Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Инф.Тех / Lab10 / L10

.pdf
Скачиваний:
10
Добавлен:
15.05.2015
Размер:
333.37 Кб
Скачать

Лабораторная работа №10

«Электронные таблицы Excel и автоматизация вычислений на ПК»

РАЗДЕЛ №1. Основные операции в электронной книге Excel, форматирование ячеек. Документы, с которыми приходится работать (создавать и редактировать)

пользователям, могут быть различны как по форме, так и по содержанию. И если для наглядности размещенной информации используются табличные формы, структурирующие некоторые фрагменты документа, то, в случае массовости табличных данных, изменение информации может потребовать определенных усилий со стороны пользователя, связанных с выполнением дополнительных расчетов в соответствии с обновленной информацией. Действительно, представление статистических и аналитических данных, а также их визуализация в виде графиков и диаграмм, средствами текстового редактора будет невозможно (или для определенного вида документов нецелесообразно). В таких случаях на помощь приходят электронные таблицы.

Электронная таблица – это интерактивная программа, представляющая собой специальное окно с набором строк и столбцов. Область, находящаяся на пересечении строки и столбца называется ячейкой. В ячейке могут находиться данные разного вида: число, текст или формула, с помощью которой осуществляют вычисления, относящиеся к одной или нескольким ячейкам. Ячейки можно копировать, перемещать, изменять их размер, форматировать, а также редактировать содержащуюся в них информацию. При изменении содержимого ячейки происходит автоматический пересчет содержимого всех ячеек, использующих в формулах измененную ячейку. На основе групп ячеек создаются диаграммы, сводные таблицы и карты.

Электронную таблицу можно сохранить в отдельном файле для дальнейшего использования.

В составе программного пакета Microsoft Office имеется программа электронных таблиц Microsoft Excel. Создаваемые в этой программе файлы (документы), имеющие расширение

.XLS или .XLSX, называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Обычно, говоря об электронной таблице, имеют в виду именно рабочий лист. Кроме этого, рабочая книга может включать в себя диаграммы, модули VBA, диалоговые окна.

Четыре кнопки прокрутки листов в нижнем левом углу окна рабочей книги служат для быстрого перебирания ярлычков (закладок) листов. Щелчок по крайней левой кнопке прокрутки листов позволяет переместиться к первой закладке, а щелчок по крайней правой кнопке – к последней. Щелчки на средних кнопках прокрутки позволяют разместить необходимые пользователю закладки в зоне видимости по одной влево или вправо, не меняя их порядок расположения. Перед операциями ввода данных, удалением, копированием и вставкой необходимо выбрать (выделить) соответствующий лист.

При создании нового документа (пункт «Файл \ Создать \ Новая книга») в рабочей книге присутствует 3 листа. Их количество, порядок

следования можно изменить, также как и именование закладок. Для этого необходимо вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши на нужной закладке листа. В появившемся меню для добавления/удаления листа выбираем одноименный действию пункт. Задать другое имя закладке листа можно либо через контекстное меню, либо двойным щелчком левой кнопки мыши на соответствующей закладке листа. Пункт контекстного меню «Переместить/скопировать» позволяет изменить порядок следования листов. Также возможно клонирование листа со всем его содержимым (значения и форматирование ячеек), для чего необходимо установить флажок «Создавать копию» в диалоге операции. Помимо контекстного меню операцию перемещения листа можно выполнить следующим образом. Наведя курсор на нужную закладку листа, нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши. Перемещаем курсор в области закладок в нужную позицию и отпускаем кнопку мыши, когда новое расположение закладки выбрано. Если необходимо сделать клонирование листа, то выполняем такие же операции, только с удерживанием клавиши [Ctrl].

