Алгоритм работы базы данных

Физическая er-диаграмма

Основной таблицей базы данных является ф. СП-6. Она содержит информацию об общем количестве доставочных карточек ф. СП-1 и карточек заказа ф. СП-5.

На основании данных таблицы ф. СП-1 составляются карточки заказа ф. СП-5, а заказы ф. СП-6 составляются на основании данных ф. СП-5.

В таблице операторы содержатся: фамилия оператора и личный пароль.

Выбор инструментальных средств для создания арм

Access – мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Access – это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и сложными базами данными.

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список типов объектов.

• Таблиц – содержат данные

• Запросы – позволяют создавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные

• Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию

• Отчеты – позволяют обобщать и просматривать информацию

• Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически

• Модули – это программа автоматизации и настройки функций базы данных, написанных на языке VB (Visual Basic, язык программирования, включенный в Office).

Таблицы

Любая информация, которую заносят в базу данных Access, сохраняется в таблице. Таблица состоит из строк и столбцов. На языке баз данных строки называются записями, а столбцы полями. В Access существует несколько способов создания таблиц. Ниже перечислены средства, предназначенные для этой цели.

• Мастер баз данных – позволяет создать базу данных, включающую в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, макрокоманды и кнопочные формы.

• Мастер таблиц – позволяет выбрать макет таблицы из существующего набора таблиц делового и личного применения. Свободно можно выбирать и переименовывать поля, мастер также позволяет определить связи, если в базе данных имеется больше одной таблицы.

• Режим конструктора – обеспечивает полную свободу в создании полей, ключей, индексов, полей подстановок и других средств управления вводом данных в таблицу.

• Режим таблицы – обеспечивает ввод данных в таблицу, оставив Access возможность определять типы данных в полях (столбцах) новой таблицы.

• Мастер импорта – предоставляют помощь при импорте внешних данных (не принадлежащих данной базе данных) в таблицы Access.

Запросы

Запросы предназначены, прежде всего, для отбора данных. Можно создать простой запрос для поиска записей в одной таблице, а можно сформулировать сложный запрос, включающий в себя данные из нескольких таблиц и учитывающий множество условий отбора.

• Запрос на выборку предназначен для поиска записей, удовлетворяющих сформулированными условиями отбора записей.

• Перекрестный запрос – с помощью запроса этого типа можно сделать обзор по категориям данных, то есть обобщить информацию

• Запрос на создание таблицы – когда превращаете запрос на выборку в запрос на создание таблицы, то записи, полученные в результате выполнения, помещаются в новую таблицу.

• Запрос на обновление – с помощью запросов этого типа можно внести изменения в группу записей таблицы, а также выполнить редактирование данных, или внести изменения в одну таблицу, используя данные из другой

• Запрос на добавление – запрос этого типа позволяют добавлять данные из одной таблицы в другую.

• Запрос на удаление – запрос на удаление позволяет исключать из таблицы целую группу записей, вместо того чтобы удалять каждую запись из таблицы вручную.

Формы

Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию. Для создания форм используется мастер форм и автоформы. В Access существует множество средств разработки, облегчающих процесс создания и настройки объектов. Одним из этих средств в Access является Мастер форм. Мастер поможет вам создать форму в процессе диалога: в окне мастера необходимо ответить ответить на несколько вопросов относительно макета и структуры формы.

При запуске мастера автоформ не требуется давать никакой дополнительной информации, кроме названия таблицы или запроса, на основании которых будет построена форма.

Автоформа в столбец – тип формы с одной записью на страницу, все поля записи расположены столбцом.

• Автоформа ленточная – тип формы с расположением полей строками, а не столбцами.

• Автоформа табличная – форма в окне которой отображаются сразу несколько записей в том же виде, в котором данные представлены в таблице.

При необходимости отредактировать макет формы используется окно конструктора. Конструктор форм представляет собой окно редактора, в котором можно вносить изменения в макет формы. В данном окне доступны следующие инструменты проектирования:

• панель инструментов Конструктора форм

• панель инструментов Формат

• панель инструментов Панель элементов

• список полей

• таблица свойств

• мастер по созданию различных элементов управления.

