Сценарий автоматизированного процесса:

При выборе режима оператора:

• аннулирование подписок

• просмотр реестров СП-9

• заполнение ф. СП-1

Техническое задание

1. Общее представление. Производственные или коммерческие цели организации или ее подразделения и роль объекта проектирования в реализации этих целей.

Для автоматизации рабочего места оператора необходимо вести реестры оплаченных почтовых переводов в электронном виде, используя программный продукт MS Access. Это упростит поиск нужных документов за интересующую дату, вести отчетность, контроль. Дополнительно необходимо перевести составление накладной ф. 16 и раздаточной ведомости ф.35 в электронный вид, где по каждой накладной ведется база данных с возможностью распечатывания документов.

Кроме того, все почтовые отправления, подлежащие отправке , записываются количе­ством в порядке очередности в накладную ф. 16, а также в раздаточную ведомость Ф35.

При печати бланков накладных и реестра, они делится на страницы, которые автоматически нумеруются.

После распечатывания оператором накладной ф. 16, он ставит оттиск календарного штемпеля места отправления или места назначения почты и свою подпись на бланках ф.16. После чего документ является оформленным, и оператор передает его сопровождающему почту.

Такая автоматизация позволит более эффективно контролировать рабочий процесс, вести учет маршрутных накладных ф.16, фиксировать работу персонала, быстро разбирать претензии, экономить рабочее время. Улучшиться контроль за отправленными почтовыми переводами, повысится производительность труда за счет использования автоматизации.

2. Прикладное представление. Функции, задачи и подзадачи, реализуемые в разрабатываемом программном обеспечении. Сюда включаются все предполагаемые виды обработки информации, эскизы пользовательских интерфейсов.

Реализуемое АРМ имеет следующие функции:

• заполнение накладной ф.16 и раздаточной ведомости ф. 35на ЭВМ;

• хранение в архиве данных заполненной накладной ф.16 и раздаточной ведомости ф.35;

• печать заполненных накладных ф.16 и раздаточной ведомости ф.35;

• поиск необходимых документов по дате, месяцам года ;

• имеет возможность добавления новых пользователей.

Пользовательский интерфейс реализуется в Access и включает в себя:

• Окно ввода данных накладной ф.16 и раздаточной ведомости ф.35 для оператора, с возможностью просмотра и печати .

• Интерфейс работы начальника, с возможностью просмотра всех накладных, просмотра накладных и их печати, добавление новых пользователей и создания запросов .

3. Информационное представление. Различные информационные ограничения, такие, как формы документов и другие требования к отчетности, необходимость проверки вводимых данных, авторизация и разграничение прав пользователей, и другие меры по обеспечению защиты информации.

• бланк накладной ф.16 раздаточной ведомости ф.35;

• ввод паролей и ограниченный доступ;

• проверка целостности ввода данных.

1. Накладная ф.16:

• Дата и время заполнения вводится оператором;

• Пункт обмена ;

• Фамилии оператора сопровождающего почту ;

• Фамилия начальника вводится автоматически

• Заполнение основной части производится оператором;

2. Интерфейс начальника:

• Период заполнения накладных вводится начальником (в запросах);

• Количество заполненных накладных и фамилии операторов отображается автоматически;

• Может просматривать накладные ф.16 и выводить их на печать;

• Имеет возможность добавлять новых пользователей;

• Не может вносить изменения в накладные (для исключения случайного ввода).

3. Одной из мер по обеспечению защиты информации является авторизация пользователей АРМ. Авторизация производится через интерфейс доступа путем ввода сотрудником своей фамилии и пароля.

4. Для уменьшения количества ошибок все поля интерфейса должны быть заполнены, иначе исключается возможность производить какие-либо дальнейшие операции с данным интерфейсом (сохранение, печать). Также имеются поля для обязательного заполнения (номер маршрутной накладной, дата и время заполнения, фамилии участников в обработке почты), которые нельзя пропустить (программа не даст). Имеется защита от ввода несанкционированной информации (ввод текста в числовые поля и др.).

Пользователями АРМ в нашем случае являются: оператор и начальник отдела.

Начальник является пользователем БД, с большими возможностями.

• управление данными, необходимыми для авторизации операторов

• следит за работой отдела с помощью АРМ (количество обработанных накладных и реестров, маршруты отправления, фамилии сопровождающих)

• производит просмотр сделанных отчетов по дням, месяцам года при помощи АРМ.

Оператор:

• осуществляет выдачу и прием распечатанных накладных ф. 16 и раздаточной ведомостиф.35 сопровождающему,

• заносит данные о почтовых отправлениях в базу накладной ф.16 в электронном виде,

• производит печать ф.16,

• ставит оттиск календарного штемпеля места отправления почты и свою подпись на распечатанных бланках ф.16,

• передает распечатанный документ сопровождающему.