Ячейка – это единичный адресуемый (расположен на пересечении определенной строки и определенного столбца) элемент рабочего листа, который может содержать числовое значение, текст или формулу. Ячейка однозначно идентифицируется своим адресом, который состоит из имени столбца (их 256 – A,…,Z,AA…HZ,IA,…,IV) и номера строки (1,…,65536). Например, B3 – это ячейка, расположенная на пересечении второго столбца и третьей строки. При создании нового листа количество ячеек ограничивается

областью видимости (область, охватываемая окном программы Microsoft Excel), но при необходимости количество ячеек (строк и/или столбцов) можно увеличить, используя для этого полосы прокрутки области рабочего листа (кнопки прокрутки вниз и/или вправо). Существует еще один, так называемый

R1C1, формат адреса ячеек (редко используется), в котором ячейка идентифицируется номерами строки и столбца. Например, R3C2 – это ячейка, расположенная на пересечении третьей строки и второго столбца (B3). Переключение между форматами адреса производится путем установки или снятия флажка «Стиль ссылок R1C1» в разделе «Формулы» диалога «Параметры», который можно вызвать через пункт «Файл \ Параметры».

Диапазон – это группа ячеек, расположенная на одном листе. Чтобы задать адрес диапазона, необходимо указать адрес его левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Например, B3:C4 – это диапазон, состоящий из ячеек B3, B4, C3, C4.

Для выделения (выбора) ячейки достаточно просто щелкнуть по ней. Выделение диапазона ячеек позволяет применять команды и вводить данные и формулы сразу же во все ячейки диапазона одновременно. Для указания диапазона нужно навести курсор на одну из ячеек предполагаемой области выделения, нажать и

удерживать нажатой левую кнопку мыши, одновременно переводя курсор на другую ячейку прямоугольного диапазона. По завершению выделения прямоугольной области отпустите кнопку мыши. Использование клавиши [Shift] может облегчить задачу. Щелкнув на одной из угловых ячеек предполагаемого диапазона левой кнопкой мыши, переведите курсор на диагонально противоположную угловую ячейку выделяемой области, нажмите клавишу [Shift] и удерживая ее нажатой выполните щелчок левой кнопкой мыши. В результате будет выделена необходимая прямоугольная область.

Помимо прямоугольных областей диапазон может быть представлен в виде сквозных строк или столбцов. Под сквозным набором ячеек понимается неограниченная по количеству ячеек группа в указанных строках или столбцах. То есть сколько бы ни было ячеек в указанной строке или

столбце, все они будут выделены в диапазон. Например, 3:4 – это дапазон, состоящий из всех ячеек строк с номерами 3 и 4, B:C – это диапазон, состоящий из всех ячеек столбцов с именами B и C. Для указания сквозного диапазона

нужно навести курсор на левую или верхнюю границы рабочего листа в соответствующую область с номером строки или наименованием столбца и выполнить щелчок левой кнопкой мыши. Если сквозной диапазон охватывает несколько смежных строк/столбцов, то нажатую

кнопку мыши необходимо удерживать до тех пор пока не будет выделена нужная сковзная область. Также можно воспользоваться клавишей [Shift].

Адресация ячейки рабочего листа является лишь частью полного адреса ячейки, который в общем случае включает имя рабочего листа и полное имя файла рабочей книги. При задании полного адреса за именем листа следует восклицательный знак, а адрес книги заключается в скобки. Например: A1 – адрес ячейки, Лист1!A1 – имя рабочей книги и адрес ячейки, [Книга1.XLS]Лист1!A1 – имя рабочей книги, имя рабочего листа и адрес ячейки.

Для выделения всей области ячеек рабочего листа достаточно выполнить щелчок левой кнопкой мыши в верхнем правом углу рабочего листа в месте пересечения номеров строк и наименований столбцов. Также можно использовать комбинацию клавиш

[Ctrl]+[A].

