Семенова И.И. Теория к лаб. раб. №1. БД - 4 -

Лабораторная работа №1. Теория к работе.

Программа Мicrosoft Access 2000 (далее Access или МS Access) является одной из популярных программ СУБД. Access поможет организовать хранение и обработку информации любых видов и объемов и обеспечит доступ к ней посредством нескольких щелчков мыши. Данная программа входит в состав пакета Microsoft Office, т.е. хорошо интегрирована с другими известными продуктами фирмы Microsoft.

MS Access применяется для:

1. поиска и обработки всевозможных данных;

2. подготовки отчетных документов;

3. сортировки, группировки данных по различным разделам в таблице;

4. создания взаимосвязи между таблицами;

5. объединения связанных сведений.

Программа снабжена развитой справочной информацией, которую можно вызвать клавишей <F1> или нажав кнопку с вопросительным знаком в главном меню или на панели инструментов.

1. Запуск Access и завершение работы

Для запуска Access необходимо:

Щелкнуть на кнопке ПУСК на панели задач Windows и выбрать меню Программы, затем в открывшемся меню активизировать пункт Microsoft Access или на рабочем столе Windows дважды щелкнуть по значку Access (значок с изображением ключа). Открывается окно Microsoft Access (см. рис. 1), в котором открываются все остальные рабочие окна при работе в Microsoft Access. При переходах между различными окнами изменяются выводящиеся меню и стандартные панели инструментов. Доступными становятся команды, соответствующие активному окну.

Завершение работы в Access производится через системное меню (нажать кнопку с крестиком в правом верхнем ряду) или пункт [Выход] меню [Файл], или при помощи комбинации клавиш <ALT>+<F4>.

2. Открытие существующих баз данных

Существующую БД можно открыть:

• при запуске Access;

• во время работы с Access.

Для открытия БД при запуске Access необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке [Открыть базу данных].

2. Для открытия недавно использовавшегося файла дважды щелкнуть по его имени.

3. Если нужный файл не отображен в списке, дважды щелкните [Другие файлы].

Для открытия БД из программы Access необходимо:

1. Открыть меню [Файл] и выбрать команду [Открыть базу данных].

2. Убедитесь в том, что имена баз данных Microsoft Access отображаются на экране.

3. В раскрывшемся списке щелкните [диск/папку], найдите папку, в которой размещается нужный вам файл.

4. Щелкните по имени файла.

5. Щелкните на кнопке [Открыть].

Для вывода на экран диалогового окна Открытие файла базы данных можно использовать комбинацию клавиш <CTRL>+<O>.

Понятия:

• Меню

• Инструментальная панель

• Строка состояния

3. Сохранение баз данных

Для сохранения БД необходимо выбрать: [Файл] – [Сохранить]. Для сохранения активной БД можно использовать комбинацию <CTRL>+<S>.

4. Режим таблицы

В Microsoft Access есть два способа создания таблицы: создать пустую таблицу (см. рис.2) и самостоятельно ввести в нее данные или создать таблицу, используя данные из имеющегося источника.

Выбрав вариант Создание таблицы путем ввода данных, мы получим доступ к заготовке таблицы с именами столбцов: Поле1, Поле2, Поле3 и т. д.

Пользователь может присвоить новые имена, которые будут нести смысловую нагрузку. Для этого щелкнуть правой клавишей мыши на имени поля. Из появившегося контекстного меню выбрать [Переименовать столбец]. Затем ввести нужное имя и нажать <Enter> или [Формат] – [Переименовать столбец].

Тип полей будет определяться программой автоматически, в зависимости от внесенной информации.

Символ * (звездочка) обозначает новую запись. Так нажатие кнопки с черной стрелкой и звездочкой внизу окна создает в конце таблицы новую запись и переводит курсор на нее.

На первый взгляд данная структура похожа на электронную таблицу, например, на рабочий лист в Excel, но это сходство только внешнее. Одна из немногих общих черт заключается в легкости изменения ширины столбца или высоты строки перемещением указателя мыши в нужном направлении.

Существует много способов управления Microsoft Access, стандартные для Windows: система меню, панели инструментов (их более десятка), контекстное меню, использование указателя мыши и комбинаций “горячих” клавиш:

<CTRL>+<C> - копировать данные в буфер обмена,

<CTRL>+<X> - вырезать и перенести данные в буфер обмена,

<CTRL>+<V> - вставить данные из буфера обмена,

<CTRL>+<F> - активизировать процедуру поиска.

Со многим объектами связаны контекстные меню.