На панели инструментов Конструктор форм имеются такие кнопки, как Вид, Сохранить и Печать. На этой же панели есть особые кнопки для вывода на экран панели инструментов и списка полей.

Панель инструментов Формат появляется как в режиме конструктора форм, так и в режиме конструктора отчетов. Большая часть кнопок этой панели выполняет такие стандартные функции форматирования, как изменения размеров и цвета шрифта. Специальный инструмент панели инструментов Формат, на котором следовало бы остановиться, - это раскрывающийся список Элемент управления.

На панели элементов расположены кнопки для размещения в форме элементов управления, таких как Надпись, Поле, Поле со списком, Кнопка и других особых элементов управления формы.

Список полей – это удобное средство связывания элемента управления в форме с определенным полем таблицы и запроса.

Каждый элемент управления формы в окне конструктора имеет свой список свойств, который представляет собой окно со вкладками, где перечислены изменяемые свойства элемента управления. Открыть список свойств возможно любым из перечисленных свойств:

• выделить элемент управления и щелкнуть на кнопке Свойства на панели инструментов Конструктор форм

• щелкнуть на элементе управления правой кнопкой и выбрать в контекстном меню пункт Свойства

• щелкнуть два раза на любом объекте в окне конструктора.

Таблица свойств состоит из группы свойств, которые делятся на следующие категории:

• Макет. На этой вкладке находятся такие свойства, как Подпись, Полосы прокрутки, Тип границы. На этой же вкладке находятся свойства, которые определяют свойства отображения дат и чисел с десятичным разделением.

• Данные. На данной вкладке указаны источники данных для формы и для поля, которое выделено в форме. При просмотре свойств всей формы в данной группе среди прочих появляются свойства Фильтр, порядок сортировки и Применение фильтров. При просмотре свойств поля на данной вкладке среди прочих будут свойства Маска ввода, Значение по умолчанию и Доступ.

• События. На этой вкладке находятся свойства различного рода событий, связанных с выбранным элементом управления: после обновления, Вход, Выход и т.п. В общем случае свойства этой вкладки используются для запуска определенного макроса или выполнения кода на языке VB при возникновении какого-либо события, например, при щелчке на кнопке.

• Другие. Содержит список свойств, которые не вошли в другие категории. Среди них есть такие свойства, как Строка меню, Контекстное меню, Идентификатор справки и т.п.

• Все. Включает в себя свойства всех перечисленных выше категорий.

Набор свойств изменяется в зависимости от типа элемента управления, выделенного в окне конструктора. Чтобы изменить свойства элемента управления в списке свойств, можно просто ввести с клавиатуры в строку данного свойства его новое значение.

При щелчке на кнопку какого-либо элемента управления на панели элементов в большинстве случаев активизируется одно из свойств вспомогательных средств.

Отчеты

Отчеты – еще один тип предметов в Access, который используется для просмотра и печати данных.

• Мастер отчетов – поможет поэтапно разработать отчет, начиная с выбора полей и заканчивая выбором стиля печатной страницы

• Автоотчет – с помощью Автоотчета можно одним щелчком мыши создавать ленточные отчеты и отчеты в столбец

• Мастер диаграмм – поможет создавать различные графические объекты: от круговой диаграммы до трехмерной гистограммы, отображающей несколько наборов данных.

• Мастер почтовых наклеек – поможет распечатать наклейки стандартного формата, а также документы с собственным оформлением.

В режиме конструктора отчетов можно разработать отчет с нуля или доработать отчет, созданный с помощью Мастера отчетов. Все инструкции, относящиеся к конструктору форм, для конструктора отчетов совершенно аналогичны.

Макросы применяются для автоматизации часто выполняемых задач. Макрос – это небольшие программы, в которых содержится макрокоманды, предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. В окне конструктора макросов можно выбрать макрокоманду и задать ее параметры. Как только макрос создан, его в любой момент можно запустить из ока базы данных. Макрос можно также связать с кнопкой в форме. Для запуска такого макроса достаточно щелчка на кнопке. Кроме того, существует возможность автоматического запуска макроса при возникновении определенного события.

Модуль содержит программный код, взаимодействующий с такими объектами базы данных как таблицы, запросы и формы.