В процессе работы для придания ячейкам (всем или отдельным, в том числе находящимся на определенных строках/столбцах) нужного размера можно воспользоваться диалогами высоты/ширины, которые вызываются через

соответствующие пункты кнопки «Формат» ленты

«Главная» – «Высота строки» и «Ширина столбца». Соотношение используемых условных единиц 7:1. Если размер строки/столбца равен 0, строка/столбец будут скрыты, но значения, в них содержащиеся, останутся актуальными. Также можно при помощи мыши устанавливать размер выделенным ячейкам. Для этого необходимо навести курсор мыши в область левой или верхней границ рабочего листа на место разделения между номерами строк или наименованиями столбцов. Изображение курсора сменит свою картинку в соответствии с направлением изменения размеров (высота или ширина). Нажимая и удерживая нажатой левую кнопку мыши установите требуемый размер, после чего отпустите кнопку мыши.

Ячейки сквозных диапазонов могут содержать необходимую для вычислений информацию, которая не обязательно должна быть видна

пользователю. В таких случаях отдельные строки/столбцы на рабочем листе скрывают. Для этого необходимо выделить сквозной диапазон и вызвать контекстное меню, в котором выбрать пункт «Скрыть». Скрытые строки/столбцы становятся недоступными для выделения при помощи мыши. Для выполнения обратной операции отображения, необходимо выделить смежные со скрытыми строки/столбцы, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Показать».

Информация, размещенная в ячейках, может быть представлена в различных стилях оформления, которые предоставляет знакомая Вам из программы Microsoft Word панель форматирования. Стоит отметить, что применяется стиль оформления целиком ко всему содержимому ячеек диапазона. Однако, в процессе ввода информации в ячейку, режим выделения переключается в режим редактирования, и уже в этом режиме возможно

применение разных стилей оформления к различным участкам вводимой информации. Также в режим редактирования можно переключиться по двойному щелчку левой кнопки мыши на ячейке. Кроме этого информация, вносимая в ячейку, дублируется в «строке формулы», которая расположена над рабочим листом. В ней тоже можно выделять фрагменты содержащейся в ячейке информации.

Дополнительные возможности оформления доступны в диалоге «Формат ячеек», который можно открыть через контекстное меню или

через пункт кнопки «Формат» ленты

«Главная» «Формат ячеек». Закладки «Шрифт» и «Выравнивание» данного диалога позволяют настроить параметры оформления информации в ячейках.

Задание №1:

Запустите программу Microsoft Excel. В окне программы автоматически будет создана новая рабочая книга, содержащая 3 рабочих

листа. Переименуйте лист с номером 1 в «Задание№1». Внесите текстовую информацию в рабочий лист и оформите данные ячеек так, как предложено на рисунке.

Вопрос: Зависит ли количество закладок, представленных в диалоге «Формат ячеек», от режима работы (выделение/редактирование)?

Когда необходимо однообразно оформить множество ячеек, находящихся рядом друг с другом (смежных) и не только, тогда выделяют диапазоны, объединяя их в группу дополнительным нажатием клавиш [Shift] или [Ctrl] в различных комбинациях совместно с процессом выделения мышью. Содержимое ячеек можно очистить нажатием клавиши [Del], или выполнить форматирование ячеек. Последняя операция подразумевает не только шрифтовое оформление, но и дополнительные возможности, связанные с назначением способа разлиновки на границах, заливки ячеек и визуальным представлением, хранимой в них информации.

Задание №2:

Переименуйте лист с номером 2 в «Задание№2». Выполните выделение диапазонов в рабочем листе и оформите границы и заливку ячеек так, как предложено на рисунке.

Вопрос: Как Вы считаете, в каких случаях при обрамлении таблицы может быть использована диагональная линия границы?

