документационное обесиечение в туризме / DOKUMENTIROVANIE

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

г) совещаний у руководителя

Постоянно (2)

организации

д) собраний трудовых коллективов

Постоянно (2)

организации

е) собраний структурных

5 лет ЭПК

подразделений организации

ж) общих собраний акционеров

Постоянно

6

Приказы, распоряжения;

(1) – прислан-

документы (справки, сводки,

ные для све-

информация, доклады и др.) к ним:

дения – до

а) по основной деятельности

Постоянно

окончания на-

добности;

б) по личному составу

75 лет (2)

(2) – о предос-

ЭПК

тавлении оче-

в) по административно-

5 лет

редных и до-

полнительных

хозяйственным вопросам

отпусков, де-

журствах,

взысканиях,

краткосроч-

ных внутри-

российских

командиров-

ках – 5 лет

7

Проекты приказов, распоряжений

1 год

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

8

Документы (постановления, реше-

ния, рекомендации, протоколы,

стенограммы) международных,

всероссийских, ведомственных и

межведомственных, отраслевых

съездов, конгрессов, конференций,

совещаний, семинаров:

а) по месту проведения

Постоянно

б) в других организациях

До окончания

надобности

9

Документы (справки, отчеты, док-

Постоянно

лады, обзоры, переписка) о реали-

зации решений съездов, конгрес-

сов, конференций, совещаний, се-

минаров

10

Правила, инструкции, регламенты,

(1) – после

методические указания и рекомен-

замены новы-

дации:

ми

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

3 года (1)

11

Проекты правил, инструкций, рег-

3 года (1)

(1) – после ут-

ламентов, методических

ЭПК

верждения

указаний и рекомендаций; доку-

менты (заключения, предложения,

справки, докладные записки, пере-

писка) по их разработке и приме-

нению

12

Переписка с исполнительными ор-

5 лет ЭПК

ганами государственной власти

Российской Федерации, субъекта-

ми Российской Федерации, орга-

нами местного самоуправления по

основным вопросам деятельности

1

2

3

4

1.2. Организационные основы управления

13

Уставы, положения организации

(1) – после

(типовые и индивидуальные):

замены новы-

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ми

ждения

б) в других организациях

3 года (1)

14

Учредительные договоры, измене-

Постоянно

ния и дополнения к ним, протоко-

лы учредительных собраний него-

сударственных организаций, спи-

ски учредителей (участников)

15

Свидетельства о регистрации, лик-

Постоянно

видации организации, разрешения,

уведомления на открытие филиа-

лов, представительств

16 Положения о структурных подраз-

Постоянно

делениях организации; коллеги-

альных исполнительных, кон-

трольных, научных, экспертных,

методических, консультативных

органах; о филиалах, представи-

тельствах

17

Проекты уставов, положений; до-

3 года (1)

(1) – после ут-

кументы (справки, докладные за-

ЭПК

верждения

писки, предложения, отзывы) по их

разработке

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

До замены но-

выми

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

19

Документы (лицензии, квоты, про-

Постоянно

токолы, решения, книги регистра-

ции и др.) о лицензировании дея-

тельности организации

20

Перечни видов лицензируемой

деятельности:

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

До замены но-

выми

21

Документы (сертификаты, свиде-

Постоянно

тельства, аттестаты, представле-

ния, протоколы, положения, книги

регистрации и др.) по аттестации,

аккредитации и сертификации

22

Документы (постановления, прото-

Постоянно (1)

(1) – при на-

колы, уставы, планы, балансы, ак-

личии в орга-

ты, договоры, контракты, свиде-

низации ко-

тельства и др.) о приватизации

пии докумен-

тов до окон-

чания надоб-

ности

23

Договоры о правах и обязанностях:

(1) – после ис-

а) с руководителем организации

Постоянно

течения срока

б) с членами коллегиальных ис-

5 лет (1) ЭПК

действия до-

полнительных и др. органов орга-

говора

низации

в) с другой организацией

5 лет (1) ЭПК

24

Реестры акционеров

Постоянно

25

Реестры владельцев ценных бумаг

Постоянно

26

Списки аффилированных лиц, спи-

Постоянно

ски лиц, имеющих право на диви-

денды

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

27

Документы (сертификаты, свиде-

Постоянно

тельства о регистрации акций, ак-

ты) на прием-передачу акций (па-

кетов акций)

28

Договоры о продаже-покупке ак-

5 лет (1) ЭПК

(1) – после ис-

ций акционерами

течения срока

действия до-

говора

29

Журналы, книги учета работы

Постоянно

с акциями и выдачи выписок из

реестра акционеров

30

Положения о долевой собственно-

Постоянно

сти, выпуске и определении акций,

ценных бумаг, образцы акций, про-

спект миссии акций

31

Документы (подписные листы, за-

5 лет ЭПК

явки на приобретение акций, листы

подтверждения, карточки учета до-

ходов акционеров и др.) по акцио-

нированию

32

Штатные расписания организации,

изменения к ним:

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

3 года

33

Проекты штатных расписаний; до-

3 года (1)

(1) – после ут-

кументы (справки, предложения,

ЭПК

верждения

заключения, переписка) по их раз-

работке и изменению

34

Штатные расстановки

75 лет

35

Положения, инструкции о правах и

(1) – после

обязанностях должностных лиц:

замены новы-

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ми

ждения

б) в других организациях

3 года (1)

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

36

Приемо-сдаточные акты: приложе-

(1) – после

ния к ним (за исключением инвен-

смены

таризационных документов, преду-

должностно-

смотренных ст. 192), составленные

го, матери-

при смене:

ально ответ-

а) руководителя организацийнизации

Постоянно

ственного ли-

б) должностных, ответственных и

5 лет (1)

ца

материально ответственных лиц

37

Документы (доклады, положения о

Постоянно

правопреемственности, отчеты,

справки, акты, заключения) о реор-

ганизации, переименовании орга-

низации

38

Документы (протоколы, акты, ба-

Постоянно (1)

(1) – при на-

лансы, заключения, уведомления,

личии в

решения судов, выписки из госу-

opганизации

дарственного реестра и др.) о лик-

подлинников,

видации организации

копии

документов до

окончания на-

добности

39

Документы (информация, справки,

Постоянно

сводки, сведения, докладные за-

писки) по основной отраслевой

(специфической) деятельности ор-

ганизации

40

Документы (информация, справки,

5 лет ЭПК

сводки, докладные записки) по

оперативной отраслевой (специфи-

ческой) деятельности организации

41

Переписка по организационным

5 лет ЭПК

вопросам деятельности, в том чис-

ле о регистрации, лицензировании,

аккредитации, аттестации, серти-

фикации, приватизации, акциони-

ровании

1

2

3

4

42

Документы (аналитические обзо-

Постоянно (1)

(1) – по опе-

ры, доклады, справки, сводки, док-

ративно-

ладные записки) об основной дея-

хозяйствен-

тельности, представляемые в орга-

нымвопросам–

ны исполнительной власти, органы

– 5 лет ЭПК

местного самоуправления, выше-

5 лет ЭПК

стоящие организации

43

Документы (доклады, обзоры,

5 лет ЭПК

сводки, справки), представляемые

структурными подразделениями

руководству организации

44

Документы (справки, докладные

5 лет ЭПК

записки, перечни вопросов, рас-

смотренные коллегиальными и ис-

полнительными органами, планы,

проспекты, повестки заседаний,

предложения к повестке дня соб-

рания акционеров, оперативные

сводки, переписка и др.) об адми-

нистративно-организационной дея-

тельности

45

Документы (программы, заседания,

5 лет ЭПК

отчеты, доклады, переписка) о ко-

мандировках

46

Документы (программы, доклады,

повестки, извещения, приглаше-

ния, рекламные проспекты, по-

здравительные адреса, тематиче-

ские фотоальбомы, видеозаписи,

переписка) об организации и про-

ведении съездов, конгрессов, кон-

ференций, совещаний, семинаров,

юбилейных дат, торжественных

приемов, встреч:

а) по месту проведения

5 лет ЭПК

б) в других организациях

До окончания

надобности

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

47

Документы (исторические и тема-

Постоянно

тические справки, обзоры, подбор-

ки публикаций в средствах массо-

вой информации, видеозаписи, фо-

тодокументы и др.) по истории ор-

ганизации и ее подразделений

1.5. Документационное обеспечение

управления и

организация

хранения документов

66

Типовые и примерные номенкла-

туры дел:

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

До замены но-

выми

67

Документы (номенклатуры, переч-

ни, классификаторы дел и доку-

ментов) об организации докумен-

тов в делопроизводстве организа-

ции, о составе и сроках их хране-

ния:

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

До замены но-

выми

68

Проекты документов (номенкла-

3 года (1)

(1) – после ут-

тур, перечней, классификаторов

верждения

дел и документов) об организации

документов в делопроизводстве

организации, о составе и сроках их

хранения

69

Целевые программы информатиза-

Постоянно

ции; документы (техническое зада-

ние, акты приемки, внедрения,

протоколы и др.) к ним

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

70

Документы (акты, заключения,

5 лет ЭПК

справки, переписка) о совершенст-

вовании документационного обес-

печения управления, внедрении

современных информационных

технологий, защите информации

71

Договоры о проектировании, раз-

5 лет (1) ЭПК

(1) – после ис-

работке, внедрении автоматизиро-

течения срока

ванных систем и программных

действия до-

продуктов

говора

72

Книги, карточки (базы данных),

(1) – хранятся

журналы регистрации и контроля:

