From Class / Microsoft Excel / лабраб / занятиеExcel 2
.pdfЗанятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
Использование формул и оформление рабочего листа
Вы научитесь:
■открывать существующую рабочую книгу на основе свойств файла;
■присваивать имя ячейке или области ячеек;
■добавлять в рабочий лист формулы;
■копировать формулу в другую ячейку;
■подсчитывать итоги с использованием функции СУММ;
■отображать специальные сообщения в счетах;
■форматировать ячейки вручную и с использованием стилей;
■форматировать числа, включая четырехзначное обозначение года для дат 21 века;
■добавлять собственные колонтитулы;
■сохранять счет в качестве шаблона;
■редактировать шаблон;
■представлять данные из таблицы в графическом виде.
Формула представляет собой вычислительную процедуру, выполняемую Microsoft Excel. В Excel имеются некоторые стандартные вычислительные операции, называемые функциями, которые можно вызывать по их именам.
Все формулы в Excel начинаются со знака равенства =. Без знака равенства вводимая в ячейку информация интерпретируется как данные – т.е. текст, числа или их комбинация. В формулу может быть включена ссылка на ячейку, представляющая собой уникальный адрес ячейки, определяемый на основе номеров строки и столбца, к которым принадлежит ячейка,
– например, А1.
Используемая в формуле ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной. Относительная ссылка используется для указания адреса относительно ячейки, содержащей формулу. При переносе ячейки, содержащей формулу, на некоторое число позиций, каждая содержащаяся в формуле относительная ссылка на ячейку автоматически заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, что и ячейка с формулой. Например, если ячейку с формулой, содержащей относительную ссылку на ячейку А1, перенести с первоначального адреса B1 и вставить в ячейку D3, ссылка в формуле c ячейки А1 автоматически изменится на С3.
Абсолютная ссылка на ячейку не изменяется при копировании или перемещении в другую ячейку, потому что в этом случае указывается адрес ячейки внутри рабочего листа. Другими словами, если скопировать или переместить формулу, содержащую абсолютную ссылку на А1, из одной ячейки в другую, формула по-прежнему будет выполнять вычисления с использованием ссылки на ячейку А1. Абсолютную ссылку устанавливают путем указания символа доллара ($) внутри адреса, например, $A$1. Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки.
В.М.Самохвалов |
1 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1) – наполовину относительные, наполовину абсолютные. Знак доллара в них стоит или перед буквой столбца или перед номером строки. Это самый сложный для понимания тип ссылки. Например, в ячейке записана формула «=A$1». Ссылка A$1 относительная по столбцу A и абсолютная по строке 1. При перемещении этой формулы в другую ячейку в ней будет оставаться неизменным номер строки ($1), а номер столбца (A, B, C...) будет изменяться.
Использование формул можно сделать еще более удобным, если присвоить имя ячейке или группе ячеек. При использовании присвоенного имени не нужно помнить номера строки и столбца. Другое преимущество заключается в том, что имя ячейки может быть использовано для формул в любом рабочем листе данной книги — например, данные из ячейки А4 листа Листl могут быть использованы в формуле на листе Лист4.
Далее на этом занятии нужно будет отформатировать счет, чтобы придать ему профессиональный вид, и сохранить его в качестве шаблона, чтобы другие сотрудники Impact Public Relations могли использовать его в своей работе.
Форматирование имеет важное значение, так как позволяет сделать рабочий лист привлекательным и удобным в использовании. При этом можно логически сгруппировать данные с помощью рамок и штриховки, создать бросающиеся в глаза заголовки с использованием стилей шрифта и выравнивания, а также сделать числа более понятными и наглядными, задав способ их представления. Можно также создать колонтитулы, которые будут напечатаны на каждой странице, и задать режим автоматической печати текущей даты или номеров страниц.
Один из способов ускоренного выполнения форматирования состоит в применении стилей. Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, которые можно создать и регулярно использовать впоследствии, их также можно изменять по мере необходимости, с целью экономии времени при форматировании группы ячеек.
Программа Microsoft Excel предоставляет пользователю широкие возможности для графического представления числовых данных из таблиц, которое в общем случае называется диаграммой. Excel позволяет строит несколько типов диаграмм:
гистограмма, график, круговая, линейчатая, точечная, с областями, кольцевая,
пузырьковая, лепестковая, биржевая, поверхность.