Заполняя большие по объему данных таблицы, нередко возникает необходимость заполнить часть ячеек общепринятыми «шаблонными» значениями, например, названиями дней недели, месяцев, другой постоянной (не зависящей от контекста таблицы) перечислимой информацией. Предоставляя Microsoft Excel образец для тиражирования, пользователь может заполнить огромное количество ячеек путем простого протягивания образца вдоль строки или столбца. Образец может быть представлен как одна или несколько смежных ячеек, в которых внесены перечисляемые значения. Например,

необходимо выполнить расчет в строю солдат-новобранцев на раз-два-три. Для этого необходимо внести образец в первые, соседствующие со списком фамилий солдат, ячейки. Далее выделяем ячейки с образцом «раз-два-три». Диапазон обрамлен визуально рамкой, у которой в правом нижнем углу присутствует мелкий черный квадрат – это мастер копирования. Наведите на него курсор и нажмите левую кнопку мыши. Удерживая ее нажатой, переместите курсор вдоль столбца. В процессе перемещения курсора, закрываемым копированием ячейкам будет присваиваться соответствующее по порядку следования значение из образца. Теперь в нашей таблице нужно распределить среди солдат наряды по дням недели. Для этого необходимо заполнить

первую строку названиями дней недели. К счастью, Microsoft Excel содержит собственные перечисления, которые называются встроенными списками, среди которых есть названия месяцев (полные и сокращенные), дней недели (полные и сокращенные). Также пользователю предоставляется возможность сформировать собственные перечисления и использовать их в дальнейшей работе (пункт «Файл \ Параметры» раздел «Дополнительно» кнопка «Изменить списки»). Для того, чтобы воспользоваться перечислением, достаточно полностью указать в ячейке одно из значений списка. Далее, при помощи мастера копирования, выполнить заполнение соседних по строке или столбцу ячеек следующими в порядке следования значениями.

Теперь самое время упомянуть о возможности построения числовых рядов в Microsoft Excel. Обычно применение таких рядов ограничиваются построением столбца нумерации, а также табличных данных со значениями, отличающимися от рядом стоящих на

постоянную величину, на основе которых будут производиться дальнейшие вычисления. Добавляем ячейки перед первым столбцом при помощи контекстного меню (контекстное меню вызывается на заголовке с наименованием столбца). Для построения числового ряда достаточно заполнить две смежные по строке/столбцу ячейки. При этом первая ячейка должна содержать начальное значение, а вторая – последующее значение с учетом приращения. Выделив эти две ячейки, используем мастер копирования для заполнения строки/столбца.

Рассчитавшись по порядку, солдаты определили порядок дежурств по наряду через два дня на третий. Соответственно всю неделю мы не будем заполнять вручную, а воспользуемся перечислением по образцу.

Для начала заполним начало нашей таблицы. Отметим текстом «да» факт дежурства в конкретный день конкретного солдата в соответствии с расчетом. Выделив диапазон из 9 ячеек с введенными значениями, при помощи мастера копирования заполним оставшиеся ячейки таблицы.

Прапорщик Шматко, изучив внимательно график дежурств, решил внести рационализаторское предложение – отсортировать список дежурств по фамилиям, о чем доложил командиру подразделения. Чтобы сохранить список порядковых номеров при выполнении операции, необходимо для сортировки выделить только те ячейки, строки с которыми должны поменяться местами в порядке следования фамилий по алфавиту. Это

будет диапазон B2:J11. Указав его при выделении, мы оградим остальную часть таблицы от ненужных изменений. Для сортировки необходимо будет вызвать соответствующий диалог кнопкой «Сортировка» ленты «Данные», в котором можно будет указать, в каком порядке будут учитываться столбцы при выполнении операции. В результате описанных выше действий, график дежурств солдат примет вид, представленный на рисунке ниже.

Как уже упоминалось ранее, ячейка может содержать не только информацию числового или текстового характера, но и правила вычислений – формулы, содержание которых состоит из элементов числовой и текстовой информации, вычислительных операций и функций. Выражение формулы начинается со знака равенства «=», после которого следует правило вычисления. В качестве значений подвергаемых вычислительным операциям могут выступать непосредственно константные значения, указанные в формуле как есть, или же ссылки на ячейки с такими значениями. Например, нумерация строк таблицы может быть реализована не только использованием числового ряда, но и формулы «=A1+1». Здесь A1 – это ссылка на ячейку без значения, по сути содержащую числовое значение 0 «пусто». Согласно выражению, к нулевому значению прибавляется 1. Если данную формулу растиражировать вдоль столбца вниз, то содержащееся в ней выражение будет обновлено в соответствии с направлением тиражирования. Каждый шаг формулы на одну ячейку вниз (по вертикали), изменяет все встречающиеся в выражении ссылки на ячейки в части номера строки. При тиражировании формулы вправо (по горизонтали), такому изменению подвергаются части ссылок на ячейки указывающие наименования столбцов.

