Электронные таблицы 
Обобщение данных
1
База данных Excel
В Excel имеется развитый аппарат быстрого и удобного извлечения и формирования различных обобщающих сводок.
Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с ЭТ как с базой данных.
Возможности таких баз заметно меньше, чем Access, но многие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.
Единственным требованием, которому должны удовлетворять такие таблицы, является однородность входящих в нее строк.
Доступ к этим средствам, в основном, открывает меню Данные.
Понятие о списке
Электронную таблицу, используемую в качестве базы данных, называют списком или базой данных Excel и используют соответствующую терминологию:
строка списка — запись базы данных;
столбец списка — поле базы данных.
Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля.
Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита.
3
Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных
Ячейка
Размещение имени поля
Для размещения имени поля списка в одной ячейке необходимо:
выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
ввести команду Формат ячеек и выбрать вкладку Выравнивание;
На вкладке установить следующие параметры:
По горизонтали: по значению,
По вертикали: по верхнему краю или по центру,
Отображение: установить флажок переносить по словам
5
Операции над записями
Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню
Данные.
Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы.
В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.) будет выделен темным цветом.
Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши
6
Сортировка
Сортировка – упорядочение данных по возрастанию или убыванию.
Самая простая сортировка может быть выполнена с помощью двух пиктограмм-кнопок сортировки (по возрастанию и по убыванию).
Для этого надо зафиксировать курсор на колонке, по которой производится сортировка, и щелкнуть по одной из пиктограмм.
Нужно обратить внимание на заголовок таблицы. Верхние одна или две строки не участвуют в сортировке, т.е. остаются заголовком, если формат или тип данных в них отличается от этих параметров.
Если таких отличий не наблюдается, то заголовок отсортируется.
Чтобы гарантированно исключить внесение заголовка, нужно установить флажок Мои данные содержат заголовки.
7
Пример
Последовательно рассмотрим эти средства на примере данных, представленных в таблице.
Здесь приведены сведения о результатах работы менеджеров- продавцов некоторой фирмы, торгующей мебелью.
Каждая строка в таблице соответствует одной продаже и содержит поля имен, наименований товара, выручки (в тыс. руб) и дат продаж.
Сначала устанавливаем курсор в любое место столбца ФИО и сортируем по возрастанию, а затем то же самое в столбце Товар. В результате получаем новую таблицу.
Сортировка является базовой операцией любой таблицы.
ФИО |
Товар |
Выручка |
Дата |
Иван |
стол |
20 |
25.янв |
Олег |
шкаф |
50 |
25.фев |
Петр |
стол |
10 |
24.янв |
Иван |
ФИО |
Товар |
Выручка |
Дата |
|
Иван |
Иван |
стол |
|
20 |
25.янв |
Иван |
Иван |
стол |
|
20 |
25.янв |
Олег |
Иван |
шкаф |
|
20 |
25.янв |
Петр |
Иван |
стол |
|
20 |
25.янв |
Петр |
Товар |
Выручка |
Дата |
50 |
25.фев |
ФИО |
50 |
25.фев |
|||
Иван |
стол |
20 |
25.янв |
||
Иван |
стол |
20 |
25.янв |
15 |
25.фев |
Иван |
стол |
20 |
25.янв |
10 |
24.янв |
Иван |
шкаф |
20 |
25.янв |
10 |
24.янв |
Олег |
стол |
15 |
25.фев |
10 |
24.янв |
Олег |
стул |
50 |
25.фев |
10 |
24.янв |
Олег |
шкаф |
50 |
25.фев |
|
|
Петр |
стол |
10 |
24.янв |
|
|
Петр |
стул |
10 |
22.янв |
|
|
Петр |
стул |
10 |
23.янв |
|
|
Петр |
стул |
10 |
24.янв |
|
8 |
Выполнение сортировки
Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные –Сортировка с установкой необходимых параметров.
При этом открывается диалоговое окно Сортировка. В нем можно выбрать от одного до необходимого количества полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.
Сортировка осуществляется на том же листе.
Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие
операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции
сортировки.
Уровни сортировки
Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.
В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах — по возрастанию или убыванию.
При сортировке по возрастанию упорядочение идет— от меньшего к
большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный
порядок (исключение — пустые ячейки, которые располагаются в конце списка).
Сортировать можно по значению, по цвету ячейки, по значку ячейки…
10