Алгоритм действий при создании любого типа диаграммы один и тот же,
Открытие книги с использованием свойств файла
1.В панели задач в нижней части экрана щелкните на кнопке Пуск. Появится меню Пуск.
2.В меню Пуск укажите на Программы, а затем щелкните на Microsoft Excel. Откроется программа Microsoft Excel.
3.В панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть. Появится диалоговое окно Открытие.
В.М.Самохвалов |
2 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
4. В диалоговом окне Открытие щелкните на кнопке Сервис, а затем щелкните на кнопке Найти.
Рисунок 1. Выпадающий список кнопки Найти.
5.Появится диалоговое окно Поиск.
Вы также можете открыть диалоговое окно Поиск, воспользовавшись комбинацией клавиш [Ctrl]+[F].
6.В поле Текст введите
Счет
Рисунок 2. Диалоговое окно Поиск
7.В список Типы файлы результатов установите флажок Файлы Excel.
8.В списке Область поиска выберите нужный жесткий диск.
В.М.Самохвалов |
3 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
9. Щелкните на кнопке Найти. Excel начнет просматривать жесткий диск для поиска всех файлов с ключевым словом «Счет». Результаты поиска отображаются в поле Результаты.
Рисунок 3. Результаты поиска.
10.Дважды щелкните на файле Книга2.xls, чтобы открыть его.
Упражнение «Сохранение книги под другим именем»
Вэтом вы сохраните учебный файл Книга2.xls под другим именем, Счет_IPR2.xls.
1.В пункте меню Файл щелкните на команде Сохранить как. Появится диалоговое окно Сохранить как.
2.В списке Папка выберите жесткий диск и найдите папку с номером соей группы. Если такой папки нет, создайте еѐ.
3.В поле Имя файла будет отображено оригинальное имя файла, Книга2.xls.
4.Дважды щелкните на поле Имя файла, введите Счет_IPR2 и щелкните на кнопке Сохранить. В строке заголовка окна будет отображено новое имя файла,
Счет_IPR2.xls.
Знакомство с формулами и правилами их использования
Присвоение имен ячейкам и областям ячеек
Существует несколько способов присвоения имен ячейкам:
можно использовать заголовки строк или столбцов, чтобы однозначно сослаться на последовательно расположенные данные;
можно создать информативное имя.
При присвоении имен ячейкам и областям ячеек необходимо учитывать следующее:
■Имя должно начинаться с буквы.
■Цифра может использоваться только в том случае, если она следует за буквой или за символом нижней черты подчеркивания. Заметьте, что если начать имя с цифры, Excel автоматически вставит перед именем символ подчеркивания.
В.М.Самохвалов |
4 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
■Для разделения слов и/или цифр внутри имени используйте символ подчеркивания «_» например, Учебные_файлы.
■Имя не может быть сходным со ссылкой на ячейку – например, А2.
■В качестве имени можно использовать одиночные буквы, за исключением букв R и С.
Упражнение «Присвоение имени ячейке или области ячеек с использованием заголовков смежных ячеек»
Присвоите имя ячейкам, которые будут применяться для отображения промежуточных итогов, налогов с продаж и итогового значения, вычисляемых на основании других значений
всчете.
1.Выделите ячейки с D24 по Е26. Будет выделена прямоугольная область ячеек.
2.В пункте меню Вставка укажите на Имя, а затем щелкните на команде Создать.
Появится диалоговое окно Создать имена.
Рисунок 4. Диалоговое окно Создать имена
Убедитесь, что установлен флажок в столбце слева, затем щелкните на кнопке ОК.
3.Щелкните на ячейке Е24. Обратите внимание, что имя ячейки Итог отображено в поле Имя в левой части строки формул.
Excel автоматически распознает заголовки, расположенные в крайнем левом столбце выделенной области.
4.Щелкните на ячейке Е25, а затем щелкните на ячейке Е26. Обратите внимание, что каждое имя, отображаемое в поле Имя, соответствует заголовку, расположенному в смежной ячейке слева.
В.М.Самохвалов |
5 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
Упражнение «Присвоение имени области ячеек с помощью функции Присвоение имени»
Задайте для области ячеек новое информативное имя.
