From Class / Microsoft Outlook / лабраб / занятие1outlook

В.М.Самохвалов

информацией при организации личной работы и

персональными средствами связи (почтовый агент).

Помогает работать с сообщениями, контактами (лицами), назначать встречи и ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников (вести дневник), просматривать совместные документы.

Microsoft Outlook представляет собой автоматизированные средства планирования личной работы и делового общения, нечто вроде электронного секретаря. Она позволяет:

записывать и классифицировать деловую и личную информацию по той же системе, как это делается в обычных деловых записных книжках (органайзерах), т.е. разделяя еѐ на записи в дневнике о прошедших событиях, план встреч

(собраний) по дням (календарный план личной работы), проекты (задачи), заметки (цели), телефоны и адреса;

установить автоматическое напоминание о приближении срока выполнения задачи, собрания или встречи, записанной в календаре, автоматическое сообщение о совпадении времени планируемых встреч и собраний, контроль хода выполнения задач, порученных другим сотрудникам (поручений);

поддерживать в актуальном состоянии (вовремя изменять) телефоны, телефаксы, адреса электронной почты, адреса Webстраниц деловых и личных контактов (физических лиц), присоединять к этим данным конкретные характеристики и записки о состоявшихся встречах;

посылать сообщения электронной почты и электронные визитные карточки;

автоматически записывать в дневнике с разбивкой по числам и времени информацию о состоявшихся контактах (телефонные разговоры, факсы, сообщения электронной почты), работе с документами и файлами Microsoft Office и т.д.;

осуществлять непосредственно из Outlook доступ к файлам дру-

гих программ Microsoft Office и организовывать эти файлы.

Outlook может быть сконфигурирована для работы в среде рабочей группы (локальная сеть) или только через Internet.

При любой конфигурации Outlook обеспечивает средствами полной интеграции электронной почты с такими компонентами, как календарь, контакты и задачи.

При выполнении упражнений занятия 1 вы научитесь:

•выполнять запуск Microsoft Outlook и перемещаться в панели Outlook;

•открывать окно Личные папки - Outlook сегодня;

•использовать средство Заметки как напоминания;

•перемещаться в Календаре;

•настраивать календарь в соответствии с требованиями;

•открывать и просматривать записи календаря;

•добавлять в календарь Встречи (Записи);

•удалять встречи (записи);

•форматировать и печатать копии расписания;

•вносить различные типы встреч и события;

•перемещать и редактировать встречи;

•устанавливать оповещения и классифицировать встречи по категориям;

Представления документа Outlook

В программе выделены восемь основных представлений документа – средств, которым, в отличие от других программ Microsoft Office, соответствуют свои окна и, как правило, свои папки. Окно и папка, относящаяся к одному и тому же представлению (средству), имеют одно и то же название.

Встреча (запись) - запись о делах, привязанная к дате. В Outlook различают три записи: собственно встречи, собрания и события, которые определяются в календаре по-разному.

Встречи определяются как запланированные в Outlook действия, которые

не предусматривают приглашения других людей или выделения

В.М.Самохвалов

ресурсов, например, таких, как конференц-зал.

Собрания – это действия, предусматривающие приглашение других людей или резервирование ресурсов. Создавая Собрание, необходимо указать людей, которых нужно пригласить, и ресурсы, которые нужно зарезервировать, а также длительность Собрания. Собрание можно провести как явное – в определенном месте, так и с использованием информационной сети. Направление приглашений на Собрание осуществляется с помощью Outlook. Ответы на пришалшение появятся в папке Входящие.

События – это мероприятия, которые длятся достаточно долго. Это могут быть конференции, каникулы (отпуск), дни рождения или праздники, включая государственные. События не занимают временных интервалов в расписании – название события появляется в заголовке страницы календаря указанной даты над временными интервалами.

Календарь – в форме расписания представляет все типы встреч (записей), запланированные на заданный календарный период (ежедневник, еженедельник-пятидневник по рабочим дня, еженедельник, ежемесячник). В окне Календарь обычно показаны и задачи.

Контакты – картотека, в которой хранятся имена, номера телефонов, адреса, место работы и должность, некоторые другие сведения о нужных людях, т.е. Контакты составляют деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра.