в организа-

а) распорядительных и норматив-

Постоянно (1)

ции, подлежат

ных документов opганизации

приему в го-

сударствен-

б) поступающих и отправляемых

3 года

ный, муници-

документов

пальный ар-

в) обращений граждан

3 года

хив

г) телеграмм, телефонограмм, фак-

сов, заявок на переговоры

д) аудиовизуальных документов

3 года (1)

ЭПК

73

Дела фонда (исторические и тема-

Постоянно (1)

(1) – на госу-

тические справки, сведения о со-

дарственное,

ставе и объеме дел и документов,

муниципаль-

листы, карточки фондов, паспорт

ное хранение

архива, акты проверки наличия и

передается

состояния, приема и передачи, вы-

при ликвида-

деления дел и документов к унич-

ции организа-

тожению, утратах и повреждениях

ции

документов)

74

Описи дел:

(1) – неутвер-

жденные до

окончания на-

добности;

(2) – после

уничтожения

дел

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

а) постоянного хранения (утвер-

Постоянно (1)

жденные)

б) временного хранения

3

года (2)

75

Документы (журналы, книги, лис-

ты, сводки) учета:

а) приема посетителей

3

года

б) рассылки документов

2

года

в) бланков строгой отчетности

3

года

г) машинописных, компьютерных

1

год

работ

д) выдачи дел во временное поль-

3

года

зование

76

Топографические указатели

1

год (1)

(1) – после

замены новы-

ми

77

Документы (акты, требования, за-

3

года (1)

(1) – после

явки, заказы) учета выдачи дел во

возвращения

временное пользование

документов

78

Документы (заявления, разреше-

10 лет

ния, переписка) о допуске к озна-

комлению с документами

79

Книги, журналы регистрации вы-

5

лет

дачи архивных справок, копий,

выписок из документов

80

Копии архивных справок, выдан-

5

лет

ные по запросам граждан: доку-

менты (заявления, опросы, справ-

ки, переписка) к ним

81

Договоры, соглашения с архивны-

5

лет (1) ЭПК

(1) – после

ми учреждениями, иными органи-

истечения

зациями по вопросам архивного

действия до-

дела и делопроизводства

говора

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

7. Трудовые отношения

7.1.Трудоустройство

262

Документы (информация, справки,

5 лет ЭПК

сведения, ведомости, отчеты) о на-

личии, движении, комплектовании,

использовании работников

263

Документы (справки, сведения,

5 лет ЭПК

списки) о высвобождении и по-

требности в работниках, создании

рабочих мест, половозрастной

структуре и профессионально-

квалификационном составе высво-

божденных и необходимых работ-

ников

264

Переписка по вопросам трудоуст-

5 лет

ройства

265

Направления на трудоустройство

До окончания

работников

надобности

266

Договоры об оказании финансовой

5 лет (1)

(1) – после ис-

помощи на создание и сохранение

течения срока

рабочих мест, на компенсационные

действия до-

выплаты работникам

говора

267

Договоры о выдаче ссуд для созда-

5 лет (1)

(1) – после по-

ния рабочих мест

гашения ссу-

ды

7.2. Организация

труда

268

Документы (справки, планы, рас-

5 лет ЭПК

четы, схемы, карты) о совершенст-

вовании процессов труда

269

Документы (нормативы численно-

Постоянно

сти, доклады, справки, расчеты,

информация) о совершенствовании

структуры аппарата управления

270

Перечни профессий:

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

До окончания

надобности

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

271

Документы (рекомендации, психо-

физиологические нормы, справки)

о диагностике профессиональной

пригодности работников:

а) по месту разработки и утвер-

Постоянно

ждения

б) в других организациях

До замены но-

выми

272

Документы (акты, протоколы,

Постоянно

справки, докладные записки) об

организации труда при совмеще-

нии профессий

273

Журналы учета работников, со-

До окончания

вмещающих профессии

надобности

274

Документы (расчеты, рекоменда-

5 лет ЭПК

ции, обоснования, заключения) о

прогнозировании повышения про-

изводительности труда

275

Коллективный договор

Постоянно

276

Документы (протоколы, справки,

Постоянно

акты, переписка) о проверке вы-

полнения условий коллективного

договора

277

Документы (отчеты, справки, ин-

5 лет ЭПК

формация) о переводе работников

на сокращенный рабочий день или

сокращенную рабочую неделю

278

Документы (заявления, докладные

5 лет ЭПК

записки, справки, расчеты, прото-

колы) о разрешении трудовых спо-

ров

279

Документы (требования, справки,

5 лет ЭПК

сведения, протоколы, рекоменда-

ции) о коллективных трудовых

спорах с участием посредника

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

333

Документы (доклады, сводки,

Постоянно

справки, сведения) о состоянии и

проверке работы с кадрами

334

Переписка о приеме, распределе-

5 лет ЭПК

нии, перемещении, учете кадров

335

Документы (заявки, сведения, пе-

5 лет

реписка) о потребности в работни-

ках, сокращении (высвобождении)

paботников

336

Записки, заменяющие приказы по

75 лет (1)