1.Выделите ячейки с D11 по D23. Будет выделена прямоугольная область ячеек.
2.В пункт меню Вставка укажите на команду Имя, а затем щелкните на строке
Присвоить. Появится диалоговое окно Присвоение имени.
3.В поле Имя введите
Тариф
4.и щелкните на кнопке ОК. В поле Имя в левой части строки формул будет отображено имя области Тариф.
Рисунок 5. Область Тариф.
Отобразить диалоговое окно Присвоение имени можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[F3].
Упражнение «Присвоение имени ячейке или области ячеек с использованием поля Имя»
Присвоите имя области ячеек с использованием поля Имя.
1.Выделите ячейки с Е11 по Е23. Будет выделена прямоугольная область ячеек.
2.Щелкните на поле Имя. В поле Имя будет отображен адрес первой выделенной ячейки
– Е11.
Хотя имя может соответствовать области ячеек, в поле Имя в строке формул содержится лишь адрес одной ячейки внутри выделенной области.
3.В поле Имя введите
Начислено
4.и нажмите клавишу [Enter]. Области ячеек будет присвоено имя Начислено.
5.Щелкните на стрелке списка Имя, чтобы отобразить перечень всех присвоенных имен.
В.М.Самохвалов |
6 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
Экран будет выглядеть как показано на следующем рисунке.
Рисунок 6. Перечень всех присвоенных имен
6.В списке Имя выделите Общая_сумма. Ячейка с именем Общая_сумма станет активной.
Ввод расчетных формул
Формулы в Microsoft Excel
Excel – программируемый табличный калькулятор. Все расчеты в Excel выполняют формулы. Формулой Excel считает все, что начинается со знака «=". Если в ячейке написать просто "1+1», Excel не будет вычислять это выражение. Однако, если написать «=1+1» и нажать [Enter], в ячейке появится результат вычисления выражения - число 2. После нажатия [Enter] формула не пропадает, ее можно увидеть снова, если сделать двойной щелчок по ячейке, или если выделить ее и нажать [F2] или просто нажать [Ctrl]+[Апостроф]. Также ее можно увидеть в панели инструментов «Строка формул» после выделения ячейки. После двойного щелчка, нажатия [F2] или после щелчка в строке формул, можно изменить формулу.
В формуле можно использовать различные типы операторов (арифметические и т. п.), текст, ссылки на ячейку или диапазон ячеек, круглые скобки, именованные диапазоны. Естественно, в формулах общепринятый соблюдается приоритет выполнения операций (умножение выполняется раньше сложения и т. п.). Для изменения порядка выполнения операций используются круглые скобки.
Использование текста в формулах
Если в формуле используется текст, то он обязательно должен быть заключен в двойные кавычки. Если написать формулу «=мама», Excel выдаст ошибку, а если написать «="мама"», все нормально — корректная формула.
В.М.Самохвалов |
7 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
Использование ссылок в формулах
Для того, чтобы вставить в формулу адрес ячейки (ссылку на ячейку), не обязательно писать его вручную. Проще поставить знак «=», затем левой кнопкой щелкнуть на нужной ячейке или выделить нужный диапазон ячеек. При этом Excel подставит в формулу ссылку автоматически.
Если в формуле используется несколько ссылок, то каждой из них Excel дает свой цвет.
1. Создайте новую книгу Excel и напишите в ячейке М1 формулу
=A1+D1 |
, |
2.нажмите [Enter],
3.Два раза щелкнете по ячейке М1. В ячейке М1 будет видна формула с разноцветными ссылками на слагаемые, а вокруг ячеек A1 и D1 будут прямоугольники соответствующих цветов.
Гораздо проще найти слагаемые (или другие аргументы) по цвету прямоугольника, чем просматривать буквы столбцов и номера строк.
Операторы
Операторы в Excel бывают бинарные и унарные. Бинарные операторы работают с 2 значениями. Например, оператор * умножает число слева от себя на число справа от себя. Если число слева или справа опустить, то Excel выдаст ошибку.
Унарные операторы оперируют одним значением. Пример унарных операторов: унарный + (ничего не делает), унарный - (меняет знак числа справа на противоположенный) или знак % (делит число слева на 100).