Задачи – список неотложных дел, которые нужно выполнить. Задачи могут иметь и, как правило, имеют разные уровни важности и могут назначаться для исполнения другим сотрудникам – иметь форму

поручений.

Заметки – форма для хранения общей информации, например, идей, напоминаний, списков и директив, электронный заменитель ежедневных записок, не предназначенных для долгого хранения.

Дневник – упорядоченные по времени автоматические записи выполненных

операций, Дневник отслеживает любую деятельность за любой интервал времени.

Сообщение – информация об отправлениях электронной почты. Сообщения хранятся в четырех разных папках:

Входящие – содержит полученные сообщения электронной почты, дает возможность посыпать и получать сообщения, находясь в офисе, дома или в дороге; Исходящие – содержит сообщения электронной почты, которые

находятся в процессе отправки, т.е. пока реализуется соединение с почтовым сервером; Черновики – хранит сообщения электронной почты, которые были

созданы, но не отправлены; Отправленные – хранит копии отправленных сообщений электронной почты.

В Outlook 2007 ещѐ имеется папка Нежелательная почта,

предназначенная для хранения перехваченных фильтром нежелательной почты наиболее очевидных нежелательных сообщений.

Outlook сегодня – обзор плана работы на текущий день. В окне Личные папки - Outlook сегодня на одном экране представлены четыре из рассмотренных выше средств: календарь длительностью до месяца со всеми типами встреч, список задач и записи о наличии сообщений необработанных электронной почты.

Папка Удаленные является не особым представлением документа, а местом

временного хранения удаленных документов Outlook всех представлений, до тех пор, пока их не удаляют окончательно, т.е. аналогична Корзине операционной системы Windows.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Большинство представлений Outlook можно преобразовать в другие виды представлений Outlook, перетащив их на значок панели Outlook, представляющий тип представления, который нужно создать. Сообщение электронной почты можно преобразовать во встречу, контакт или даже в задачу. Информацию о контактах можно преобразовать в сообщение электронной почты и т.д.

На этом занятии вы познакомитесь с четырьмя представлениями: Outlook сегодня,

Заметки, Календарь, Встреча (запись).

Запуск Outlook

Выполните запуск Outlook:

1.На рабочем столе дважды щелкните на значке Microsoft Outlook. Появится начальный экран Microsoft Outlook – окно одного из представлений документа, для примера на Рис. 1 приведено окно Календарь.

В.М.Самохвалов

+ПРИМЕЧАНИЕ. В упражнениях занятия предполагается, что Помощник не виден на экране. Если он на экране, в позиции Справка меню щелкните на пункте Скрыть Помощника.

Экран любого представления, который появляется при запуске Outlook, состоит из нескольких частей:

•Большая область под заголовком текущей папки называется

областью просмотра информации. В этом окне выводятся представления сообщений электронной почты, календарь, контакты, задачи, список папок и другая информация. На Рис. 1 выведен

Календарь.

•Над областью просмотра информации находятся панели инструментов: стандартная, дополнительная и Web панель. В

составе этих панелей кнопки, которые используются чаще. Можно настраивать эти панели инструментов, добавляя наиболее важные кнопки или удаляя ненужные. Используя команду Панели инструментов в позиции меню Вид, можно скрывать с экрана одну, две или все панели, сжимать их в один ряд.

Стрелки Другие кнопки

Заголовок текущей папки

Рис. 1. Окно Календарь Microsoft Outlook.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужную кнопку не видно в панели инструментов, щелкните по появляющейся кнопке Другие кнопки с двумя стрелками, направленными вправо и одной

стрелке, направленной вниз, в этой панели инструментов.

Укажите на направленную вниз стрелку с контекстной надписью Добавить или удалить кнопки, чтобы вывести на экран список других кнопок панелей инструментов. В этом списке щелкните на кнопке, которую хотите использовать. Будет выполнена соответствующая команда, а кнопка будет добавлена к панели инструментов взамен кнопки, которая не использовалась в течение некоторого времени.

•Вертикальная панель значков слева от области просмотра информации называется панелью Outlook (на Рис. 1 изображена на сером фоне). Каждый значок панели Outlook позволяет непосредственно переходить к содержимому одной из папок Outlook. Каждая папка Outlook содержит программы и файлы для определенного представления (средства) Outlook, такого, например, как Входящие или Контакты. Папки Outlook, которые не имеют соответствующего значка в панели Outlook, можно открывать непосредственно из списка папок.