(1) – о предос-

личному составу

ЭПК

тавлении оче-

редных и

учебных от-

пусков, де-

журствах,

взысканиях,

краткосроч-

ных внутри-

российских

командиров-

ках 5 лет

337

Личные дела (заявления, автобио-

графии, копии приказов и выписки

из них, копии личных документов,

характеристики, листки по учету

кадров, анкеты, аттестационные

листы и др.):

Постоянно

а) руководителя организации; чле-

нов руководящих, исполнитель-

ных, контрольных органов органи-

зации: работников, имеющих госу-

дарственные и иные звания, пре-

мии, награды, ученые степени и

звания

б) работников

75 лет ЭПК

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

338

Трудовые договоры (контракты),

75 лет ЭПК

трудовые соглашения, не вошед-

шие в состав личных дел

339

Личные карточки работников (в

75 лет ЭПК

том числе временных работников)

340

Характеристики работников, не

75 лет ЭПК

имеющих личных дел

341

Документы (анкеты, автобиогра-

1 год

фии, листки по учету кадров, заяв-

ления, рекомендательные письма,

резюме и др.) лиц, не принятых на

работу

342

Подлинные личные документы

До востребо-

(1) – невос-

(трудовые книжки, дипломы, атте-

вания (1)

требованные –

статы, удостоверения, свидетель-

не менее 50

ства)

лет

343

Документы (справки, докладные и

5 лет

объяснительные записки, копии

приказов, выписки из приказов, за-

явления, командировочные удосто-

верения и др.), не вошедшие в со-

став личных дел

344

Протоколы заседаний конкурсных

Постоянно

комиссий по замещению вакант-

ных должностей, избранию на

должность

345

Документы (выписки из протоко-

75 лет ЭПК

лов, списки трудов, отчеты) кон-

курсных комиссий по замещению

вакантных должностей, избранию

на должность лиц (работников), не

имеющих личных дел

346

Переписка о замещении вакантных

3 года

должностей, избрании на должно-

сти

347

Заявления об участии в конкурсе

3 года

на замещение вакантных должно-

стей

Продолжениеприл. 1

1

2

3

4

348

Протоколызаседаний комиссий по

15 лет (1)

(1) – при от-

установлению трудового стажадля

сутствии при-

выплатынадбавки за выслугу лет

казов – 50 лет

349

Список (штатно-списочный состав)

Постоянно

работников

350

Списки:

(1) – при от-

а) членов руководящих и исполни-

Постоянно

сутствии лице-

тельных органов организации

вых счетов –

б) ветеранов и участников Великой

Постоянно

50 лет

Отечественной войны и других во-

енных действий

в) награжденных государственны-

Постоянно

ми и иными наградами, удостоен-

ных государственных и иных зва-

ний, премий

г) работников

75 лет

д) прошедших аттестацию

5 лет

е) военнообязанных

3 года

ж) кандидатов навыдвижение по

5 лет

должности

з) получающих персональные

10 лет (1)

ставки, оклады

351

Документы (отчеты, акты, сведе-

3 года

ния) об учете трудовыхкнижек и

вкладышей к ним

352

Переписка об оформлении коман-

5 лет(1)

(1) – для загра-

дировок

ничных коман-

дировок –

10 летЭПК

353

Переписка об учетепризываи от-

3 года

срочек от призыва военнообязан-

ных

354

Документы (представления, хода-

5 лет(1)

(1) – при от-

тайства, анкеты, акты) об установ-

сутствии при-

лении персональныхставок, окла-

казов – 50 лет

дов, надбавок

ЭПК

355

Перепискa об установлении и вы-

5 лет

плате персональныхставок, окла-

дов, надбавок

114

Окончание прил. 1

1

2

3

4

356

Графики предоставления отпусков

1

год

357

Карточки, указатели и приказы

75 лет

по личному составу

358

Книги, журналы, карточки учета:

(1) – после

а) приема, перемещения (перево-

75 лет

увольнения

да), увольнения работников

б) работников, направленных в ко-

5

лет

мандировки (1)

в) военнообязанных

3

года (1)

г) отпусков

3

года

д) личных дел, личных карточек,

75 лет

трудовых договоров (контрактов),

трудовых соглашений

е) выдачи трудовых книжек и вкла-

50 лет

дышей к ним

ж) выдачи справок о заработной

3

года

плате, стаже, месте работы

з) выдачи командировочных удо-

5

лет

стоверений