Задание №3:

Переименуйте лист с номером 3 в «Задание№3». Заполните рабочий лист текстовыми значениями, кроме ячеек из диапазона B3:H7, как показано на рисунке ниже.

Значение, введенное в ячейку E1, после указания знака процент «%», будет приведено к Microsoft Excel к числовому виду 0,13. И здесь проявляется еще одна замечательная возможность программы к форматированию представления значений, содержащихся в ячейках, при этом значениями могут быть и данные, полученные в результате вычислений по формулам. Для настройки представления информации в ячейках необходимо воспользоваться диалогом «Формат ячеек», в котором на закладке «Число» указать один из множества вариантов представления. В данном случае это будет представление «Процентный». Попробуйте сменить представление на «Дробный», посмотрите результат данного представления и вернитесь к предыдущему варианту. В ячейки

диапазона B3:B7 необходимо ввести числовой ряд с начальным значением 120 и шагом 80. Представление со знаком доллара «$» для ячеек диапазона устанавливается в формате числа «Денежный».

Текстовые значения от числовых Microsoft Excel определяет автоматически по наличию в наборе цифр, обозначающих число, нецифровых знаков. К цифровым знакам также относятся символы запятая «,», плюс «+» и минус «-». Если среди цифровых знаков будет обнаружен иной символ, то Microsoft Excel будет воспринимать содержимое такой ячейки как текст. При указании текстовых значений в качестве части выражения формулы, такое значение должно заключаться в двойные текстовые кавычки «"». Например, формула «="Это текст"», аналогом которой будет внесение пользователем в ячейку с клавиатуры текста «Это текст». Ссылки на ячейки при тиражировании формулы обновляются в соответствии с направлением тиражирования. Это свойство программы Microsoft Excel очень удобно использовать для заполнения однотипными правилами вычислений большого табличного массива. Однако, в таких правилах вычислений могут встречаться и константные значения, меняющиеся с определенной периодичностью (например раз в месяц или с другим периодом времени). Пользователю для таких ситуаций пришлось бы обновлять все формулы, в которых встречается такое константное значение вручную. Это было бы очень обременительным занятием, если бы не возможности программы Microsoft Excel. Так, если в выражениях формул используется константа, то ее оформляют в виде ссылки на отдаленную от таблицы ячейку (чтобы эта ячейка не нарушала общую структуру таблицы), которая помещается в формулу. Оформление такой ссылки отличается от обычной ссылки на ячейку тем, что ее необходимо обозначить отличительным знаком, чтобы Microsoft Excel не выполнял обновление ссылки константы при тиражировании формулы. Подобные ссылки называются абсолютными ссылками и в своем обозначении используют знак доллара «$» перед закрепляемой частью ссылки. Например, $A1 – это абсолютная ссылка, которая обозначает, что при тиражировании формулы, содержащей такую константу, по горизонтали обновлять ссылку не требуется. Однако при тиражировании по вертикали незакрепленная часть ссылки будет обновлена. То есть будут такие ссылки по столбцу $A2, $A3, $A4 и т.д. Простые ссылки (без закрепленных частей) на ячейки называются относительными.

Использование формул в рабочем листе позволяет заполнять огромное количество ячеек однотипными правилами вычислений, в которых могут использоваться как константные значения (числовые и текстовые выражения, константы в форме абсолютных ссылок), так и относительные ссылки. Однако существование абсолютной ссылки в формуле должно быть оправдано необходимостью. Например, если Мы в формуле используем абсолютную ссылку A$1, а сама формула тиражируется по горизонтали, то смысл в закреплении номера строки пропадает. Такое неразумное закрепление только усложняет чтение выражения формулы и понимание ее смысла.