Арифметические операторы
+ — сложение (Пример: =1+1); - — вычитание (Пример: =1-1); * — умножение (Пример: =2*3); / — Деление (Пример: =1/3);
^ — Возведение в степень (Пример: =2^10); % — Процент (Пример: =3 % — преобразуется в 0,03; =37*8% — нашли 8% от 37).
Замечание: формат ячейки с результатом не должен быть процентным.
Результатом вычисления любого арифметического выражения будет число.
Логические операторы
> — больше; < — меньше;
>= — больше, либо равно; <= — меньше, либо равно;
= — равно (проверка на равенство); <> — неравно (проверка на неравенство).
В.М.Самохвалов |
8 |
Занятие 2 Microsoft Excel
Оператор объединения 2-х строк текста в одну
Оператор & (амперсанд) служит для «склеивания» между собой двух текстовых строк. Например,
1. В ячейке A1 введите текст
мама
2. В ячейке A2 – текст
мыла раму
3. В ячейке A3 напишите формулу
=A1 & A2
4.Нажмите [Enter]. В результате в ячейке A3 появится текст мамамыла раму. Как видим, пробел между двумя строками автоматически не ставится. Чтобы вставить этот пробел, нужно изменить формулу вот так:
=A1 & " " & A2
Операторы ссылок (аргументов)
: (двоеточие) – ставится между ссылками на аргументы в первой и последней ячейках диапазона, т.е. аргументы представляют собой диапазон ячеек, например, (A1:A15);
; (точка с запятой) – разделяет ссылки на аргументы и диапазоны аргументов, например, (СУММ(A1:A15;B1:B15));
(пробел) – оператор пересечения множеств. Служит для ссылки на аргументы в общих ячейках двух диапазонов, например, (B7:D7 C6:C8).
Выражения
Выражения в Excel бывают арифметические и логические. Арифметическое выражение (например, =2*(2+5), результат — 14) в результате дает числовое значение (положительное, отрицательное, дробное число). Результатом логического выражения (например, =3>5, результат — логическое значение ЛОЖЬ) могут быть лишь 2 значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА.
Функции в Microsoft Excel
В формулах Microsoft Excel можно использовать функции. Сам термин «функция» здесь используется в том же значении, что и «функция» в программировании. Функция представляет собой готовый блок, предназначенный для решения каких-то задач.
Все функции в Excel характеризуются:
названием; предназначением (что, собственно, она делает);
количеством аргументов (параметров);
В.М.Самохвалов |
9 |
Занятие 2 |
Microsoft Excel |
|
|
типом аргументов (параметров); типом вычисляемого (возвращаемого) значения.
В качестве примера разберем функцию «СТЕПЕНЬ»
Название: СТЕПЕНЬ;
Предназначение: возводит указанное число в указанную степень;
Количество аргументов: РОВНО два (ни меньше, ни больше, иначе Excel выдаст ошибку!); Тип аргументов: оба аргумента должны быть числами, или тем, что в итоге
преобразуется в число. Если вместо одного из них вписать текст, Excel выдаст ошибку. А если вместо одно из них написать логические значения ЛОЖЬ или ИСТИНА, ошибки не будет, потому что Excel считает ЛОЖЬ равно 0, а истину — любое другое ненулевое значение, даже −1 равно ИСТИНА. То есть логические значения в итоге преобразуются в числовые;
Тип вычисляемого (возвращаемого) значения: число — результат возведения в степень.
Пример использования:
1. Напишите в ячейке M2 формулу
=СТЕПЕНЬ(2;10).
2.Нажмите [Enter].
Вячейке M2 будет число 1024.
Здесь 2 и 10 — аргументы (параметры), а 1024 — вычисляемое (возвращаемое)
функцией значение.
Пример формулы для вычисления длины окружности, содержащую функцию ПИ():
Рисунок 7. Формула для вычисления длины окружности
Наиболее часто используемой функцией Excel является функция СУММ, которая складывает все числа в указанной области ячеек. Аргументы функции СУММ задают ячейки, значения в которых следует суммировать, например, = СУММ(A1:A2).
Синтаксис записи функции
Чтобы Excel не выдал ошибку, функция должна соответствовать определенному набору правил, который называется синтаксис записи функции.
Общий синтаксис записи любой функции в Excel:
В.М.Самохвалов |
10 |