ГОСЫ / Ответы гос.экз ира - копия / ОПХ СЕВЕРНЫЙ / Рабочий стол / Вопросы гос. экз. (аудит)_1 / Вопрос № 8

Вопрос № 8

12.6. Аудит расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполне­ние операционно-хозяиственных задач и компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы ,например, лимитированную чековую книжку и т.п.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить: кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации); имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера; кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе; имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).

Аудитор должен знать, что сроки выдачи под отчет денежных средств и других средств устанавливаются приказом руководителя организации. На расходы, связанные со служебными командировками, наличные деньги выдаются под отчет на оп-

258

лату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суто­чных и расходов за наем жилья на срок командировки.

Прежде всего необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7-АПК, Главной книге и балансе организации на первое число послед­него месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ор­дере № 7-АПК, необходимо выявить? суммы выдаваемых под отчет авансов; имеются ли приказы (распоряжения) о направле­нии работников в командировку; назначение и фактическое ис­пользование авансов; сроки представления авансовых отчетов; имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию; правильность и своевре­менность составления (представления) авансовых отчетов; пра­вильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды; правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лица­ми; своевременность погашения задолженности по ранее вы­данным авансам; наличие оправдательных документов по всем операциям. Необходимо также установить законность и целесо­образность операционных и хозяйственных расходов через под­отчетные лица, возможность проведения этих расходов по без­наличным расчетам.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нару­ шений допускается при расчетах с подотчетными лицами. Так, большинство авансовых отчетов во многих организациях не подписываются бухгалтером и не утверждаются руководителем организации. Несмотря на это, сумму по представленным отче­ там (неподписанным) списывают с подотчетного лица на затра­ ты или другие объекты учета организации. Иногда к авансовым отчетам прилагают недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов). В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых орде­ ров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, ус­ луг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо (хотя эти суммы бывают солидные). Встречаются также факты, когда в организациях, пользуясь командировочными удостоверения­ ми, вместо заработной платы начисляют командировочные рас­ ходы работникам. 259

Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и определить сумму зани­женного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транс­портному налогу.

При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц зачастую приходится встречаться с оплатой суточных, зна­чительно превышающей установленные нормы, причем вся сумма утвержденных расходов по авансовым отчетам относится на себестоимость. Превышение норм бухгалтерия должна была отнести на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подо­ходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны были снизить на сумму НДС (со сто­имости проезда и оплаты найма жилья).

При проверке аудитор должен обратить особое внимание на такие операции, как расчеты с подотчетными лицами-водителя­ми за выданные им суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов. Эти суммы часто без всяких оправдательных документов списываются на себестои­мость. Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, т. е. поступление выручки от реализации в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного (или по­следующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реали­зация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообло­жения (выручки) и предупредить руководство организации о ее последствиях, если вовремя не провести исправительные запи­си.

Очень часто работникам организации выдают в подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость.

При выявлении таких фактов аудитор должен помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти за­траты, однако не за счет себестоимости, а за счет чистой при­были (при этом необходимо учитывать особенности работы от­дельных работников, например, кассиров, курьеров, страховых агентов, работа которых связана с частыми служебными разъез­дами, и сумма компенсации стоимости их проездных билетов должна быть отнесена на издержки организации).

260

Необходимо обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издер­жки производства (обращения) организации. Обоснованность этих расходов должна быть подтверждена наличием оправда­тельных документов: приказ о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программа встречи с представите­лями другой организации, в том числе иностранных; смета представительских расходов, утвержденная руководителем орга­низации в начале года; акт с приложенными документами, под­тверждающими расходы, с перечнем участников встречи (при­глашенные и от организации).

Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор должен знать, что суточные за время командировки выплачиваются: при проезде по террито­рии РФ — в рублях по нормам, установленным действующим законодательством; при проезде и за время пребывания на ино­странной территории — в иностранной валюте по нормам, утвержденным для работников, выезжающих во время команди­ровки из РФ за границу. Со дня пересечения границы при вы­езде суточные начисляются в инвалюте, а при возвращении обратно — день пересечения границы России — суточные в рублях. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами ведется одновременно в валюте расчетов и в рублях. Здесь необходимо установить: правильность учета расчетов; правильность возме­щения работнику расходов в однодневную загранкомандировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обес­печивается бесплатным питанием и жилищным помещением; правильность расчета и учета курсовых разниц на день пред­ставления подотчетным лицом авансового отчета.

При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7-АПК сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных ли­цевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводст­венным и общехозяйственным расходам, по счету 50 — с дан­ными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК, по другим счетам — с данными соответствующих листков-рас­шифровок по дебету счетов либо журнала-ордера № 10-АПК и ведомости № 46-АПК по материальным счетам. Дебетовые обо­роты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1-АПК, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2-АПК и т.д.

261