Значки панели Outlook организованы по группам. Во время установки программы Outlook автоматически создаются группы Ярлыки

Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Можно создавать новые группы и помещать новые значки внутри этих групп, а также добавлять значки в группы, которые уже существуют. На экране отображается содержание какой-либо одной из этих трех групп, остальные две представлены кнопками сверху или снизу панели.

В следующей таблице приводятся различные группы и значки панели

Outlook, включенные в стандартную установку. В другой конфигурации в зависимости от того, как устанавливалась программа, могут быть представлены другие значки.

В.М.Самохвалов

расположена вертикальная панель список папок.

Если на экране нет панели Список папок, щелкните на пункте Список папок в позиции Вид меню.

Появится список папок.

Представление Личные папки - Outlook сегодня

Упражнение 1. Представление Личные папки - Outlook сегодня

Цель упражнения: научиться открывать окно Личные папки - Outlook сегодня и делать его страницей по умолчанию, то есть первой экранной страницей, которая появляется после запуска Outlook.

В окне Личные папки - Outlook сегодня можно быстро просмотреть встречи, задачи и количество сообщений электронной почты на период до семи дней.

Чтобы открыть окно Личные папки - Outlook сегодня:

1. В панели Outlook щелкните на кнопке Outlook сегодня.

Появится окно Личные папки - Outlook сегодня, Рис. 2

Рис. 2. Окно Личные папки - Outlook сегодня

2.Выполните, если нужно, прокрутку вправо, и затем щелкните на тексте Настройка Outlook сегодня.

Рис. 3. Окно Настройка Outlook сегодня.

В области просмотра информации появится окно Настройка Outlook сегодня и

В.М.Самохвалов

параметры настройки в секциях Запуск, Сообщения, Календарь, Задачи и Стили, см. Рис. 3.

3.В секции Запуск проследите за тем, чтобы был установлен флажок

При запуске открыть окно Outlook сегодня.

4.В секции Сообщения откройте выпадающий список Выбор папок и установите флажки напротив Личных папок: Входящие, Черновики,

Исходящие, Календарь и Общих папок.

+ПРАВИЛО. После щелчка на имени папки в строке Список папок выводится список файлов или внутренних папок, содержащихся в этой папке.

5.В секции Календарь установите число отображаемых дней в календаре равным 7.

6.В секции Задачи установите переключатель Отобразить в списке задач в положение Все задачи.

7.В окошечке Отсортировать список задач по полю установите Дата

начала, а переключатель порядка сортировки в положение По возрастанию. Во втором поле сортировки установите Нет.

8.В секции Стили из предлагаемых стилей выберите стиль Зима.

9.Щелкните на кнопке Сохранить изменения. На экране снова появится окно Личные папки - Outlook сегодня с установленными настройками.

Представление

Заметки

Упражнение 2. Представление Заметки

Цель упражнения: научиться создавать и сохранять заметку, изменять еѐ вид и параметры.

Использование заметок для хранения информации

Многие люди в течение рабочего дня делают заметки в блокнотах или на листочках с клейкой полосой, записывая идеи, сообщения или дела, которые предстоит выполнить. Используя Outlook, можно фиксировать эти заметки в электронной форме. Заметки программы Outlook – это

электронный вариант бумажного блокнота с чистыми страницами; здесь можно записывать вопросы, мысли и т.п.

Если свернуть или даже закрыть окно Outlook, не закрывая заметку, она остается на экране.

+ВНИМАНИЕ. Повторное открытие Outlook при незакрытой заметке может привести к конфликту памяти и аварийному закрытию программы Outlook.

Создание заметки

1.Выполните при необходимости прокрутку в панели Outlook, чтобы увидеть значок папки Заметки. Щелкните на этом значке. Появиться окно

Заметки, Рис. 4.

Рис. 4. Окно Заметки.

2. Щелкните по цепочке команд Создать – Заметка в стандартной панели инструментов. Появится пустая форма для заметок, которая выглядит как желтый листочек с клейкой полосой, текущей датой и временем внизу.

Рис. 5. Пустая форма для заметок.