Лабораторные работы / Лабораторная работа №4

АРМ менеджера

Лабораторная работа № 4

Тема: Организация подготовки мероприятий с помощью MS Outlook.

Ход работы.

Чтобы быть уверенным во всех организуемых вами процессах, необходимо сделать несколько шагов. Во-первых, выявить те процессы, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий. Во-вторых, формализовать эти действия с помощью так называемых пользовательских полей в Outlook. В-третьих, регулярно просматривать список процессов и отмечать в пользовательских полях те шаги, которые вы сделали.

В Outlook есть два вида полей: стандартные (тема, срок, категории и т.п.) и пользовательские — те, которые вы можете создавать сами, как пользователь, под свои нужды. При этом поля могут быть разного типа — «да/нет» (проставлена галочка или не проставлена), время-дата, число, текст... Таким образом, для любого процесса можно создавать пользовательские поля подходящего типа.

Процессы, с которыми мы работаем и которые формализуем с помощью пользовательских полей, могут быть связаны с подготовкой какой-либо встречи (зафиксированной в разделе «Календарь»), решением некоторой задачи (хранимой в разделе «Задачи»), взаимодействием с каким-либо человеком или организацией (информация о которых есть в «Контактах»).

Например, встречи в разделе «Календарь», включающие много шагов подготовки, могут быть следующими:

— выставка, презентация — необходимо позаботиться о стенде, промо-материалах и о многом другом;

— командировка — работа над процессом включает в себя приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет, заказ билетов;

— тренинг, семинар — требуется подготовить раздаточные материалы, слайды и прочее.

С помощью структурированных задач в разделе «Задачи» можно управлять такими, например, процессами:

— согласование договора — визы заинтересованных служб, сумма, дата;

— оформление заказа — кто принял, каковы параметры заказа, какие стадии заказ должен пройти;

— подготовка документа — какие подразделения должны прислать информацию, каковы дальнейшие стадии работы над документом после сбора первичной информации и т.п.

Пользовательские поля в разделе «Контакты» удобно применять для структурирования взаимодействия с человеком или организацией. Например:

— взаимодействие с клиентом — выслано предложение, согласован договор, выставлен счет;

— работа со значимыми людьми — поздравление с праздниками, области их интересов;

— управление поставщиками, субподрядчиками — оформление всех значимых параметров взаимодействия.

Вспомните те процессы, которые актуальны для вас. Начните со структурирования какого-нибудь одного, наиболее значимого и при этом хорошо формализуемого.

Задание для выполнения.

Возьмите для обработки большую задачу: например, подготовка презентации проекта развития компании на ближайшие пять лет. Кроме этого, придумайте две свои задачи аналогичного масштаба и реализуйте их с использованием пользовательских полей в Outlook.