Простейшие операции с таблицами Базы Данных

Чтобы таблица была более компактной, обычно уменьшают ширину тех столбцов, где введенные данные или имя поля не занимают всю ширину столбца.

Часто приходится добавлять новые "Поля" в "Таблицу" и, наоборот, удалять ненужные "Поля", а иногда изменять порядок следования "Полей" в "Таблице".

К простым операциям с таблицами БД относится ввод новых данных (добавление записей) и редактирование или удаление существующих.

Важные простые операции с таблицами БД - это сортировка данных и их поиск по образцу, в частности, с использованием так называемого "Фильтра".

Упражнение 2. Изменение ширины столбцов "мышью" или командой "Ширина столбца" в меню "Формат"

1. Используя горизонтальную линейку прокрутки, прокрутите таблицу влево, щелкая по кнопке , чтобы увидеть поля "НГ" и "НС".

2. Установите указатель "мыши" на границе между именами полей " НГ" и "НС" таким образом, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки (). Нажмите на левую клавишу "мыши" и, не отпуская ее, переместите границу между полями влево так, чтобы поле " НГ" имело оптимальную ширину.

3. Аналогичным образом подвигайте границы между всеми другими именами полей, чтобы уменьшить или увеличить ширину соответствующих полей.

4. Установите указатель "мыши" в любой ячейке поля "ФИО", раскройте щелчком "мыши" меню "Формат" и щелкните по команде "Ширина столбца".

В появившемся окошке введите новую ширину столбца – число 5 и щелкните по " ОК ". Вы сознательно сделали столбец слишком узким – фамилии в нем не помещаются.

5. Снова раскройте щелчком "мыши" меню "Формат" и щелкните по команде "Ширина столбца".

В появившемся окошке щелкните по кнопке "По ширине данных". Вы сделали ширину столбца оптимальной – она "настроена" на самую длинную фамилию.

6. Аналогичным образом сделайте оптимальной ширину всех остальных полей.

Упражнение 3. "Вставка" и "Удаление" полей, а также изменение порядка следования "Полей" (столбцов) в таблице.

Иногда возникает необходимость добавить новое "Поле"(новый столбец) в уже готовую таблицу Базы Данных или удалить "лишнее" Поле. Проще это сделать в режиме "Конструктор".

1. Щелкните по значку "Вид" в Панели инструментовACCESS(первый слева), чтобы перейти в режим "Конструктор".

2. Зафиксируйте указатель "мыши" в строке с именем Поля " ПБАЛЛ", раскройте меню "Вставка" и щелкните по команде "Строки". Над Полем " ПБАЛЛ" появится пустая строка.

3. Введите имя нового Поля "АДРЕС" и нажмите на клавишу табуляции Tab , чтобы перескочить во второй столбец "Тип данных".

4. Оставьте тип данных "Текстовый", просто нажмите на клавишу табуляции Tab , чтобы перескочить в столбец "Описание", где введите слова "Необязательное поле".

5. Щелкните по значку "Вид" в Панели инструментов ACCESS (первый слева), чтобы перейти в режим "Таблицы". Появится окно с предложением сохранить таблицу, поскольку Вы внесли в нее изменения. Щелкните по кнопке "Да".

Вы увидите таблицу БД с новым пустым полем " АДРЕС ".

6. Чтобы изменить порядок следования "Полей" в таблице, например, чтобы поставить Поле " ПБАЛЛ" перед Полем "АДРЕС":

6.1. Выделите столбец с Полем " ПБАЛЛ" щелчком по его заголовку.

6.2. Установите указатель "мыши" на имя Поля " ПБАЛЛ", нажмите левую клавишу "мыши" и, не отпуская ее, установите столбец перед столбцом" АДРЕС".

6.3. Действуя точно также, перенесите это же поле на прежнее место.

7. Чтобы удалить ненужное "Поле", например, Поле" АДРЕС":

7.1. Выделите столбец с Полем "" АДРЕС" щелчком по его заголовку.

7.2. Раскройте меню "Правка" и щелкните по команде "Удалить столбец". Появится окно с уточняющим вопросом. Щелкните по кнопке "Да" и выделенный столбец исчезнет.