Вычисления в ячейках диапазона C3:G7 выполняются по правилу «предыдущее значения плюс значение января». Составьте соответствующую формулу для ячейки C3 и заполните тиражированием остальные ячейки диапазона. При составлении формулы используйте абсолютные ссылки, чтобы формула при тиражировании по направлению вправо, а потом и по направлению вниз, не исказила свою логику вычислений. Установите для ячеек диапазона «Денежный» формат представления.

Ячейки диапазона H3:H7 содержат сумму за предыдущие месяцы по каждой строке таблицы, умноженную на константу, которая расположена в ячейке E1. Для вычисления суммы можно записать выражение формулы «=B3+C3+D3+E3+F3+G3», но более грамотно будет выполнение вычисления суммы строки при помощи функции. Суммирование одного или нескольких диапазонов ячеек выполняется при использовании функции СУММ(). В круглых скобках указываются суммируемые диапазоны, разделяемые (в случае количества диапазонов более одного) знаком точка с запятой «;». Функцию в формуле можно набрать либо с клавиатуры, либо вызвав мастер функций – серия диалогов, помогающая по шагам выбрать и заполнить необходимые аргументы для функции. Еще одним быстрым способом суммирования является использование кнопки «Сумма» ленты «Главная». При этом заполнять какие-либо параметры функции не придется, программа Microsoft Excel автоматически определит и предложит диапазон суммирования относительно текущей ячейки. Выделите ячейку H3. Вызовете команду суммирования. В выражении формулы ячейки скорректируйте правило вычисления, домножив выражение «=СУММ(B3:G3)» на константу E$1. Растиражируйте формулу по столбцу для других строк таблицы.

Вопрос: В чем заключается различие между относительными и абсолютными ссылками?

Задание №4:

Переименуйте лист с номером 4 в «Задание№4». Установите размеры ячеек рабочего листа такими, чтобы ячейки приняли форму квадратов. Составьте кроссворд из 9 слов, используя для этого термины из списка.

Адресация

Информатика

Редактор

Формула

Документ

Принтер

Флэшка

Дискета

Память

Утилита

Данные

Микропроцессор

Таблица

Быстродействие

Компьютер

Сканер

Антивирус

Информация

Сервер

Число

Интерфейс

Программа

Формат

Дисковод

Переменная

Файл

Диск

Монитор

Текст

Вирус

Курсор

Ссылка

Байт

Клавиатура

Система

Ячейка

Каждое участвующее в кроссворде слово вносится по букве в отдельную ячейку. При необходимости (когда клеток сверху или слева недостаточно), можно добавить необходимое количество строк или столбцов при помощи контекстного меню, выбрав пункт «Добавить ячейки». Когда макет кроссворда набран (все слова размещены по ячейкам и имеют общие буквы пересечения), можно приступать к оформлению границ кроссворда, так как это показано на рисунке выше. Для этого необходимо выделить диапазоны ячеек со словами, используя для объединения диапазонов клавиши [Shift] и [Ctrl], после чего в диалоге формата ячеек определить тип и цвет границ клеток кроссворда.

Далее приступаем к выносу слов в блоки «по горизонтали» и «по вертикали». В первой клетке перенесенного в блок определений слова устанавливаем порядковый номер и делаем соответствующую номерную ссылку в блоке рядом с термином. Когда все слова перенесены, можно приступить к набору определений (вопросов) для терминов кроссворда (для этого можно использовать возможности сети Интернет).

Вопрос: Как Вы считаете, существует ли понятие алгоритма в контексте процесса оформления документов? Если да, то можно ли найти такую последовательность операций, которая приведет к наибыстрейшему по затрачиваемому времени оформлению рабочего листа? Если нет, то может ли сказаться произвольный порядок набора формул рабочего листа на конечный результат?

Предоставьте на проверку Ваш отчет преподавателю.