС рассчитывается как сумма полей Цена и НДС.

Поле Сумма договора рассчитывается как произведение полей Цена с НДС и Количество.

Поле В том числе НДС рассчитывается как произведение полей Количество и НДС.

Методические указания

1.Загрузите в Word текст основного документа, указанного выше.

2.Выберите команду Сервис/Письма и рассылки/ Слияние.

3.В появившейся справа панели Слияние выберите тип документа и нажмите кнопку

Далее.

4.Выберите документ - текущий документ и нажмите кнопку Далее.

5.Выберите получателей- с помощью кнопки Обзор укажите файл список сотрудников.xls и нажмите кнопку Далее.

6.На этапе и нажмите кнопку Далее .

7.Для отображения полей(любых) при выделении включите режим их затенения (команда

Сервис/Параметры/вкладка Вид/Показывать/Коды поле /затенение полей - при выделении)

8.На этапе Создание письма выберите ссылку Другие элементы , в появившемся окне Добавление поля слияния выберите соответствующие поля и вставьте вместо всех символов __ соответствующие поля слияния из источника ( кнопка Вставить поля Слияния) и нажмите кнопку Далее.

9.На этапе Просмотр писем просмотрите предварительно письма и нажмите кнопку

Далее.

10.Для просмотра полученных документов включите показ данных вместо имен полей

(кнопка Поля/данные) и воспользуйтесь кнопками Следующая запись и Предыдущая запись.

11.Вставка формул:

Выполните команду Таблица/Формула и введите нужную формулу без полей (например, = *20% или = + ) , если нужно , установите денежный формат в $ ( выберите Формат числа:# ##0 и измените его на $# ##0;

Для изменения формулы выделите ее, щелкните по выделенному правой кнопкой мыши и выберите команду Коды/ значение полей;

В появившуюся формулу вставьте (копированием с помощью перетаскивания правой кнопкой мыши или через буфер обмена) нужные поля и внесите нужные исправления;

Для показа значения вместо формулы щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить поле или воспользуйтесь кнопками Поля/Данные, Следующая

запись или Предыдущая запись.

Для переключения режима отображения сразу нескольких полей ( командами Обновить поле или Коды/значение полей), вначале нужно выделить фрагмент, содержащий эти поля.

Для сохранения макета договора ( с полями слияния) для наглядности включите режим показа полей ( кнопка Поля/Данные) и сохраните его как обычный документ Word в своей папке под именем Макет договора1.

12.На этапе Завершение письма/Слияние/ Изменить часть писем – укажите все записи

инажмите кнопку Ок .

13.Сохраните полученный документ в своей папке под именем Договоры1.doc

Задание 3 Создать титульную страницу документа. Изменить начертание и размер шрифта номера страницы на полужирный. Создать колонтитулы. Разделить текст на 3 раздела, ввести названия разделов и соответствующие колонтитулы для каждого раздела. Найдите разрывы

Rugaleva I.E.

3

БНТУ ФММП

Компьютерные информационные технологии

Основы бизнеса

разделов: кнопка непечатаемые символы. Удалить один из разрывов разделов, отменить удаление. Сохранить документ.

Контрольные вопросы

1.Назначение слияния.

2.Понятие основного документа. Виды основных документов.

3.Понятие источника данных. Виды источника данных.

4.Понятие полей слияния. Форматирование полей слияния.

5.Основные этапы создания документа путем слияния.

6.Отбор и сортировка записей при слиянии. Результат слияния.

7.Как пронумеровать документ, отредактировать колонтитул?

8.Как разбить документ на разделы и соединить в два раздела?

Rugaleva I.E.

4

Соседние файлы в папке Лабораторная 2